2. Коли потрібно утримати ПДФО, в день видачі відрядних або в день виплати з / плати?
При розрахунку ПДФО розмір добових нормується. Не обкладаються цим податком добові в межах:
- 700 руб. - за день перебування у відрядженні в Росії;
- 2500 руб. - за день перебування у відрядженні за кордоном.
З добових, виплачених понад встановлені норми (700 руб. І (або) 2500 руб.), Удержите ПДФО.
Такі правила встановлені в абзаці 10 пункту 3 статті 217 і статті 210 Податкового кодексу РФ.
Ситуація: в який момент потрібно утримати ПДФО з суми наднормативних добових, виплачених відрядженому працівникові
Організація зобов'язана утримати ПДФО безпосередньо з доходів співробітника при їх фактичної виплати. Утримання податку здійснюється за рахунок будь-яких грошових коштів, виданих працівнику. Про це сказано в пункті 4 статті 226 Податкового кодексу РФ.
Виходячи з буквального тлумачення положень статті 223 Податкового кодексу РФ, датою отримання доходу у вигляді добових, виданих співробітникові понад норми, є дата їх фактичної виплати. Це пов'язано з тим, що добові не належать до доходів, пов'язаних з оплатою праці, а є компенсаційною виплатою (ст. 168 ТК РФ). У цьому випадку датою отримання доходу з метою утримання ПДФО є дата фактичної видачі грошей (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Є аргументи, які дозволяють організаціям не утримувати ПДФО з працівника в день фактичної виплати йому суми наднормативних добових. Вони полягають в наступному.
Виплачені відрядженому працівникові добові є підзвітними сумами. Тому до дати подання авансового звіту дані суми є заборгованістю співробітника перед організацією, а не його доходом (п. 11 Порядку ведення касових операцій).
Крім того, на момент видачі підзвітних сум невідомо, яку саме суму співробітник витратить. Наприклад, при поверненні з відрядження раніше терміну отримана сума добових не буде витрачена повністю. Остаточну суму добових, яку співробітник отримав понад установлені норми, можна буде визначити тільки після затвердження авансового звіту і здачі залишку невикористаного авансу в касу.
Такий порядок випливає з пункту 11 Порядку ведення касових операцій.
Тому до дати затвердження авансового звіту добові, виплачені співробітнику понад норми, не можна визнати доходом, що підлягає обкладенню ПДФО, так як остаточний розрахунок між співробітником і організацією не було здійснено (ст. 41, 210 НК РФ).
Як відобразити в бухобліку виплати відрядженому працівникові
С.В. Розгляну
заступник директора департаменту податкової і митно-тарифної політики Мінфіну Росії
За час перебування штатного співробітника у відрядженні за ним зберігається середній заробіток (ст. 167 ТК РФ). Про те, як розрахувати цей показник, докладніше див. Як оплатити перебування у відрядженні штатного співробітника. Нарахування зарплати в розмірі середнього заробітку працівника за час відрядження відобразіть проводкою:
Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91.) Кредит 70
- нарахована зарплата в розмірі середнього заробітку за час відрядження.
Порядок відображення в бухгалтерському обліку витрат на відрядження залежить від мети відрядження. Мета відрядження визначається за службовим завданням. З урахуванням особливостей службового завдання суму витрат, зазначених у затвердженому авансовому звіті, відобразіть проводкою:
Дебет 08 (10) Кредит 71
- якщо відрядження було пов'язана з придбанням необоротних активів або матеріально-виробничих запасів;
Дебет 20 (25, 26) Кредит 71
- якщо відрядження була пов'язана з основною діяльністю виробничої організації;
Дебет 44 Кредит 71
- якщо відрядження була пов'язана зі збутом готової продукції або основною діяльністю організації торгівлі;
Дебет 28 Кредит 71
- якщо відрядження була пов'язана з поверненням і транспортуванням бракованої продукції;
Дебет 91-2 Кредит 71
- якщо відрядження була пов'язана з отриманням інших доходів (носила невиробничий характер).
При оплаті витрат на відрядження організацією, а не співробітником (наприклад, безготівкова оплата послуг готелю, проїзних квитків і т. Д.) В бухобліку зробіть проводку:
Дебет 76 (60) Кредит 51
- оплачені послуги готелю, проїзні квитки і т. Д. Для співробітника, направленого у відрядження.
Після затвердження авансового звіту працівника витрати на відрядження спишіть так:
Дебет 26 (20, 25, 44.) Кредит 76 (60)
- списані витрати на відрядження.
Якщо організація набуває для відрядженого співробітника проїзні квитки, врахувати їх потрібно на субрахунку 50-3 «Грошові документи» (Інструкція до плану рахунків):
Дебет 50-3 Кредит 76 (60)
- придбаний проїзний квиток співробітнику, направленому у відрядження;
Дебет 71 Кредит 50-3
- видано проїзний квиток співробітнику, направленому у відрядження.
