У багатьох організаціях графік відпусток не становлять, працівники йдуть у відпустку за погодженням з керівником. Ця практика порушує права працівника, оскільки він позбавлений можливості планувати час відпочинку і організувати його найбільш ефективним чином. Іноді співробітник взагалі не може скористатися гарантованим правом на відпочинок протягом календарного року.
Складання графіка відпусток наказано Трудовим кодексом (ч. 1 і 2 ст. 123 ТК РФ). Графік відпусток відноситься до тих документів, які, перш за все, перевіряють співробітники Рострудинспекции. Якщо в організації його немає, за недотримання трудового законодавства роботодавця можуть оштрафувати на суму від 30 000 до 50 000 руб. або призупинити діяльність компанії на термін до 90 діб (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Отже, все-таки складати.
Співробітники, які мають право піти у відпустку не за графіком
- працівники, які зазнали впливу радіації;
- Герої Радянського Союзу, Герої РФ і повних кавалерів ордена Слави;
- працівники, нагороджені знаком «Почесний донор Росії»;
- Ветерани та учасники Великої Вітчизняної війни та бойових дій, ветерани праці;
- герої Соціалістичної Праці та повні кавалери ордена Трудової слави
Можуть взяти відпустку в будь-який зручний час
Друге. У разі перенесення відпустки за згодою працівника на наступний робочий рік відпустку повинен бути використаний не пізніше 12 місяців після закінчення того робочого року, за який він надається (ст. 124 ТК РФ).
Проблема неотгуленних відпусток існує майже в кожній організації. Це пов'язано з тим, що дотримати повністю графік відпусток протягом календарного року, як правило, не представляється можливим. На практиці відпустку (або його частина) нерідко переноситься на інший термін у зв'язку з хворобою працівника (ст. 124 ТК РФ). Або з ініціативи роботодавця (наприклад, коли надання відпустки в поточному році може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи організації) (ст. 124 ТК РФ). Але незалежно від кількості таких відпусток, їх тривалості і причин, за якими відпустка не був повністю використаний, право на них у працівника зберігається. Тому щоб не накопичувати відпустки (тим більше, що їх ненадання протягом двох років поспіль забороняється), невикористані за минулий час відпустки слід також включати в графік на черговий календарний рік. Як відобразити неотгуленние відпустки в графіку, див. Приклад 2
Тому, перш ніж відправити після закінчення поточного року даний графік відпусток на полицю (термін зберігання графіка надання відпусток - один рік!), Перевірте: чи є у вас співробітники, яким в поточному році з тих чи інших причин відпустка не надавалася, чи були вони у відпустці в минулому році, і за який період кожним з них не використана відпустка. Одночасно зверніть увагу на неповнолітніх і «вредніков», а також співробітників, відпустка яких був розділений на частини або перенесений на інший термін. Якщо, наприклад, відпустку співробітнику дробився на частини - подивіться: чи надавалася йому частину тривалістю 14 календарних днів.
Як це можна перевірити? За графіком відпусток поточного року. Звичайно, якщо вся інформація про відпустки (дата фактичного надання відпустки, дата передбачуваного відпустки в разі перенесення його на інший термін, підставу перенесення) в ньому своєчасно фіксувалася в графах 7, 8, 9 і 10. Якщо немає, то це потрібно зробити негайно. Приклад заповнення зазначених граф см. Приклад 3.
Третє. Відпустка не повинен починатися раніше, ніж робочий рік, за який він надається. Зверніть увагу, чи не відбулося у працівника при цьому зміщення робочого року (наприклад, у зв'язку з використанням протягом робочого року відпустки за свій рахунок понад 14 календарних днів або відпустки по догляду за дитиною (ст. 121 ТК РФ).
Якщо при складанні графіка відпусток у деяких працівників право на відпустку ще не настав (з дня прийняття на роботу не пройшло шести місяців), при плануванні їм відпусток враховуйте стаж роботи у вашій організації (зокрема, відпустка працівнику можна надати після закінчення шести місяців його безперервної роботи) (ст. 122 ТК РФ). Для окремих працівників стаж роботи не має значення (зокрема, для працівників у віці до 18 років, для вагітних жінок, працівників, які усиновили дитину (дітей) віком до трьох років (ч. Третя ст. 122 ТК РФ).
І, нарешті, останнє, що вам потрібно з'ясувати, переглядаючи підготовлений проект графіка відпусток. Ви повинні переконатися, що у вас дотримана певна послідовність відходу співробітників у відпустку. Послідовність, при якій «зникнення» на час одного фахівця не позначиться негативним чином на роботі структурного підрозділу або всієї організації в цілому.
У технічному відділі по штату дві одиниці провідних програмістів, три програміста і один системний адміністратор. Як розподілити відпустки між ними?
Рішення. Очевидно, що обидва провідних програміста не можуть одночасно піти у відпустку. Значить, початок їх відпусток слід рознести за часом і простежити, щоб періоди відпочинку не накладалися один на інший, а йшли послідовно. У графіку першої з'явиться запис про дати початку / закінчення відпустки пільговика, а потім (з коригуванням побажань) запис про відпустку другого ведучого програміста.
Правила надання відпусток
При визначенні черговості надання відпусток потрібно дотримуватися таких правил:
- начальник і заступник начальника підрозділу не повинні йти у відпустку одночасно;
- у відділі повинні постійно залишатися, принаймні, один-два співробітника;
- небажано підсумувати відпустки так, щоб працівник був відсутній кілька місяців поспіль, тобто накопичився за кілька років відпустку слід розподіляти рівномірно;
- одночасно не повинні планувати свою відпустку фахівці, що займають однакові посади (наприклад, не можуть відпочивати відразу все бухгалтери):
- небажано планувати одночасно свою відпустку фахівцям, які займаються близькою за змістом роботою;
- працівник, який поєднує дві посади, не повинен йти у відпустку в той час, коли відпочиває працівник, на якого потенційно можна покласти його обов'язки (як за основною, так і за сумісництвом посади).
На завершення статті висвітлимо питання ознайомлення співробітників з затвердженим локальним нормативним актом - графік відпусток.
Роботодавець зобов'язаний сповістити кожного працівника під розпис про час початку відпустки не пізніше ніж за два тижні. Це можна зробити різними способами. Виберіть найбільш зручний для вашої організації варіант:
- за допомогою спеціального повідомлення (щоб надалі економити час на оформленні таких документів, розробіть бланк повідомлення про відпустку (Приклад 3);
- за допомогою самого графіка відпусток (для цього введіть в уніфіковану форму № Т-7 додаткову графу «Про час початку відпустки сповіщений», де працівник буде ставити свій підпис і дату) або за допомогою листа ознайомлення з локальним нормативним актом.
Можна істотно спростити процес створення графіка відпусток, якщо використовувати систему управління кадровою документацією Кадр.ІН. Про те, як це зробити, можна дізнатися в нашій статті.