Незалежно від способу звільнення, будь то звільнення за «власним бажанням» або «згодою сторін», а може бути, звільнення «за скороченням штату», в будь-якому випадку, необхідно провести бесіду з звільняються - вихідний або фінальне інтерв'ю.
Особливо якщо це крок на шляху до дострокового припинення співпраці роботодавця з одним зі своїх співробітників.
Важливі юридичні аспекти звільнення:
- Звільнення в зв'язку з скороченням штату (чисельності) працівників - це складна, і, мабуть, найдорожча для роботодавця процедура. Йому необхідно завчасно, не менше ніж за два місяці, попередити співробітників, запропонувати їм іншу роботу, визначити тих, хто має переважне право залишитися, повідомити про скорочення в службу зайнятості, виплатити звільненим вихідну допомогу.
- Звільнення «за власним бажанням» має багато підводних каменів. Відповідно до статті 80Трудового Кодексу РФ, працівник має право розірвати трудовий договір, попередивши про це роботодавця в письмовій формі не пізніше, ніж за два тижні. Після закінчення строку попередження про звільнення працівник має право припинити роботу. В останній день роботи роботодавець зобов'язаний видати працівникові трудову книжку, інші документи, пов'язані з роботою, за письмовою заявою працівника і провести з ним остаточний розрахунок. Це, якщо ініціатором звільнення є працівник. Якщо на працівника чинився тиск, то подавши бажане для працедавця заяву та звільнившись, він має право звернутися до суду з вимогою про поновлення на роботі. У разі програшу, компанія буде зобов'язана відновити працівника на колишній роботі і виплатити йому середній заробіток за час вимушеного прогулу та компенсацію моральної шкоди.
Звільнення за згодою сторін передбачається трудовим законодавством.
Звільнення по даній підставі виключає будь-який тиск або примус до припинення трудових відносин. Проявити ініціативу може кожен. Ініціатор розірвання трудового договору не зобов'язаний пояснювати причину і вказувати її в будь-яких документах. Немає необхідності дотримуватися термінів попередження про звільнення. Трудовий договір, може бути, розірваний за згодою сторін і під час випробувального терміну співробітника, і при укладанні строкового трудового договору.
Поняття «вихідне інтерв'ю» (exit interview) спочатку прийшло до нас із західних компаній. Це співбесіду, яка супроводжує звільнення працівника. Кожен звільняється співробітник «забирає з собою» думка про колишнього роботодавця, і в інтересах компанії подбати про те, щоб воно було позитивним, запобігти конфліктам, часто пов'язані зі звільненням, дати можливість розлучитися мирно, без взаємних образ і недомовок.
Фінальне інтерв'ю зі співробітником має велике значення у формуванні як зовнішнього, так і внутрішнього бренду роботодавця.
«Ображений» співробітник може створити негативний імідж компанії. У пошуках нового місця, він може розповісти багато негативного про минуле місце його роботи, «злити» конфіденційну інформацію (наприклад, кадрову, маркетингову або фінансову).
Так само, він неодмінно захоче обговорити з колегами то, як несправедливо з ним обійшлися і що, можливо, скоро з ними вчинять так само. Це може привести до того, що якась частина персоналу почне шукати нове місце роботи, знизиться трудова мотивація і лояльність до керівництва.
Від того, з якими думками і емоціями співробітники залишають компанію, залежить не тільки загальний корпоративний настрій, але і враження зовнішніх кандидатів. Таким чином, заключне інтерв'ю може бути використано для того, щоб згладити виниклі в ході роботи суперечності, продемонструвати шанобливе ставлення до співробітника і підкреслити важливість виконаної ним роботи. Нерідкі випадки, коли в ході фінального інтерв'ю вдається утримати цінного співробітника, знайшовши шляхи вирішення виниклої у нього проблеми або просто зняти емоційну напруженість.
«Співбесіда на прощання» дозволяє отримати багато корисної інформації, яку складно отримати від співробітників іншими способами. По-перше, вихідне інтерв'ю дає можливість дізнатися справжню причину звільнення співробітника, по-друге, воно дозволяє свіжим поглядом оцінити стан справ в компанії. На даному етапі багато хто схильний до більш відвертого висловлення своєї думки про компанії. Найчастіше це конструктивна критика, причому дозволяє помітити ті моменти, до яких більшість співробітників уже звикли.
Звільнення за своєю суттю - це стрес. Навіть якщо співробітник вже передбачає, що подібна неприємність може торкнутися і його, все одно, бути готовим до неї і тим спокійніше реагувати на такі зміни не кожен здатний.
Перед тим як проводити фінальне інтерв'ю зі співробітником, необхідно як слід підготуватися. По-перше, проаналізуйте, що саме вас не влаштовує в працівника. Може бути, це як раз ті якості, які необхідні в сусідньому відділі. По-друге, дайте співробітнику можливість самому усвідомити необхідність звільнення. Поставте перед ним ряд конкретних завдань з конкретними термінами виконання. Результат скаже сам за себе
При проведенні фінального інтерв'ю можна виділити кілька ключових моментів:
- Необхідно заздалегідь узгодити з керівництвом умови догляду або утримання працівника, щоб не обіцяти того, що потім не буде виконано.
- Бесіда повинна проходити в нейтральній обстановці, наприклад, в кімнаті для переговорів.
- Позитивний емоційний фон і розмова виключно про вчинки, а не особистості співробітника.
