Законодавча основа діяльності громадських об'єднань
Особливості діловодства в громадських об'єднаннях
Склад документів в громадських об'єднаннях
Громадські об'єднання є джерелами комплектування двох державних архівів Нижегородської області: державного казенного установи Центральний архів Нижегородської області (ЦКУ ЦАНО) і державного казенного установи Державний суспільно-політичний архів Нижегородської області (ЦКУ Гопал). Громадські об'єднання (далі - ГО) в Нижегородської області курирує державне казенне установа Центр зберігання документації та комплектування державних архівів (ЦКУ ЦХДКГАНО).
1. Згідно з главою II Створення громадських об'єднань, їх реорганізація і (або) ліквідація:
- установчі документи: Статут ГО (ст. 18, 20), протокол установчого з'їзду (конференції) або установчих зборів (ст. 18, 21), для юридичних осіб - свідоцтво про державну реєстрацію (ст. 18);
- документи вищого керівного органу - з'їзду (конференції) або загальних зборів структурного підрозділу міжнародного, загальноросійського або міжрегіонального ГО (ст. 9) - з періодичністю, передбаченою Статутом ГО.
2. Відповідно до глави III Права та обов'язки громадського об'єднання:
ст. 27Права ГО. інформація про діяльність ГО; документи зборів, мітингів, демонстрацій, ходів і т. п .; листування з основної діяльності ГО з органами влади та місцевого самоврядування, вищестоящими організаціями, організаціями, громадянами; видання ГО (для юридичних осіб);
ст. 29Обязанності ГО. щорічний звіт про використання майна ГО; протоколи засідань керівного органу ГО; річний і квартальні звіти про діяльність ГО в обсязі відомостей, що подаються до податкових органів (звіт про фінансово-господарської діяльності); звіт про витрачання грошових коштів; документи заходів, проведених ГО.
3. Згідно з главою IV Власність громадського об'єднання. Управління майном громадського об'єднання:
ст. 38Надзор і контроль за діяльністю ГО: розпорядчі документи керівних органів ГО.
Головною особливістю діловодства громадських об'єднань є невеликий обсяг документообігу. Проблеми, що існують в діловодстві ГО, виявляються на трьох етапах роботи ЦКУ ЦХДКГАНО з ГО.
1. На стадії роботи по включенню ГО в список організацій - джерел комплектування державних архівів може бути виявлена існуюча в ГО практика вкрай неповного документування діяльності (або відсутність документів постійного зберігання). Цей фактор не дозволяє включити ГО в список джерел комплектування державного архіву. У цьому випадку діяльність ГО виявляється не відображеної в системі документальних джерел вивчення історії Нижегородської області.
2. На стадії проведення комплексного ознайомлення з порядком (практикою) діловодства та забезпечення схоронності документів в громадському об'єднанні.
Нерідко виявляються факти неналежного поточного зберігання документів, що може привести до їх втрати і (або) невиправному пошкодження. Так, часто виявляються втраченими тексти доповідей та інші документи, що додаються до протоколів засідань і зборів, додатки до листів, наказів та ін.
Таким чином, прорахунки в оформленні та поточному зберіганні можуть значно знизити науково-історичну цінність документів. Втім, умови для належного зберігання у більшості ГО відсутні.
3. На стадії роботи по комплектуванню державних архівів документами ГО найбільш гостро постає проблема неповноти складу документів.
У більшості ГО відкладаються головним чином наступні документи постійного зберігання:
- протоколи засідань керівного органу, зборів членів ГО;
- досить нечисленні розпорядчі документи; наказ, розпорядження з основної діяльності;
Фінансові документи постійного зберігання (як правило, присутні, зберігаються у керівника або бухгалтера ГО) бувають представлені фінансовим звітом, бухгалтерським балансом (або звітом про фінансово-господарської діяльності організації, яка перейшла на спрощену систему оподаткування), річним звітом про витрачання коштів. До впорядкування подаються не завжди і, як правило, в копіях.
Серед ГО, мають штатний розклад, зустрічаються випадки зберігання документів з особового складу виключно в електронному вигляді. Нечисленність штатної чисельності (з документів з особового складу з об'єктивних причин можуть протягом цілого року і навіть кількох років відкладатися тільки документи про нарахування заробітної плати працівникам) найчастіше веде до того, що інші документи по особовому складу не створюються.
У наявності дві основні причини такого стану в області документування діяльності більшості ГО.
1. Відсутність можливості покласти відповідальність за діловодство та забезпечення схоронності документів на окремого працівника.
У тієї невеликої частини ГО, які мають штатний розклад, в нього не завжди включений в якості штатної одиниці працівник, що безпосередньо здійснює документування діяльності (документознавець, секретар, секретар-референт, діловод), тим більше що володіє спеціальними знаннями. В цьому випадку відповідальність за діловодство ГО покладається на помічника керівника (заступника, виконавчого директора, головного спеціаліста та т. П.), В ряді випадків - на керівника ГО.
У ГО, що діють на громадських засадах, може не приділятиметься належної уваги діловодства або бути відсутнім фізична можливість повноцінного документування діяльності внаслідок завантаженості не тільки в ГО, але і на основній роботі особи, безпосередньо здійснює діловодство - керівника або кого-небудь з членів ГО.
2. Об'єктивне відсутність у великої частини ГО умови для поточного та архівного зберігання документів внаслідок недостатньої площі займаного приміщення, часті переїзди або повної відсутності приміщення. Поточне зберігання документів (як на паперових, так і на електронних носіях) здійснює в таких випадках безпосередньо керівник ГО, іноді за місцем своєї основної роботи, в ряді випадків - в домашніх умовах. Це нерідко призводить до незворотної псування документів або втрати їх при переїзді офісу ГО або при зміні керівництва.
Найбільш благополучні з точки зору діловодства велика частина ГО - правонаступників організацій, які існують і є джерелами комплектування державних архівів з радянських часів (суспільно-державні організації, професійні і творчі спілки, товариства, організації інвалідів, Дитячий фонд) - за умови наявності штатних працівників, навіть за відсутності посади секретаря в штатному розкладі. В даних ГО простежуються такі особливості діловодства (в порівнянні з більшістю ГО) як результат багаторічної традиції організаційно-методичного взаємодії з державною архівною службою:
- своєчасна розробка та узгодження з ЕМК ЦКУ ЦХДКГАНО номенклатури справ, що дозволяє ГО створювати і представляти до впорядкування складу документів, реально існуючий і одночасно максимально наближений до необхідного Законом і певного Переліком;
- закріплені в договорі про співпрацю більш тривалі (у порівнянні з іншими ГО) терміни відомчого зберігання документів (до 15 років), для якого, як правило, є умови - архів, обладнаний відповідно до вимог Правил роботи відомчих архівів (М. 1985), або інше приміщення, спеціально виділене для зберігання документів.
Можна помітити, що проблеми діловодства в ГО носять як об'єктивний, так і суб'єктивний характер.
Діяльність ДКУ ЦХДКГАНО щодо сприяння вирішенню проблем діловодства ГО спрямована на подолання об'єктивних і суб'єктивних труднощів з метою оптимізації складу документів, переданих ГО на постійне зберігання до державних архівів.
Робота ЦКУ ЦХДКГАНО з ГО будується на основі тристороннього договору (далі - Договір), що укладається між державним архівом і ГО - джерелом комплектування на підставі ст. 9, п. 4 ст. 18 Закону про архівну справу (в Договорі ЦКУ ЦХДКГАНО виступає як третя сторона). Договір проводить зв'язок між Законом про ГО (добре відомому керівникам ГО), який замовчує про діловодство і зберіганні (в тому числі державному) документів ГО, і Законом про архівну справу (відомому керівникам ГО набагато менше).
Договір зобов'язує ГО документувати свою діяльність відповідно до чинного законодавства РФ, а також щорічно проводити впорядкування документів постійного зберігання та з особового складу. Договором також встановлюється термін відомчого зберігання документів ГО - індивідуально, в залежності від наявності в ГО умов для зберігання.
Слід особливо підкреслити, що діяльність ЦКУ ЦХДКГАНО за рішенням проблем діловодства та зберігання документів в ГО дає результат в середньому через 3-5 років щорічної планомірної роботи з ГО, в окремих випадках - значно пізніше.