Останнім часом більшість підприємств в світі прагне перейти від роботи з паперовими документами до електронних. За різними даними при переході до електронних документів зростання продуктивності співробітника збільшується в кілька разів, час обробки одного документа зменшується більш ніж на 75 відсотків, а витрати на оплату площі для зберігання документів скорочуються в 80 разів.
Вартість і переваги
У той же час вартість електронних систем зберігання даних постійно зменшується, а їх ємність між тим зростає. Це підштовхує підприємства до переведення всієї документації в електронний вигляд, тобто до організації електронного архіву.
Багато користувачів і легкий пошук
Електронний архів - це інформаційна система на багато користувачів доступу до електронних документів. Швидкий і легкий пошук і доступ до документів Тривале зберігання без втрати якості документів. Робота з документами, які враховують всі останні оновлення та виправлення. Випуск документації високої якості, незалежно від терміну зберігання.
завдання, які вирішуються
Основне завдання електронного архіву організації - оперативне забезпечення доступу всіх відділів до необхідних документів. Пошук документа в паперовому архіві може віднімати до тижня робочого часу, а й після закінчення тижня не кожен документ буде знайдений. Як наслідок загальна ефективність роботи паперового архіву з кожним роком падає.
Робота через мережу
Припустимо, що ваша організація територіально розподілена по різним філіям, або має декілька офісів, а всі документи зберігаються централізовано в одному місці. Тоді доступ до електронного архіву може бути реалізований через мережу Internet при дотриманні всіх правил захисту передачі інформації. В цьому випадку електронний архів окупиться вже навіть через економію на транспортних витратах.
Таким чином, електронний архів підприємства потрібен майже кожної організації, незалежно від її розмірів.
Що дає електронний архів підприємства?
- Оперативність виконання складних, тематичних запитів;
- Розширені можливості пошуку за змістом документів;
- Забезпечення збереження, виведення з обігу оригіналів паперових документів;
- Можливість швидкого доступу до документів з територіально віддалених підрозділів і філій, а також для співробітників у відрядженні;
- Зниження вартості зберігання, економія площі, зниження трудовитрат на виконання запитів і видачу документів;
- Швидке збільшення частки документів, спочатку створюваних в електронній формі і що надходять на комп'ютери організації по каналах зв'язку.
Ефективність електронного архіву
Електронний архів документів - це ефективне рішення по систематизації та забезпечення оперативного пошуку документів. У багатьох компаніях кількість документів обчислюється десятками і сотнями тисяч, а на великих сучасних підприємствах - декількома мільйонами. Як ефективно управляти цим обсягом документів? Організація архіву електронних документів буде оптимальним рішенням даної проблеми.
Ми раді запропонувати вам послуги
За створення, ведення та організації електронного архіву документів, послуги зі сканування документів, послуги щодо введення даних. Також ми готові надати власне обладнання і спеціально розроблене програмне забезпечення для організації електронного архіву.