Швидкий і легкий доступ до документів
Тривале зберігання без втрати якості документів
Обов'язкове дотримання процедур внесення змін
Робота з документами, які враховують всі останні оновлення та виправлення
Випуск документації високої якості, незалежно від терміну зберігання
Основне завдання електронного архіву організації - оперативне забезпечення доступу всіх відділів до необхідних документів. Пошук документа в паперовому архіві може віднімати до тижня робочого часу, а й після закінчення тижня не кожен документ буде знайдений. Як наслідок, загальна ефективність роботи паперового архіву з кожним роком падає.
Організація електронного архіву документів складається з 3-х основних етапів:
Введення даних в картки пошуку
Верифікація і установка програмного забезпечення
Навіщо потрібно створювати електронний архів на підприємстві?
При створенні електронного архіву документи систематизуються, що сприяє стандартизації процесів роботи з документами.
Інформація, що зберігається в паперовому вигляді, має властивості приходити з часом в непридатність.
Документ, виданий з архіву для тимчасового користування, може бути безповоротно утерянНеупорядоченная інформація, що зберігається в електронному вигляді, також може бути втрачена або знищена
Також додатково хотілося б відзначити, що ніякі носії інформації не дають 100% гарантію збереження від таких надзвичайних ситуацій, як пожежа, затоплення та інших катаклізмів. Тільки резервування інформації значно знижує ризик її втрати. Резервування електронного архіву у багато разів менше дорога операція ніж, створення резервних паперових копій звичайного архіву.
Одна з найважливіших причин створення електронного архіву на підприємстві - значне скорочення часу на пошук і обробку інформації. Потрібний документ можна знайти і роздрукувати за лічені хвилини. При істотних розмірах архіву економія часу може бути колосальною.
Надійне централізоване сховище електронної документацііБистрий цільовий пошук
Доступність документів для оперативного іспользованіяУменьшеніе накладних витрат
Підвищення рівня безпеки старих і особливо цінних документів
Таким чином, електронний архів потрібен майже кожної організації, незалежно від її розмірів.
Архів-Сервіс рада запропонувати вам весь комплекс послуг по створенню і веденню електронних архівов.Также додатково ми візьмемо на себе всі питання і паперової частини архіву наших клієнтів.