Форма реєстраційного журналу звичайних входять доку-ментів проста і може мати такі графи:
Журнальна система зручна і в тому випадку, коли в органі-зацію надходить дуже незначна кількість документів.
Для організацій, що мають значний документообіг, журнальна форма реєстрації в даний час не застосовує-ся (застаріла), так як має ряд істотних недоліків:
• оскільки запис в журнал ведеться в послідовності надходження документів, реєстрацію може вести тільки одна людина. Тому при великій кількості посту-пили документів процес реєстрації займає значи-тельное час, що природно призводить до затримки даль-дальшої роботи з документом;
• журнальна система реєстрації неминуче призводить до дублювання цієї операції, так як дані про документ потрібні не тільки в канцелярії, а й в структурних під-поділах, куди він передається для виконання, і доку-мент реєструється повторно у всіх відділах, через кото-які проходить. В результаті раніше у великих установах документ реєструвався три-п'ять разів на різних фор-мах журналів;
• журнальна система реєстрації робить практично не-можливою довідкову роботу по документам, так як при хронологічній запису документів для їх пошуку треба знати хоча б приблизно дату отримання документа;
• при журнальній системі реєстрації неможливо вести строковий контроль за виконанням документів, так як документи мають різні терміни виконання і для виявле-ня документів, термін виконання яких закінчується на оп-ределенном дату, треба переглядати всі записи в журналі. У зв'язку з цим на документи, що вимагають контролю, в орга-нізації зазвичай заповнювали додаткові контрольні картки, тобто операція реєстрації дублювалася.
Зазначені недоліки журнальної системи реєстрації дозволяє подолати карткова система реєстрації. Вона з'являється на початку XX ст. і знаходить широке распростране-ня в країнах Європи. У нашій країні спроби впровадити карткову систему реєстрації були зроблені в 1920-і роки, але, на жаль, ця прогресивна для того часу форма реєстрації не втрималася в радянських установах. Активно карткова система стала впроваджуватися в делопроізвод-ство з розробкою ЕГСД.
Перевага карткової системи реєстрації полягає в наступному:
• реєстрацією одночасно можуть займатися кілька працівників;
• картки можна виготовити в необхідній кількості ек-земпляров і, отже, відпадає необхідність в по-повторних реєстрації документів в структурних подразде-домлення;
• картки «рухливі», їх можна систематизувати за різними ознаками і створювати картотеки. Таким обра-зом, карткова система реєстрації забезпечує інфор-мационного-довідкову роботу;
• карткова система реєстрації дозволяє відразу ж один екземпляр картки передати в строкові картотеку для контролю за виконанням документів.
Переваги карткової системи реєстрації дозволяють значно підняти рівень організації діловодства-ного обслуговування в установі.
Форма картки (РКК - реєстраційно-контрольної картки) і розташування в ній реквізитів можуть бути визначені в самій установі і записані в інструкцію з діловодства.
Можна запропонувати таку форму реєстраційної картки на форматі А5 (148 × 210) або А6 (105 × 148):
Накресливши на форматі А5 або А6 таку форму картки, її розмножують на ксероксі, вибравши досить щільний папір. Для різних реєстрованих груп документів можна ис-користувати картки різних кольорів, колірні смуги по верх-нього полю або по діагоналі.
Для ведення карткової системи реєстрації в ручному ре-жимі необхідно мати тираж карток на рік і, як мінімум, два картотечних ящика для зберігання карток: в сроковой кон-контрольної картотеці і довідкової картотеці.
Кількість примірників заповнених реєстраційних кар-точок визначається установою. Як правило, таких карток заповнюється, як мінімум, дві. Заповнивши картку, одну з них поміщають в строкові картотеку, іншу - в інформаційно-довідкову, а документ передають виконавцю для роботи з ним. Але частіше виготовляють три екземпляри картки. З них два ставлять в картотеки (довідкову і контрольну), а третій примірник передають з документом виконавцеві. Якщо справоч-ні картотеки будують за різними ознаками, наприклад, за кореспондентам, регіонах або з питань, то відповідно збільшують кількість карток, щоб примірників вистачило для кожної картотеки. У цьому випадку кількість примірників картки у великих установах зросте до п'яти-шести. Есте-ного, що створення і ведення великих картотек - це праце-ємна робота і вона була поставлена лише в окремих учрежде-пах, мають добре організовану діловодної служби. Позбутися від громіздких картотек і організувати праце-ємну інформаційно-довідкову роботу практично в будь-якій установі дозволило впровадження комп'ютерних технологій.
ДIЛОВОДСТВО ЗА ПИСЬМОВИМИ І УСНИМИ ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН
Робота зі зверненнями громадян ведеться на підставі Типового-положення про ведення діловодства за пропозиціями, заявами і скаргами громадян в.
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm