Тема 6. Загальні основи ділової кореспонденції.
Мета вивчення: вивчення особливостей складання та оформлення службових документів; знайомство з особливостями мови і стилю службових документів.
Питання для вивчення:
1. Службове листування на підприємстві.
2. Ділова мова і її граматичні особливості.
3. Логічна побудова документів.
Службове листування на підприємстві.
Службове листування організації є носієм певної інформації і є правовим документом.
Лист - узагальнена назва різних за змістом документів, що пересилаються поштою, кур'єром, факсимільним зв'язком, електронною поштою і т.д. рекомендується.
Підготовка листа включає наступні стадії:
- вивчення суті питання;
- збір необхідних відомостей, в т.ч. з попередньої листування;
- підготовка проекту листа;
- узгодження проекту (при необхідності);
- підписання керівником.
Лист повинен має реквізити:
У листах назву виду документа не вказується, за винятком гарантійного листа.
Текст листа повинен бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Необхідно дотримуватися доброзичливого і важливого тону, використання мовних формулювань, що склалися в управлінській практиці. Текст листа, як правило, не перевищує однієї сторінки. Факти і події повинні представлятися об'єктивно, а всі сторони викладається питання повинні висвітлюватися з достатньою повнотою, коротко і ясно. У листуванні використовується такі форми викладу:
- від першої особи однини (прошу);
- від першої особи множини (просимо);
- від третьої особи однини (організація просить);
- від третьої особи множини особи (трудовий колектив просить);
Лист-запит - є зверненням з проханням дати інформацію про будь-яких даних або послуги. У листі використовуються вирази:
- Просимо надати ...
- Просимо відобразити такі питання ...
Лист-пропозиція містить заяву про бажання співпрацювати. Використовуються вираження:
- Прошу висловити Вашу думку про ...
- Прошу Вас дати доручення розробити ...
- Просимо Вас висловити письмову підтримку ...
- Сподіваємося на плідну співпрацю ...
Супровідний лист-повідомляє факт відправки додаються до цього листа документів або матеріальних цінностей. Зазвичай починається зі слів:
- Направляємо інформацію ...
- Представляємо на затвердження ...
- Надсилаємо літературу ...
- Надсилаємо план ...
Гарантійний лист - складається з метою підтвердження певних обіцянок або умов, як правило, завіряється печаткою організації. Може містити наступні фрази:
- Оплату гарантуємо…
- Якість послуг гарантуємо ...
- Підприємство гарантує ...
Лист-підтвердження - направляється для підтвердження отримання документів і матеріальних цінностей. У разі необхідності наводиться короткий перелік отриманих документів і цінностей. Ключовим словом в такому листі є слово «Підтверджуємо».
Ці листи починають так:
- Підтверджуємо ...
- Організація підтверджує ...
- З вдячністю підтверджуємо ...
Лист-повідомлення - повідомляє або підтверджує що-небудь. Зазвичай вони є відповіддю і починаються зі слів:
- Повідомляємо ...
- Доводимо до Вашого відома…
- Доводимо до Вашого відома ...
- Просимо взяти участь ...
- Запрошуємо Вас на ...
- Просимо направити представника ...
- Вітаємо Вас…
- Сердечно вітаємо Вас ...
Ці листи можуть оформлятися на будь-якому форматі, з використання будь-якого шрифту і кольору.
Циркулярні листи - це листи від вищестоящої організації. Як правило, вони носять розпорядчий характер. Листи оформляються не менше ніж в 2-х примірниках.
Ділова мова і її граматичні особливості.
При складанні службових документів використовується ділове мовлення, яка є різновидом літературної писемного мовлення. Ділова мова служить засобом для посвідчення прав і повноважень, для закріплення взаємних зобов'язань та похідних від них наслідків.
Ділове мовлення відрізняють, перш за все, ясність, точність, стислість, систематичність.
Ясність - простий, зрозумілий мову без зловживання іноземними словами, жаргоном.
Стислість - повнота змісту документа, а також ясність і точність викладу досягнуті без зайвих слів, фраз і повторень.
Систематичність - логічна послідовність викладу документів.
Ділова мова має відповідну термінологію, різну для різних галузей народного господарства, яка формує офіційно-діловий стиль. У комерційній практиці терміном офіційно-діловий стиль прийнято називати мову службових, в першу чергу організаційно-розпорядчих документів (накази, розпорядження, протоколи, акти та ін.). Мова комерційних документів в порівнянні з іншими має різке звуження діапазону використовуваних мовних засобів: високий ступінь повторюваності окремих мовних форм на певних ділянках текстів документа.
