Історія виникнення і еволюція тлумачення терміна «документ» вивчена недостатньо. Серед фахівців, які досліджували це питання, слід назвати Х.Арітца, Г.Г. Воробйова, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова, А. Суськ, Г.Н. Швецову-Водку та ін.
Слово «документ» (лат. Documentum - зразок, доказ свідчення) походить від дієслова «docere» - вчити, навчати.
Коріння цього слова йдуть в індоєвропейська прамова, де воно означало жест витягнутих рук, пов'язаний з передачею, прийомом або здобуттям чого-небудь.
За іншою версією слово «dek» походить від числа «десять» і пов'язане з тим, що на розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців.
Поступово корінь «dek» був замінений на «doc» в слові «doceo» -учу, навчаю, від якого були утворені слова «doctor» - учений, «doctrina» - вчення, «documentum» - той, що учить, повчальний приклад. У цьому значенні слово документ використовувався Цезарем і Цицероном. Пізніше воно набуло юридичне звучання і стало означати «письмовий доказ», «доказ, почерпнута з книги, що підтверджують записів, офіційних актів». У значенні письмового свідоцтва слово «документ» уживалося від середньовіччя до XIX в. З латинської мови воно запозичене у всі європейські мови.
У російську мову слово «документ» прийшло за часів Петра I, як запозичене з німецької та польської мов, - в значенні позмінного свідоцтва. На початку XX в.оно мало два значення:
1. будь-який папір, складена в законному порядку і що може служити доказами прав на що-небудь (майнових. Стани, на вільне проживання) або на виконання будь-яких обов'язків (умови, договори, боргові зобов'язання);
2. взагалі будь-який лист свідоцтво ( «Енциклопедичний словник» Ф. Павленкова. - СПб. 1913).
Зростання числа юридичних документів привів до виникнення у другій половині XVII ст. У Франції особливої науки під назвою «дипломатики». Назва науки походить від грецького слова «diploma» - лист, документ (складання вдвічі). Дипломатика стала вивчати всі публічні (суспільні) документи, на відміну від документів особистісного походження. Її основоположником вважається Жан Мабільон, що видав в 1681 р в Парижі «Книгу про мистецтво дипломатики».
Базове поняття «документ» тлумачилося в дипломатиці як будь-яка письмова засвідчує, що служить «виникнення, доказу виконання прав або володінню певними правами». Документ виконував одну з трьох функцій:
1. твердження нового правового положення (акт дарування, продажу тощо)
2. засіб докази перед судом (письмові свідчення сторін)
3. перенесення повноважень з однієї особи на іншу (вексель, купон акцій і т.д.).
До другої половини XIX ст. У довідкових виданнях деяких країн світу з'являються похідні від слова «документ» терміни: документація - у значенні підготовки використання підтверджених документами доказів і повноважень; документний - що відноситься до документа. У «Тлумачному словнику» В. І. Даля дано тлумачення документа як будь-якій важливій паперу, а також диплома, свідоцтва. Похідний термін «документний» укладач тлумачив як «до документному відноситься» (Т.1, с.459)
Таким чином, в кінці XIX ст. Спостерігається тенденція до звуження кордонів поняття «документ»: спочатку воно розглядалося як будь-який предмет, що служить для отримання і докази, потім - як письмове свідоцтво, яке підтверджує певні правові відносини. Поняття використовувалося переважно в юридичному значенні.
З початку XX в. У терміносистему вводиться нове, більш широке розуміння поняття "документ": його ввів відомий бельгійський вчений, осноположнік документації - науки про сукупність документів і області практичної діяльності - Поль Отле.
Поль Отле (1868-1944) і його сподвижник, і однодумець Анрі Лафонтен (1854-1943) розробляли теорію документації в стінах Міжнародного бібліографічного інституту, створеного в Брюсселі в 1895 р і в 1931 р перейменованого в Міжнародний інститут документації. За рішенням Міжнародного конгресу з документації (Париж, 1937) на базі інституту в 1938 році була створена Міжнародна федерація по документації (МФД). В даний час МФД є міжнародною неурядовою організацією, що об'єднує провідні інформаційні центри та бібліотеки, що працюють в області теорії і практики документознавства та науково-технічної інформації. Організація видає з 1975 р журнал «Міжнародний форум з інформації та документації».
П. Отле вперше ввів у науковий обіг поняття «документ» в значенні, близькому до широкого значення поняття «книга». Його основна праця - виданий в 1934 р фундаментальний «Трактат про документацію».
Пояснюючи поняття «книга» «документ», П.Отле підкреслював, що книга (biblion, document, або gramme) - це термін, який вживається умовно для позначення всього масиву документів. Він об'єднує в собі не одну тільки книгу у власному значенні слова, рукописну або друковану, а й журнали, газети, рукописи і графічні репродукції, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії і т.д. вчений розглядав поняття «книга» і «документ» як синонімічні.
Всю сукупність документів учений розділив на три основні класи:
1. Документи бібліографічні. тобто тексти, які традиційно вважають творами писемності і друку. Серед них - брошури, монографії, нариси, трактати, керівництва, енциклопедії, словники, періодичні та продовжувані видання (журнали, газети, щорічники і т.п.). Крім перерахованих, до бібліографічних документів відносилися і тексти особистого походження (листи), офіційні повідомлення та облікові (реєстраційні) книги (або журнали), а також знаки - вивіски, гасла, квитки та інші проїзні документи.
2. Інші графічні документи. тобто нетекстові документи: картографічні, образотворчі, нотні. Серед образотворчих названі: іконографічні, що містять друковане зображення (естампи, гравюри, поштові листівки та ін); фотографії; документи, що сприймаються через проекційні пристрої (в т.ч. мікрокопії). Як особливий різновид виділені «пам'ятники образотворчі»: написи, монети, медалі, печатки (штемпелі). До графічних документів П.Отле відносив: «манускрипти» - рукописні книги і інкунабули, а також "архівні документи» (управлінські), древні і сучасні.
3. Документи-замінники книги. диски, фонограми, кінофільми, і поряд з цим - радіо мовлення (запис передача звуку), телебачення, в т.ч. телефотографія, радіотелефотографія. Особливо місце в цьому класифікаційному ряду зайняли «документи трьох вимірів»: природні (мінерали, рослини. Тварини) і штучні, створені людиною (матеріали, продукти, технічні об'єкти, а також медалі, макети, рельєфи) До них віднесені також наукові інструменти, дидактичні матеріали, наочні посібники. Особливо виділені серед них тривимірні твори мистецтва: твори архітектури і скульптури.