Євген Байдаков, генеральний директор компанії «Авіком Бізнес Технології»
Сьогодні листування по електронній пошті зайняла міцне місце в нашому повсякденному житті і є настільки природним її атрибутом, що ми нечасто замислюємося про те, який імідж створюємо своїми щоденними листами.
Незважаючи на досить тривалу історію існування електронної пошти, мистецтво ведення електронної кореспонденції в нашому суспільстві, як і раніше залишається недостатньо розвиненим, в тому числі - в сфері бізнесу, де цього найважливішого процесу відводиться далеко не перше місце. Йдеться і про культуру електронних комунікацій, і про контроль над їхньою безпекою і надійністю.
Що ж тягне за собою така «навантаження» на поштові сервіси в бізнесі? Звернемося до діяльності юридичної фірми. Щодня через поштові сервери, які використовуються юридичними компаніями, проходить велика кількість конфіденційної інформації. І якщо ця інформація, яку довірив вам клієнт, потрапить до третіх осіб, компанія не тільки понесе великі фінансові втрати, але може потерпіти і репутаційний крах.
Однак, незважаючи на існування таких ризиків, велика кількість юридичних фірм використовує в своїй роботі безкоштовні поштові скриньки і сервери. Додаємо до цього низький контроль за електронними комунікаціями співробітників з боку компаній і низьку культуру листування в цілому. Який портрет постає в цьому випадку перед клієнтом, який довіряє вам свою репутацію?
З огляду на великий досвід роботи нашої компанії на вітчизняному ринку інформаційних технологій і тісної співпраці з юридичним бізнесом, мені хотілося б поділитися з колегами з юридичних фірм кількома порадами щодо використання поштових програм.
По-перше, пам'ятайте, що навіть на безкоштовних серверах можна створити корпоративну пошту. Погодьтеся, що коли партнер або юрист дає потенційному клієнту візитку, де значиться контакт [email protected] це не додасть йому солідності. Набагато краще, якщо на ній буде написано ivan_ivanov@vasha_firma.ru.
Про ці можливості безкоштовних серверів зазвичай не знають, але вони дійсно існують практично у всіх великих поштових системах.
Перейдемо до культурологічної складової електронного листування. Як і в будь-якому іншому вигляді комунікацій, тут повинні бути дотримані загальні правила ділової етики. Як би банально це не звучало, стилістика, тональність, оформлення листів надають найважливіше вплив на успішність ваших ділових комунікацій.
Якщо співробітник відсутній в офісі, в настройках його пошти обов'язково повинен бути автовідпов. Причому, це стосується не тільки тих випадків, коли людина не має на робочому місці протягом декількох днів; це правило дієво і тоді, коли працівник звільняється з компанії. Клієнт повинен знати, що його лист не загубився, а було перенаправлено іншого співробітника, який зв'яжеться з ним найближчим часом.
В ідеалі вся електронне листування повинна копіюватися і складатися в систему документообігу. Це дозволить вам зберігати історію взаємин з клієнтами і це допоможе уникнути можливих конфліктів і непорозумінь - ви завжди зможете пояснити клієнту, що саме він попросив вас внести зміни в документ, і ви не порушили домовленостей.
Звичайно, електронне листування не замінює живого спілкування. Починаючи спілкування поштою, люди можуть не знати один одного особисто - в такому випадку листи стануть їх першої «візитною карткою». І те, яким вас будуть представляти - строгим і діловим або «червоним» і комічним - буде залежати, в тому числі, і від того, яким ви будете виглядати в листуванні. Так яким же ви хочете бути в очах ваших клієнтів?
У першій половині 60-х років в США були створені перші програми, які дозволяли користувачам, які працювали на "Main Frame" в розрахованому на багато користувачів режимі, обмінюватися один з одним текстовими файлами.