Значення інформаційно-документаційного забезпечення управління. Тенденції розвитку діловодства в апараті управління в сучасний період.
Величезне збільшення обсягів інформації та великі зміни попиту інформації стали пред'являти нові вимоги до організації інформаційно-документаційного обслуговування в організації.
Стали змінюватися вимоги до служб, які займаються інформаційно-документаційне забезпечення. За кордоном їх стали називати службою управління (або менеджменту) інформаційно-документаційному ресурсами, в нашій країні - службою документаційного забезпечення управління (ДОП).
Головним напрямком удосконалення ДОУ, пристосування її до сучасних умов стало використання новітньої комп'ютерної і телекомунікаційної техніки, формування на її основі високоефективних інформаційно-управлінських технологій в роботі з документами.
Терміни та визначення в області документаційного забезпечення управління.
"Енциклопедія діловодства" - це електронне видання з документаційного забезпечення управління, покликане відповісти на питання, які можуть виникнути на будь-якому етапі роботи з організаційно-розпорядчими документами, починаючи від документування і закінчуючи передачею справ до архіву організації.
Відповідно до ГОСТу Р. 51141-98 "Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення" діловодство або документаційне забезпечення управління - це галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.
Терміни "діловодство" і "документаційне забезпечення управління" (ДНЗ) синонімічні, проте, перший з них - "діловодство" - виник в Росії, за даними словників російської мови, в другій половині XVIII ст. і утворений від поєднання слів "виробництво справи", а "справою" в той час позначали судовий або адміністративний питання, яке можна вирішити органом управління. Визначення термінів зазнавали змін: пізніше "справа" стало вживатися і в значенні "збори документів", що відносяться до будь-якого питання, а в даний час значення обох цих термінів - "діловодство" і "справа" - закріплені ГОСТом Р. 51141-98 .
3. Поняття «Інформація». Поняття «Документ».
Інформація (від лат. Informatio - формування як виявлення своєї сутності, роз'яснення. Виклад. Інформування) - значущі відомості про що-небудь, коли форма їх подання також є інформацією, тобто має форматує функцію відповідно до власної природою.
У сучасній науці розглядаються два види інформації:
§ Об'єктивна (первинна) інформація - властивість матеріальних об'єктів і явищ (процесів) породжувати різноманіття станів, які за допомогою взаємодій (фундаментальні взаємодії) передаються іншим об'єктам і вкарбовуються в їх структурі [1].
Документ - матеріальний носій із зафіксованою на ньому в будь-якій формі інформацією у вигляді тексту, звукозапису, зображення і (або) їх поєднання, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і призначений для передачі в часі і в просторі з метою громадського використання та зберігання.
Функції документа. Способи документування.
Документи можуть виконувати такі функції. які умовно прийнято розділяти на три блоки:
§ Інформаційна функція - кожен документ має певну інформаційної "ємністю" - кількістю і якістю інформації, а також повнотою, оптимальністю та актуальністю представленої в ньому інформації.
§ Функції, що забезпечують процес управління
§ Функції, що носять культурно-історичний характер.
Загальні функції документа:
§ Інформаційна - визначається потребою документування, зберігання і надання інформації,
§ Комунікативна - документи є засобом обміну інформацією,
Спеціальні функції документа:
§ Управлінська - в ній документ виступає як засіб управління діяльністю,
§ Організаційна - документ встановлює або упорядковує дії учасників правових відносин,
§ Правова - документ може бути письмовим доказом і бути джерелом права,
§ загальнокультурна - здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві,
§ Історична - документ є історичним джерелом.
§ Інформація, зафіксована на матеріальному носії у вигляді набору символів, звукозапису або зображення і призначена для передачі в часі і просторі з використанням засобів обчислювальної техніки та електрозв'язку з метою зберігання та громадського використання.
§ Форма подання інформації з метою її підготовки, відправлення, отримання або зберігання з допомогою електронних технічних засобів, зафіксована на магнітному диску, магнітній стрічці, лазерному диску і іншому електронному матеріальному носії. [1]
§ Документ, в якому інформація представлена в електронно-цифровій формі. [2]
§ документована інформація, представлена в електронній формі, тобто у вигляді, придатному для сприйняття людиною з використанням електронних обчислювальних машин, а також для передачі по інформаційно-телекомунікаційних мереж та обробки в інформаційних системах. [3]