- Говоріть ясно і прямо, з симпатією, але без співчуття. Співчуття лише посилить емоційне напруження.
- Задавати потрібно відкриті питання, на які неможливо відповідай тільки «так» або «ні».
- Можна попросити заповнити анкету. Краще щоб заповнення анкети виглядало не як бюрократична процедура «для галочки», а як особисте прохання. Якщо працівник налаштований агресивно, краще обійтися без заповнення анкети - все одно об'єктивної інформації від нього ми не отримаємо.
- У психології існує такий прийом: позитив - негатив - позитив. Його сенс полягає в тому, щоб спочатку перерахувати позитивні якості працівника, який звільняється, потім пояснити, чому людина не може працювати в компанії, а в завершенні розмови потрібно обнадіяти його і ще раз підкреслити сильні сторони. Закінчите розмову на позитивній ноті. Будь-якій людині завжди є, за що сказати спасибі.
- Дотримуйтесь правил і юридичні норми при оформленні звільнення.
- В які б несприятливі обставини ні потрапила ваша компанія, пам'ятайте: головна мета при звільненні - зберегти гідність співробітника. Обставини змінюються, люди залишаються.
Існує перелік зразкових питання для вихідного інтерв'ю:
- Опишіть якомога детальніше причини звільнення?
- Наскільки адекватні були обладнання та допомогу відповідного персоналу для виконання Вашої роботи?
- Наскільки чітко були визначені Ваші службові обов'язки?
- Наскільки адекватна і своєчасна була необхідна для роботи інформація?
- Наскільки компетентним було керівництво та управління?
- Що б Ви могли запропонувати в плані ресурсів, інформації, тренінгу?
- Наскільки добре Ви були підготовлені для виконання своєї роботи? Ваші пропозиції.
- Як би Ви оцінили свою роботу з точки зору її цікавинки?
- Які можливості були у Вас для розвитку специфічних навичок?
- Чи достатньо було у Вас свободи для виконання Вашої роботи?
- Яка частина Вашої роботи була найважчою в розумінні і вивченні?
- Як Ви оцінюєте можливості особистісного розвитку в Компанії?
- Як складалися Ваші стосунки з безпосереднім начальником?
- Як би Ви оцінили способи, якими Ваш начальник керував підлеглими, робив розпорядження, реагував на скарги?
- Як складалися Ваші стосунки з колегами, чи були вони доброзичливими, надавали Вам допомогу?
- Наскільки добре, на вашу думку, налагоджена спільна робота підрозділів?
- Що Ви можете сказати з приводу фізичних умов праці?
- Як Ви оцінюєте рівень стресу на робочому місці?
- Як Ви можете оцінити робоче навантаження?
- Наскільки зручно було Вам добиратися з роботи і на роботу?
- Наскільки безпечна була Ваша робота?
- Як Ви оцінюєте Вашу зарплату?
- Як Ви оцінюєте додаткові пільги?
- Що б Ви могли сказати про політику Компанії? Що б Ви запропонували змінити?
- Що, на Вашу думку, було привабливою стороною роботи?
- Що є привабливою рисою Компанії?
- Що було найменш привабливою рисою Вашої роботи?
- Що, на Вашу думку, є найменш привабливою рисою Компанії?
- Яке найбільш важлива зміна в Компанії Ви б запропонували?
- Яка найголовніша причина Вашого звільнення?
Не обов'язково користуватися всіма наведеними питаннями, вибирайте ті, які здаються найбільш доречними.
Кожній компанії, так чи інакше, доводиться звільняти людей. Звільнення - це одна з неприємних, але неминучих функцій бізнесу. Зараз на ринку існую компанії надають послугу з аутплейсменту.
Подібні компанії мають ряд розроблених програм по процедурі звільнення і спеціально підготовлених менеджерів, які полегшать переговори з персоналом на стадії реструктуризації, скорочення, звільнення «за згодою сторін», підготують людей вийти на ринок праці без «негативного багажу», готовими до нових можливостей і максимально швидкому працевлаштування.
У програмах аутплейсмента, крім допомоги співробітникам, які звільняються, передбачено навчання і для самих компаній. Правильна поведінка в цей складний для всіх період є, значущим елементом процесу.
Послугу аутплейсмента для звільненого працівника можуть дозволити собі великі компанії. Невеликі компанії можуть обмежитися написанням хорошого рекомендаційного листа для майбутніх роботодавців, з яким звільнений співробітник піде шукати собі нову роботу.
Рекомендацій гідний кожен співробітник. Треба намагатися звільняти співробітників з хорошими рекомендаціями для майбутніх роботодавців. Якщо людина не змогла працювати на керівній посаді у вашій організації, то це ще не означає, що він не зможе стати хорошим виконавцем в іншій фірмі. У випадках, коли співробітника звільняють в силу зовнішніх обставин, наприклад при скороченні штату, тим більше варто всіляко постаратися забезпечити подальше працевлаштування людини.
Розлучитися по-людськи і одночасно дотримати трудове законодавство, на жаль, виходить далеко не завжди, тому будь-якої компанії, що піклується про своє HR-бренд, варто всерйоз задуматися про введення традиції вихідного співбесіди.
Exit interview сьогодні - це необхідний елемент формування HR-бренду компанії.
Худобко Катерина,
Рекрутингова компанія AVICONN
Старший консультант