Одна людина одночасно може працювати в декількох організаціях і на підприємстві, може звільнитися, а потім знову бути прийнятим на роботу. Кілька співробітників, яких взяли на роботу в різний час і на різні робочі місця, можуть відповідати одній фізичній особі. Тому в конфігурації «ЗУП» виділяють такі поняття:
- Фізичні особи - список фізичних осіб, де людина реєструється тільки один раз;
- Співробітники - перелік фізичних осіб, які перебувають або перебували в минулому в трудових відносинах з організаціями та підприємством. У цьому випадку фізична особа реєструється, як новий співробітник при кожному прийомі на роботу або укладення договору цивільно-правового характеру;
- Працівники - перелік співробітників підприємства. У ньому фізична особа реєструється тільки один раз;
- Працівники організацій - список співробітників організацій. У ньому, скільки посад займає фізична особа, стільки раз і реєструється.
Щоб зберігати дані про всіх фізичних осіб існує довідник «Фізичні особи» та набір регістрів відомостей. У довіднику записана особиста інформація фізичних осіб (стать, дата народження, місце народження тощо). У регістрах відомостей, як правило, зберігають інформацію, яка може періодично зміняться (сімейний стан, паспортні дані), а вносять її з форми елемента даного довідника.
Спр. «Фізичні особи» - єдиний для всіх наявних видів обліку. Коли створюється новий елемент і заповнюється поле «Ім'я», тоді поля «ПІБ» заповнюються автоматично. «ПІБ» зберігає реальні дані, а «Ім'я» - псевдонім. Цей механізм створений для полегшення ведення історії змін прізвища, імені, по батькові, і допомагає відрізняти тезок і однофамільців. Використовуючи кнопку «Детальніше. »Є можливість зміни реальних даних, і зазначення дати початку їх дії. Кнопка «Історія» служить для відображення списку прізвищ, імен та по батькові, які використовував людина.
При натисканні кнопки «Історія» відкривається вікно для введення паспортних даних. Дане вікно містить інформацію про всі попередні документах. Форма елемента довідника містить дані, актуальні на поточний момент часу.
Для фізичної особи є можливість внести:
- дані про громадянство - чи є фізична особа резидентом України чи ні;
- відомості про ставлення до військової служби;
- сімейний стан;
- інформація про освіту;
- відомості про володіння професіями та іноземними мовами;
- про минулу трудову діяльність (копія трудової книжки);
- фізична особа є інвалідом або пенсіонером.
Все вище перераховане є довідковою інформацією і не впливає на розрахунки з оплати праці. Виняток м є інформація про громадянство і склад сім'ї. Перше впливає на розрахунок ПДФО, а друге - на розрахунок пільг з ПДФО і утримання аліментів. Відомості про те, що фізична особа є резидентом України, записується при заповненні довідника за замовчуванням. Інформація про пенсіонерів та інвалідності вноситься при натисканні кнопки «Труд» і не впливає на розрахунок внесків, але визначає можливість надання пільг з ПДФО і служить для складання звітності.
Дані про стаж працівника потрібні щоб розраховувати зарплату (лікарняні, доплати за вислугу років і т.п.). Вносити їх необхідно вручну в регістр відомостей «Початкові відомості про стаж працівників організації».
Для фізичних осіб в елементі спр. «Фізичні особи» в табличній частині «Склад сім'ї» зберігаються відомості про склад сім'ї.
Інформацію про кар'єру у всіх організаціях по фізичній особі можна отримати по кнопці «Друк».
Відзначимо, що облік в даній конфігурації ведеться не в розрізі фізичних осіб, а в розрізі співробітників. А значить, в документах для кадрового обліку і розрахунку заробітної плати вибирається елемент спр. «Співробітники організацій». Даний довідник використовується в регламентованому та управлінському обліку.
Кожен елемент спр. «Співробітники організацій» зберігає інформацію, яка характеризує фізична особа, як співробітника:
При додаванні нового елементу в спр. «Співробітники організацій» для фізичної особи, про який інформація вже занесена в спр. «Фізичні особи», потрібно використовувати «Створити нового співробітника, вибравши його з довідника фізичних осіб», натиснути кнопку вибору в поле «Ім'я» або вибрати «Відкрити довідник фізичних осіб для вибору. ».
Коли в спр. «Фізичні особи» інформації про фізичну особу немає, то слід використовувати режим «Створити нового співробітника» і ввести особисті дані в довідник фізичних осіб.
У довіднику є ознака актуальності співробітника, який скидають для давно звільнених працівників, з якими зроблений остаточний розрахунок. Для працюючих співробітників в довіднику видно кадрова інформація, дані про умови оплати праці та документах, якими вона внесена.
У спр. «Співробітники організацій» вказується інформація про трудовий договір співробітника.
Працівники організацій або підприємства - це співробітники, призначені на певну посаду, а саме ті, які прийняті на роботу документами «Прийом на роботу в організацію» або «Прийом на роботу» відповідно. Список всіх співробітників організації зберігається в регістрі відомостей «Працівники організацій», а список співробітників підприємства - в регістрі «Працівники». Тут видно підрозділ, посаду, графік роботи співробітника. Дані ці заносяться тільки документами кадрового обліку.