Створення електронного архіву
Електронні архіви незамінні для нормального функціонування великих підприємств і установ. Вони включають в себе копії всіх паперових документів, що мають відношення до діяльності організації. Компанія «Скан Про» надає послуги зі створення будь-яких електронних архівів, в тому числі і електронних архівів проектної документації (креслення, плани, схеми). Це дуже вигідно і зручно, тому популярність електронних сховищ зростає з кожним роком.
Для чого потрібні електронні архіви?
Використання електронних архівів
- Будь-який документ в цифровому форматі складається з двох складових: змісту і реквізитів. Справжність документа засвідчена електронним підписом.
- При використанні електронних архівів необхідно керуватися тими ж принципами, що при використанні документації на паперових носіях.
Як відбувається створення електронних архівів?
Формування електронного архіву починається з оцифровки документації. В першу чергу використовується технологія сканування, щоб перенести зображення на екран комп'ютера. Далі проводиться систематизація документів, щоб зробити їх доступними для співробітників підприємства.
Замовляючи створення архіву в компанії "Скан Про", ви отримуєте якісний сервіс за доступною ціною. Вартість наших послуг дешевше, ніж в інших організаціях, а сучасне високотехнологічне обладнання дозволяє виконувати замовлення в стислі терміни. У своїй роботі ми використовуємо комплексні проекти, створені корпорацією ЕЛАР, яка є провідним розробником обладнання для зберігання документів на цифрових носіях.
Які функції виконує електронний архів (archive)
Оцифровка документів дозволяє вирішити три основні завдання: створення цифрових копій документів, забезпечення швидкого обміну документами між філіями і підрозділами компанії і можливість оперативної обробки документів.
Що стосується створення цифрових копій, то тут можна вибрати два варіанти: оцифрувати всю документацію організації або зробити електронні копії окремих документів.
Оперативна обробка електронної документації означає, що кожен співробітник підприємства, в залежності від своїх посадових обов'язків і повноважень, має доступ в електронне сховище до тих документів, з якими йому доводиться щодня працювати.
Щоб забезпечити обмін документами між підрозділами, необхідно строго систематизувати каталог, об'єднати всі компоненти електронного сховища в єдину організовану структуру.
Кожен електронний архів складається з компонентів двох видів: базові елементи, які забезпечують зберігання інформації та її обробку, і спеціалізовані модулі, які відображають специфіку підприємства.
Чи є безпечним зберігання документів в електронному вигляді?
Кожен електронний архів має обмежений рівень доступу, так що побоюватися, що ваша документація потрапить до чужих рук, не варто. Як правило, для входу в електронне сховище необхідно ввести цифровий підпис. Цей спосіб захисту інформації вважається одним з найсучасніших і надійних.
Для замовлення або прорахунку обслуговування телефонуйте нам +7 (495) 374-65-94 або надішліть заявку по електронній пошті.