Підкажіть хто має право в компанії завіряти документи (копії) і на яких підставах, а то у нас спірне питання
Вірність копії документа може бути засвідчена підписом керівника чи уповноваженого на те посадової особи з печаткою. На копії вказується дата її видачі і робиться відмітка про те, що оригінал документа знаходиться в даному підприємстві, установі, організації.
Якщо мова йде про інше повноважного особі (це може бути будь-яка особа, будь-який працівник організації), то його повноваження треба підтвердити довіреністю, копію якої за запитом працівника потрібно надати місці з наданням завірених копій документів. Довіреність (ст. 185.1 ГК РФ) оформляється на бланку організації і скріплюється підписом керівника організації (друк в даний час не є обов'язковим реквізитом довіреності). У довіреності обов'язково має бути вказана дата її видачі.
Подробиці в матеріалах Системи Кадри:
УКАЗ ПРЕЗИДІЇ ВЕРХОВНОЇ РАДИ СРСР від 04.08.1983 № 9779-X
Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян
Президія Верховної Ради СРСР
постановляє:
1. Установити, що державні і громадські підприємства, установи та організації видають за заявами громадян копії документів, що виходять від цих підприємств. установ і організацій, якщо такі копії необхідні для вирішення питань, що стосуються прав і законних інтересів звернулися до них. Копії документів видаються на бланках підприємств, установ і організацій.
У такому ж порядку підприємства, установи та організації можуть видавати копії наявних у них документів, що виходять від інших підприємств, установ і організацій, від яких отримати безпосередньо копії цих документів важко або неможливо. У випадках, коли документи були виконані на бланках, при виготовленні копій відтворюються реквізити бланків.
Підприємства, установи та організації висилають також копії наявних у них документів за запитами інших підприємств, установ і організацій, якщо копії таких документів необхідні для вирішення питань, що стосуються прав і законних інтересів звернулися до них.
Вірність копії документа може бути засвідчена підписом керівника чи уповноваженого на те посадової особи з печаткою. На копії вказується дата її видачі і робиться відмітка про те, що оригінал документа знаходиться в даному підприємстві, установі, організації.
2. Підприємства, установи та організації зобов'язані засвідчувати вірність копій документів, необхідних для подання громадянами в ці підприємства, установи, організації, якщо законодавством не передбачено подання копій таких документів, засвідчених у нотаріальному порядку.
Не підлягають засвідченню копії з документів, що мають неясний текст, підчистки, приписки та інші не обумовлені виправлення.
5. Виписки з документів, що стосуються прав і законних інтересів громадян, видаються в порядку, встановленому цим Указом.
голова Президії
Верховної Ради СРСР
Ю.Андропов
секретар Президії
Верховної Ради СРСР
Т.Ментешашвілі
2. Ситуація: Як оформити копію документа за запитом співробітника
Крім довідки, співробітник може запросити копію документа, пов'язаного з його трудовою діяльністю. Копія документа повинна відтворювати всю інформацію першотвору і його зовнішні ознаки. Копію можна зробити за допомогою технічного засобу (ксерокса).
Популярні питання
Щоб копія мала юридичну силу, її потрібно завірити (ст. 62 ТК РФ). Для цього на копії документа вкажіть:
- заверительную напис «Вірно» ( «Копія вірна»);
- посада особи, яка засвідчує копію;
- його особистий підпис;
- розшифрування підпису (ініціали, прізвище);
- дату запевнення;
- печатка організації (друк для засвідчення копій визначте на свій розсуд, наприклад, можна використовувати друк відділу кадрів).
Порада: якщо копія документа містить велику кількість листів, щоб не завіряти кожний аркуш копії, використовуйте особливий порядок засвідчення. Він полягає в наступному.
Приклад оформлення копії наказу
У відділ кадрів звернулася секретар Є.В. Іванова із заявою видати їй копію наказу про прийом на роботу. Керівник відділу кадрів Є.Е. Громова протягом трьох робочих днів з моменту отримання заяви оформила співробітнику належним чином копію наказу про прийом на роботу.
заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості
3. Ситуація: Як оформити довіреність на тимчасове надання співробітником повноважень керівника організації
Якщо статут організації не передбачає поділу повноважень керівника організації на декількох співробітників і можливості передачі повноважень під час відсутності генерального директора, то необхідно оформити довіреність. Вона покликана регулювати зовнішні відносини організації (зокрема, відносини з контрагентами). У довіреності вкажіть передані довіреній особі повноваження.
Довіреність від імені організації повинен підписати її керівник (або інша особа, уповноважена на це відповідно до закону та установчих документів) (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Причому на довіреності, виданої від імені організації, не обов'язково проставляти печатку (у т. Ч. При видачі довіреності співробітнику, тимчасово заміщає генерального директора).
Довіреність можна видати на будь-який термін. Якщо строк у довіреності не вказаний, то вона буде діяти протягом одного року з моменту її видачі. Такі правила встановлені в пункті 1 статті 186 Цивільного кодексу РФ.
Довіритель може в будь-який час скасувати довіреність. А співробітник, якому вона видана, має право в будь-який час від неї відмовитися. Винятком є випадок, коли видана безвідклична довіреність (п. 2 ст. 188 ЦК України). Таку довіреність можна скасувати тільки в тих випадках, які прямо вказані в самому документі (ст. 188.1 ГК РФ). Повний перелік випадків, коли довіреність припиняє діяти, наведено в статті 188 Цивільного кодексу РФ.
заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості
З повагою і побажанням комфортної роботи, Тетяна Козлова,
експерт Системи Кадри
Петиція від всіх кадровиків Росії
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