Після затвердження авансового звіту працівника вартість використаного проїзного квитка спишіть на витрати:
Дебет 26 (20, 25, 44.) Кредит 71
- списана на витрати вартість проїзного квитка, використаного працівником у відрядженні.
Такий порядок відображення витрат на відрядження заснований на положеннях пунктів 5 і 7 ПБУ 10/99, а також Інструкції до плану рахунків (рахунки 71, 50-3).
Ситуація: як відобразити в бухобліку придбання відрядженому працівникові електронного квитка на проїзд до місця відрядження (назад) залізничним транспортом. Організація не отримує маршрут / квитанцію, оформлену на бланку суворої звітності
Покупку електронного залізничного квитка відобразіть в бухгалтерському обліку як звичайну оплату послуг сторонньої організації:
Дебет 76 (60) Кредит 51
- оплачений електронний залізничний квиток, придбаний для співробітника, направленого у відрядження (на підставі платіжного доручення).
Після того як співробітник пред'явить документи, що підтверджують поїздку, спишіть вартість електронного квитка на витрати (п. 5, 7 ПБУ 10/99).
В обліку відобразити це так:
Дебет 26 (20, 25, 44.) Кредит 76 (60)
- віднесено вартість проїзного квитка на витрати організації.
Ситуація: як відобразити в бухобліку витрати на відрядження (в т. Ч. Оплату часу перебування у відрядженні за середнім заробітком) співробітника, який виконував завдання з укладання договорів на майбутній рік
Якщо співробітник відправлений у відрядження для укладення договору, це звичайні витрати на відрядження організації (витрати по звичайних видах діяльності) (п. 5, 7 ПБУ 10/99). Співробітник виконує свої обов'язки, визначені його службового завдання. Витрати відносяться до періоду, в якому відбулася відрядження. Тобто умова списання витрат в бухгалтерському обліку дотримано (п. 18 ПБУ 10/99). Тому правомірні такі проводки:
Дебет 20 (44, 25, 26.) Кредит 71 (76, 60)
- враховані витрати на відрядження співробітника;
Дебет 20 (44, 25, 26.) Кредит 70
- нарахована зарплата в розмірі середнього заробітку працівника за час відрядження.
Таким чином, якщо мета відрядження - укладення договору на майбутній рік і цей договір передбачає, що відряджає отримає дохід в майбутньому (наприклад, реалізує продукцію потенційному покупцеві), то витрати на відрядження можуть бути відображені у складі витрат майбутніх періодів. Почати списувати їх на собівартість можна з моменту вступу в силу укладеного договору рівномірно протягом терміну його дії. Так повністю дотримується умова про відповідність понесених витрат отриманим доходам (п. 19 ПБУ 10/99). У бухобліку це відбивається так:
Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70
- враховані в складі витрат майбутніх періодів на відрядження співробітника, середній заробіток за час відрядження;
Дебет 20 (44, 25, 26.) Кредит 97
- списана частина витрат на поточні витрати (з моменту початку дії договору).
Дебет 19 Кредит 71 (76, 60)
- врахований ПДВ з витрат на відрядження;
Дебет 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ» Кредит 19
- Прийнятий до відрахування ПДВ з витрат на відрядження.
Суму ПДВ за витратами, що не зменшать оподатковуваний прибуток, прийняти до відрахування не можна (п. 7 ст. 171 НК РФ). Її слід списати проводкою:
Дебет 91-2 Кредит 19
- списано ПДВ за витратами невиробничого характеру.
Приклад відображення в бухобліку витрат на відрядження
До авансового звіту додано:
- рахунок готелю на суму 6490 руб. (В рахунку зазначено, що вартість послуг включає в себе ПДВ, але сума податку не виділена);
- два авіаквитки вартістю 5664 руб. (В квитках сума ПДВ - 864 руб. - виділена окремим рядком).
За час перебування у відрядженні Волкову покладені добові в розмірі 300 руб.
Бухгалтер організації зробив в обліку такі записи:
Дебет 25 Кредит 71
- 300 руб. - відображені добові;
Дебет 25 Кредит 71
- 5500 руб. (6490 руб. - (6490 руб. × 18/118)) - включена до витрат вартість проживання Волкова в готелі;
Дебет 19 Кредит 71
- 990 руб. - виділено розрахунковим шляхом ПДВ з вартості послуг з проживання в готелі;
Дебет 91-2 Кредит 19
- 990 руб. - списана сума ПДВ з витрат на відрядження, не підтверджена документально;
Дебет 25 Кредит 71
- 4800 руб. (5664 руб. - 864 руб.) - віднесена на витрати вартість проїзду;
Дебет 19 Кредит 71
- 864 руб. - виділено ПДВ з вартості проїзду;
Дебет 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ» Кредит 19
- 864 руб. - Прийнятий до відрахування ПДВ з витрат на відрядження.