Особливість електронних документів полягає в тому, що їх інформація представлена в електронно-цифровому вигляді і, як наслідок, може бути сприйнята людиною тільки за допомогою відповідних технічних і програмних засобів. Проте, електронні документи виконують ті ж функції і мають ту ж значимістю, що і традиційні документи.
Переваги електронних документів:
1. Прискорення процесів документообігу;
2. Здатність передавати документ по цифрових каналах зв'язку;
4. Теоретична можливість вічного зберігання;
5. Необмеженість примірників, що мають юридичну силу і ін.
Електронно-цифровий підпис (ЕЦП) - це криптографічний засіб, яке дозволяє упевнитися в відсутність спотворень в тексті електронного документа, а у відповідних випадках - ідентифікувати особу, яка створила такий підпис.
Алгоритм застосування ЕЦП складається з ряду операцій:
-генерується пара ключів: відкритих і закритих;
-відкритий ключ передається зацікавленій стороні (одержувачу документів, підписаних стороною, згенерованого ключі);
-відправник повідомлення шифрує його своїм закритим ключем і передає одержувачу по каналах зв'язку (шифр за допомогою хеш-функції, шифрування симетричне і асиметричне);
В підпис записується наступна інформація:
- ім'я файлу відкритого ключа підпису;
- інформація про особу, яка сформувала підпис;
- дата формування підпису.
-одержувач дешифрує повідомлення відкритим ключем відправника.
Суть в тому, що створити зашифроване повідомлення, при розшифровці якого відкритим ключем виходить вихідний текст, може тільки власник закритого ключа, т. Е. Відправник повідомлення. Використовувати для цього відкритий ключ неможливо.
Використання електронного підпису дозволяє здійснити:
-контроль цілісності переданого документа
-захист від змін (підроблення) документа:
В даний час існують наступні пристрої зберігання ключа: