Розділ 3. Організація роботи з документами
Частина 3.1. організація документообігу
Існує дві форми (тобто способу ведення) контролю за виконанням документів:
- ручна строкової картотека (або контрольно-довідкова картотека);
- автоматизована система контролю виконання документів.
Форма контролю вибирається виходячи з можливостей організації, проте в даний час частіше використовується автоматизована.
При веденні контролю виконання документів за допомогою строкової картотеки. тобто в ручному режимі, використовуються реєстраційні картки і картотечний ящик з 32 рухомими (картонними або пластиковими) роздільниками. Тридцять один роздільник - це числа місяця (31 день). У них розставляють реєстраційно-контрольні картки відповідно до термінів виконання, тобто кожну картку кладуть в роздільник з позначенням числа, на яке документ повинен бути виконаний. За 32-й роздільник ставлять картки на документи, термін виконання яких падає на наступний місяць. В останніх числах місяця (за 2-3 дні) ці картки будуть розставлені по числах нового місяця. Перед першим роздільником поміщають картки з простроченим терміном виконання. Вони стоять тут до тих пір, поки не буде вказано новий, продовжений термін виконання. Таким чином, по сроковой картотеці легко можна дізнатися, що на якийсь день має бути виконане. 1
Мал. 1.
Форма реєстраційно-контрольної картки строкової картотеки
Після зняття документа з контролю реєстраційно-контрольна картка виймається з сроковой картотеки і переставляється в довідкову, так як вона містить найбільш повні відомості про документ (хід і характер виконання документа). Картка, що знаходилася в довідковій картотеці, вилучається і використовується при необхідності в інших довідкових картотеках. 3
Найбільш раціональним є сьогодні автоматизований контроль виконання документів. який ведеться за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення, що дозволяє автоматично отримувати всілякі зведення і звіти. Таке програмне забезпечення дозволяє автоматично відстежувати терміни виконання документів, формувати нагадування виконавцям і зведення про виконання контрольних документів.