Необхідними якостями ділового стилю службових документів є повнота і своєчасність, лаконізм формулювань, гранично чітке відображення відомостей, що мають правову силу.
Ділова мова формується з урахуванням вимог етики ділового спілкування (етикету). Діловий етикет вимагає, щоб документи були достовірними, об'єктивними, переконливими. Точність в підборі фактів, оцінка ситуації особливо необхідна в документації, що відбиває конфліктні моменти в сфері ділових відносин. Якщо, наприклад, готується відмову в проханні, він повинен бути доброзичливим з переконливим поясненням, з можливим продовженням ділових відносин.
Нормою ділового етикету є нейтральний тон викладу документів. Особистий суб'єктивний момент повинен бути зведений до мінімуму. Тому за межами ділового мовлення виявляються синонімічні засоби мови, перш за все, форми, що володіють емоційно-експресивної забарвленням (іменники і прикметники з суфіксами суб'єктивної оцінки, вигуки).
У діловому мовленні слід враховувати лексичну сполучуваність слів (службовий лист складається (не пишеться) або надсилається (не посилати), догану - оголошується, осуд - виноситься, оклад - встановлюється і т.д.)
Ділова мова стає фразеологічні стійкою, наповнюється готовими формулами, трафаретами, штампами. Прикладом таких штампів є конструкції з отименние приводами, мотивуючими дії: відповідно до рішення (наказом, розпорядженням), в зв'язку з початком (можливістю, необхідністю), з метою поліпшення (обмеження, економії) і т.п. Подібні вирази (незалежно від того, усвідомлює це говорить чи ні) нерідко починають виконувати функцію термінів, що відповідають специфіці тієї чи іншої управлінської ситуації.
У діловому мовленні і тим більше в службовому листуванні не рекомендується вживати малозрозумілі слова старослов'янського походження і віджилі канцелярські слова, запозичені з лексикону колишнього бюрократичного апарату і приватної комерційної практики.
Наприклад: цей, тому, слід, вчинити, такий, яких і ін. Їх слід замінювати на слова сучасного стилю - цей, тому, слід, зробити, такий, яких. Велику увагу слід приділяти правильному поєднанню слів у реченні, так як може вийти нісенітниця, наприклад: "Незаконне розкрадання державної власності" - очевидно, що законного розкрадання не може бути; "Організовано обмін наявним досвідом", зрозуміло, що якщо досвіду немає, то нема чим і обмінюватися.
Вживання віддієслівних іменників (виявлення, ненадання, складання та ін.) Затемнює зміст промови. Тому віддієслівні іменники необхідно замінювати дієсловами, наприклад: "У разі виявлення при доставці товару недостачі виникає необхідність складання приймального акта". Після заміни віддієслівних іменників на дієслово отримаємо більш чітку фразу: "Якщо при доставці товару виявлено недостачу, необхідно скласти приймальний акт".
У діловому мовленні недопустимі оклику та питання пропозиції з виразом іронії, жарти і інших емоцій.
Логічна побудова документів.
Текст службових документів повинен містити елементи логіки, необхідні для послідовного викладу змісту. У документах розрізняють три логічних елемента - висновок, доказ і введення.
Ділова частина листа, що містить формулювання його мети, називається висновком. Укладенню підкоряються всі інші елементи письма, наприклад:
У службовому листуванні краще користуватися прямими активними висновками, що мають більш визначену форму.
У доказі можуть бути викладені обставини та докази, що показують необхідність виконання вимоги укладення, наприклад: "Виявлена недостача в магазині № 3, за заявою завідувача, сталася в результаті пересортиці. На нашу думку, не виключена можливість зловживань. Необхідно терміново з'ясувати справжні причини недостачі. Пропоную провести документальну ревізію в магазині ".
Факти, доводи, міркування, наведені в доказах, викладаються в самих різних варіантах в залежності від обставини справи. При цьому не слід вдаватися до багатослівним доказам і міркуванням, несумірні з висновком.
Для багатьох ділових листів необхідне введення. У вступі вказують причини складання документа, іноді коротко викладають історію питання, якщо необхідно посилаються на директиви вищих органів. В окремих випадках у введенні вказують залежність між даним листом і посланим раніше, наприклад: