Контроль - це процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей. Контроль - це безперервний процес співпадаючий у своєму розвитку з виробничим циклом.
1.Контроль дуже важливий для успішного функціонування організації.
2.Без контролю починається хаос і об'єднати діяльність яких-небудь груп стає неможливо.
3. Контроль необхідний для виявлення і вирішення виникаючих проблем раніше сем вони стануть занадто серйозними.
4. Контроль використовується для стимулювання успішної діяльності.
6. Контроль попереджає виникнення кризових ситуацій. Функція контролю - це така характеристика управління, яка дозволяє виявити проблеми і скорегувати відповідно діяльність організації до того, як ці проблеми переростуть в кризу. Будь-яка організація зобов'язана мати здатність вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодять досягненню цілей організації.
7. Контроль підтримує все те, що є успішним у діяльності організації.
8.Шірота контролю. Контроль повинен бути всеосяжним.
1.Предварітельний контроль здійснюється до фактичного початку робіт. Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки. Попередній контроль використовується в трьох областях - по відношенню до людських, матеріальних і фінансових ресурсів.
2.Текущіе контроль здійснюється безпосередньо в ході проведення робіт. Об'єктом є підлеглі співробітники.
3.Заключітельний контроль грунтується на зворотному зв'язку. Керуючі системи в організаціях мають розімкнений зворотний зв'язок, тобто керівний працівник, що є по відношенню до системи зовнішнім елементом, може втручатися в її роботу, змінюючи і цілі системи, і характер її роботи.
У процедурі контролю є три чітко помітних етапу.
Етап А - встановлення стандартів. Стандарти - це конкретні цілі, прогрес у відношенні яких піддається виміру. Ці цілі явно «виростають» з процесу планування. На першому етапі необхідно визначити тимчасові рамки і конкретний критерій, за яким оцінюється робота. Це і є результативність. Показник результативності точно визначає те, що має бути отримано для досягнення поставлених цілей.
Етап Б - зіставлення досягнутих результатів з встановленими стандартами. На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають його очікуванням. При цьому потрібно прийняти ще одне дуже важливе рішення: визначити, наскільки допустимі або відносно безпечні виявлені відхилення від стандартів. Такий етап контролю дуже важливий: визначається масштаб відхилень, вимірюються результати, передається і оцінюється інформація.
Етап В - прийняття необхідних коригувальних дій.
Проведення контролю може бути дуже дорогим, тому рішення про те, який тип контролю застосувати, вимагає ретельного обмірковування. У зв'язку з цим при організації та проведенні контролю слід враховувати ряд факторів і дати відповідь на наступні питання: чи розуміють співробітники цілі організації? спроектована система контролю так, щоб забезпечити істотні, а не тривіальні вимірювання? представляє діюча система контролю менеджерам таку інформацію, на основі якої можна діяти в розумних часових рамках? Безсумнівно, що в майбутніх контрольних системах будуть використані нові пристосування і нові досягнення, однак базис, на якому вони створюються, залишиться тим же.
Функція контролю не є кінцевим пунктом усього процесу управління організацією. На практиці такого кінцевого пункту не існує взагалі, так як кожна управлінська функція спонукувана інший. Виникає свого роду поступове круговий рух. Наприклад, інформація, отримана в процесі контролю, може використовуватися на етапі планування, організації і мотивації співробітників.
Менеджери високого рівня велику частину свого робочого часу витрачають на здійснення функцій планування і контролю; менеджери же нижчого рівня (лінійні) зайняті більше підбором кадрів і організацією їх праці. Однак на всіх рівнях управління вони певною мірою використовують і виконують усі чотири функції управління: планування, організацію, мотивацію і контроль. Менеджерів будь-якого рівня оцінюють за двома основними критеріями: результативності (можливості досягти бажаного результату) і ефективності (можливості досягти цього результату з найменшими витратами).
Отже, складений план організації, створена її структура, заповнені робочі місця і визначені мотиви поведінки співробітників. Залишається ще один компонент, який необхідно додати до функцій управління, - контроль.
Контроль, як правило, асоціюється з владою, командуванням: «зловити», «викрити», «схопити». Таке уявлення про контроль веде вбік від головного змісту цієї функції. Поняття «контроль» виходить за межі поняття «контролювання (перевірка) як вид адміністративної діяльності». Воно охоплює собою і активну діяльність менеджера - управління.
У найзагальнішому вигляді контроль означає процес порівняння (зіставлення) фактично досягнутих результатів із запланованими.
Як видно з визначення, в процесі контролю менеджер не стільки віддає накази співробітникам, скільки оцінює успішність виконання намічених організацією планів і задоволення потреб внутрішнього і зовнішнього середовища.
Слово «контроль» спочатку використовувалося в бухгалтерському обліку для відображення практики господарської діяльності організації. Саме цим значенням і користується деяка частина керуючих і теоретиків бізнесу. Однак функцію контролю в класичному менеджменті слід розуміти як вид управлінської діяльності, завдяки якій організацію можна утримувати на потрібному (правильному) шляху, порівнюючи показники її діяльності з встановленими стандартами (планами).