Дуже часто керівники компаній і фірм з побоюванням очікують того моменту, коли головний бухгалтер повинен буде піти у чергову відпустку. Навіть у відпустці головний бухгалтер повинен бути на зв'язку і максимально доступним. Як же відправити у відпустку головного бухгалтера, щоб різні ризики були мінімальними?
З особливою відповідальністю до такої події варто готуватися невеликим фірмам, в яких головний бухгалтер - єдиний представник бухгалтерії. Поки головбух буде відпочивати, всі важливі справи ляжуть на генерального директора або його заступника, які, як показує практика, часто далекі від бухгалтерської роботи. Гендиректор має право вибрати довірена особа в якості тимчасово заміняє головного бухгалтера.
Перед відходом у відпустку головбухові краще обговорити з генеральним директором плани фірми на час відсутності. Можливо, в цей час повинні відбутися якісь важливі події, наприклад, зміна засновників і т.д. В цьому випадку краще заздалегідь обговорити всі завдання і цілі, які не можуть бути вирішені без присутності головбуха.
Як би добре все не було підготовлено заздалегідь, все одно під час відпустки головного бухгалтера можуть виникнути питання або завдання, які не можна передбачити заздалегідь. Щоб компанія зуміла вирішити їх самостійно, головбухові слід подбати про те, щоб генеральний директор або той, хто буде заміщати головного бухгалтера, були максимально поінформовані про те, де можна взяти необхідні відомості, як отримати розшифровку звітності за конкретний період і т.д. Оптимальним варіантом для компанії в такій ситуації буде отримання відстрочки в наданні необхідних відомостей, щоб почекати виходу головбуха з відпустки.
Перед своїм відходом головний бухгалтер повинен подбати про виконання регулярних і термінових платежів, провести інвентаризацію розрахунків з постачальниками і покупцями. Заздалегідь треба подумати про оплату послуг мобільного зв'язку співробітників, оренди, доставці води в офіс, придбання канцтоварів або побутових приладів і т.д. Завбачливим ходом буде попередня оплата послуг і матеріалів контрагентів, які будуть необхідні для забезпечення безперервності процесу виробництва.
У разі якщо компанії необхідно буде надати в податкову якусь запитувану інформацію, найкраще домовитися про відстрочку. Для цього в інспекцію можна направити прохання про перенесення термінів у зв'язку з відпусткою головного бухгалтера. При цьому слід вказати ту дату, коли звітність або інформація буде вами надана. Як правило, податкова ставиться позитивно до таких прохань.
Важливим моментом є право підпису на документах. Якщо мова йде про документи, що проводяться через банк, то їх можуть підписувати лише ті особи, зразки підписів яких є в картці банку. Право першого підпису належить генеральному директору. Право другого підпису, як правило, віддається декільком особам, що дозволяє вирішувати проблему в разі хвороби співробітників, відпустки або відрядження. Якщо документ буде підписаний співробітником, чийого підпису немає в картці, на те щоб її переоформити, піде чимало часу. Сучасні технології роботи з інтернет-банком спрощують задачу підпису платіжних документів, так як для цього необхідний лише код, який вводить власник флеш-ключа. За наказом керівництва головбух може передати цей ключ довіреній особі, який буде займатися бухгалтерією і платежами в його відсутність.
Керівнику компанії також не варто забувати, що в разі екстреної необхідності можна офіційно відкликати головного бухгалтера з чергової відпустки. За трудовим законодавством на це потрібна письмова згода самого працівника. Також за законодавством та частина відпустки, яка залишилася невикористаною, повинна бути надана працівникові в зручний для нього період протягом робочого року або додати до відпускних днях в наступному році. Працівник також має право не погодитися з відкликанням з відпустки по будь-якої причини і це не буде порушенням трудової дисципліни.
Як правило, якщо головбух під час відпустки знаходиться в зоні досяжності, він все одно бере участь в діяльності компанії, вирішує нескладні питання або дає консультації. Якщо ж виникають серйозні проблеми, головбуха можуть попросити вийти на роботу на деякий час. Якщо ж з головбухом немає можливості зв'язатися, то всі питання доводиться вирішувати без його безпосередньої участі.
З досвіду численних підприємств можна сказати, що такі ситуації завжди знаходять рішення. Для керівників організацій набагато більше занепокоєння викликає не факт того, що бухгалтера немає на місці, а ті побоювання, які виникають у зв'язку з його відсутністю.
Поки головний бухгалтер перебуває у відпустці його обов'язки повинні бути доручені іншого співробітника і з позиції кадрової служби. Такі обов'язки можуть бути призначені співробітнику іншій посаді тільки при його письмовій згоді, при цьому по трудовому законодавству йому повинна бути нарахована додаткова плата за виконання обов'язків відсутнього працівника. Разом з тим, якщо в штаті компанії є посада заступника головного бухгалтера, то доплата за виконання обов'язків головбуха не призначається, так як вона прописана в посадові обов'язки заступника або в умовах трудового договору.