Форму контролю вибирають виходячи з можливостей учреж-дення. Це може бути ручна строкової картотека, але сьогодні все частіше використовується автоматизована система контролю виконання документів.
Розглянемо спочатку строкового картотеку. Для ведення контролю в ручному режимі використовуються реєстраційні картки і картотечний ящик з 32 рухомими (картонними або пластиковими) роздільниками. Тридцять один роздягли-тель - це числа місяця (31 день). За 32-й роздільник ставлять картки на документи, термін виконання яких приходить-ся на наступний місяць. В останніх числах місяця (за 2 3 дні) ці картки розставляють по числах нового місяця. Пе-ред першим роздільником поміщають картки з прострочений-ним терміном виконання. Вони стоять тут до тих пір, поки не буде вказано новий, продовжений термін виконання.
Зареєструвавши повністю документи, розставляють кар-точки за термінами виконання, тобто кожну картку ставлять за те число, на яке документ повинен бути виконаний. На окремих-ні картки виписуються і всі пункти розпорядчих документів. У довільній формі можна записувати на кар-точку і усні доручення керівництва.
Таким чином, по сроковой картотеці легко можна дізнатися, що на якийсь день має бути виконане.
Крім поточного контролю бажано вести попереджувально вальний контроль. Для цього виявляють за картками докумен-ти, термін виконання яких закінчується через три дні і перед-преждают про це кожного виконавця. Щоденний контроль (поточний і попереджувальний) створює нормальну робочу атмосферу в офісі. Працівники привчаються до того, що за ис-конання всякого завдання обов'язково спитають в термін.
Коли документ виконаний, на зворотному боці картки де-лается відмітка про виконання, вказується, як вирішено питання, за яким номером та коли відправлений документ. Документ вважається виконаним тоді, коли повністю виконані поставлені в ньому або зазначені в резолюції завдання. Якщо в процесі реше-ня питання документ передавався від одного виконавця до дру-гому, все це також фіксується на зворотному боці картки.
Після зняття документа з контролю контрольна картка виймається з сроковой картотеки і переставляється в довідкову, так як тепер вона містить найбільш повні відомості про документ (хід і характер виконання документа). Картка, що знаходилася в довідковій картотеці, вилучається і використовується, при необхід-мости, в інших довідкових картотеках. Контроль за термінами ис-нання повинен вестися в кожному структурному підрозділі.
ДIЛОВОДСТВО ЗА ПИСЬМОВИМИ І УСНИМИ ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН
Робота зі зверненнями громадян ведеться на підставі Типового-положення про ведення діловодства за пропозиціями, заявами і скаргами громадян в.
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm