Деякі клієнти запитують «що таке графік поставки?», «Навіщо він потрібен?», «Чому просто не можна отримати товар і відвантажити його клієнту?». З одного боку, все логічно - є угода, в ній список необхідних товарів. Щось є на складі, чогось бракує. Поставили резерв, що відсутній - закупили. Отримали товар - відвантажили клієнту. Угоду закрито. Все вірно. АЛЕ. Може виявитися, що клієнт здійснює виробництво, і товар йому потрібен частинами в різні терміни. Або умови поставок такі, що якась частина закупленого товару прийде раніше, а решта - трохи пізніше. Для таких ситуацій і потрібен графік поставок.
1. Що, для чого, коли і хто
Графік поставок - розклад відвантажень товару клієнту. При цьому в залежності від потреб замовника і домовленості з постачальниками відвантаження одного і того ж товару можуть здійснюватися в різні дати. Потрібен графік для фіксації зобов'язань перед клієнтом, контролю виконання цих зобов'язань.
Графік поставки - це певний підсумок роботи за запитом і підбору умов поставок, так як відображає який товар в яких кількостях за якими цінами і в який термін ми можемо відвантажити. Особливо цей інструмент необхідний, коли один рядок замовлення на продаж «розбивається» на кілька складових, тому що частина необхідного клієнту товару прийде до нас по 7 рублів і через 8 днів, а частина по 10, але через 5 днів. Відповідно на основі графіка поставки можна формувати комерційну пропозицію для узгодження його з клієнтом, після чого робота з угодою (закупівля, відвантаження) буде розпочато.
Складання графіка слід проводити безпосередньо перед відправкою комерційної пропозиції клієнту. Тобто після того, як буде сформована специфікація угоди, встановлені резерви, підібрані умови поставки. Відповідальним в даному випадку виступає співробітник відділу продажів, що працює з угодою.
Графік поставки створюється на основі специфікації угоди, тобто його вміст визначається тими товарами, які ми хочемо продати клієнтові. Товар може мати одне, кілька умов поставки або не мати їх зовсім. Задовольняють цим умовам котирування також будуть базою для графіка: вони визначать відвантажується кількість і дати по кожному рядку.
Графік повинен бути відправною точкою для узгоджень з клієнтом, здійснення закупівель і відвантажень. Тому при автоматизації процесів роботи з графіком слід брати до уваги всі ці три моменти.
Малюнок 1 - Графік поставки. Джерела і результати
2. Множина створення графіка поставки
При реалізації інструментарію для графіка поставки в системі управління продажами слід передбачити створення графіка для одного товару і всіх рядків відразу. З одним товаром все ясно, а от друга можливість вимагає додаткового розгляду. Чому? Тому що можуть розходитися умови постачань по часових термінів, знадобитися часткова відвантаження клієнту по мірі надходження товару. Звідси випливає, що при формуванні графіка по всій специфікації одночасно, необхідно організувати діалог з користувачем інформаційної системи управління для вибору правил роботи після створення графіка. Наприклад, для підбору дат відвантаження можуть використовуватися такі настройки:
a. Здійснити відвантаження всіх товарів в один день. В цьому випадку система встановить максимальну дату з усіх наявних для специфікації умов поставки.
b. Відвантажити все в задану дату. Тут користувач просто вказує в яку дату клієнту найбільш зручно отримати весь товар.
c. Часткові відвантаження. Відвантаження будуть відбуватися партіями в залежності від надходження товару на склад.
3. Використання умов поставки при формуванні графіка
При оформленні угоди швидше за все послідовність дій продавця буде відповідати ланцюжку «твердження специфікації - резервування - запит умов поставок - графік поставки». Швидше за все, але не обов'язково. Хоча б тому, що в системі вже можуть бути підібрані умови поставок для потрібних товарів. Тоді слід надати користувачеві можливість вибору котирування прямо під час створення рядків графіка.
Але котирувань може і не бути. З різних причин. Просто ні. Буде зручно, якщо в системі для таких випадків передбачено автоматичне створення запитів на умови поставки. При цьому якщо на даний момент в специфікації вказана нульова ціна по товару, можна зробити автоматичну модифікацію ціни після підбору умов поставки.
Ще, мабуть, нам знадобиться якийсь час на обробку товару при його прийманні. Не варто виключати велику завантаженість складу, через яку може виникнути затримка відвантаження. Тому буде добре, якщо користувач при необхідності зможе вказати число днів, необхідну на обробку товару.
4. Організація закупівель на основі графіка поставки
Закупівлі. Знову ж для тієї ситуації, коли ідеальна ланцюжок дій продавця з якихось причин порушена, може бути так, що ми настільки впевнені в наявних котируваннях, знаємо всі ціни і терміни, що після формування специфікації відразу перейшли до графіку. І тут існує кілька варіантів: товар присутній на складах в повному обсязі, запасів немає взагалі, запас є, але покриває потребу лише частково. Тобто співробітник, що створює графік, може і не знати реальну ситуацію. Тому якщо вже він не завжди сам перевіряє всю інформацію заздалегідь, то добре б мати інструмент автоматичного резервування і генерації заявок на покупку.
При цьому, як і під час підбору дат, можна ввести такі настройки:
a. Чи не виконувати резервування.
b. Резервувати. Як складу використовувати той, що зазначений при реєстрації угоди.
c. Резервувати. Використовувати будь-які склади. Тут слід контролювати права доступу для здійснення даної операції, так як в принципі логічно, що не всі користувачі можуть ставити бронь на товар на будь-яких складах, особливо якщо у нас велика мережа філій в різних містах і зовсім не потрібно, щоб співробітник з Москви забирав запаси з Рязані.
Якщо резерв покриває не всі потрібне клієнтові кількість, то необхідна закупівля товару, заявку на яку також можна згенерувати при створенні графіка. Причому добре, якщо це можна буде зробити як самостійно, так і автоматично, використовуючи настройки призначеного для користувача діалогу.
Малюнок 2 - Складові графіка поставки
5. Інтерфейс
Що стосується загального інтерфейсу інструменту графіка поставки, то головна вимога тут - виконання всіх операцій в одному вікні, а ще краще спряженість з угодою: у вікні угоди можна додати сторінку або будь-який інший елемент, який буде містити все, що відноситься до графіку. Принципово важливо мати графік і угоду в одному місці, так як основний учасник процесу створення, зміни та контролю виконання графіка - продавець, і такий пристрій роботи забезпечить менші витрати часу на пошук потрібних інструментів і сервісів, ніж якби все необхідне розташовувалося в різних місцях.
Вище вже говорилося, що було б зручно прив'язувати котирування до рядка специфікації при створенні графіка. Звідси випливає, що і зручно було б тоді переглядати цю котирування, не перемикаючись на інші вікна, тобто в тому ж місці, де відбувається формування розкладу відвантажень. Маршрут проходження товару також варто виводити разом з графіком.
Так на основі рядка графіка можна створити заявку на покупку, то потрібно і відстежувати рівень її виконання, наприклад, через систему статусів, а також висновок запитаного, закупленого і вже відвантаженого кількостей.
6. Контроль за виконанням етапів графіка поставки
Є розклад, необхідно і вести якийсь контроль за його виконанням для дотримання своїх зобов'язань і своєчасного інформування клієнта в разі виник форс-мажору. Тому добре, якщо в системі є, наприклад, звіт, що дозволяє відстежувати за конкретним замовленням або постачальнику, або по всім документам наявність для товара графіка поставки, замовлену кількість, кількість в дорозі, кількість, відвантажене клієнту.
На закінчення відзначимо, що використовувати або не використовувати графік поставок в роботі визначається бізнес-процесами компанії. Але гідності даного інструменту цілком очевидні - із застосуванням графіка забезпечується контроль над виконанням зобов'язань перед клієнтом, досягається ефективна і комфортна робота з угодою, так як в даному випадку при використанні одного інструмента можна відразу і зарезервувати товар, і створити заявку на покупку, і визначити інші настройки щодо закупівлі та відвантаження товару. Для ведення контролю за виконанням зобов'язань за угодою можна підключити і графік відвантаження постачальника (backlog), що додасть у розглянутий питання ще одну точку контролю діяльності торгової компанії.
ERP система Oremax дозволяє відстежувати рух товарів і грошей, а також автоматизує документообіг. Підтримуються всі основні бізнес-процеси торгових компаній і виконуються такі операції, як виставлення рахунків клієнтам, оформлення прибуткових і видаткових накладних, рахунків-фактур, переміщення товарів між внутрішніми і віддаленими складами. Система дозволяє здійснювати управління продажами, закупками, логістикою, розподіляти платежі за рахунками, враховувати і списувати залишки, отримувати звіти та виконувати інші бізнес-операції характерні для оптової торгівлі. Основні завдання, з якими покликана працювати система - управління потоками бізнес-інформації, автоматизація процесу обробки документів, автоматизація товарно-фінансового обліку та формування складних звітів.