Реєстраційні форми та документи служби діловодства
Реєстрація документа - це фіксація факту створення або надходження документа в організацію. Реєстрація включає проставлення реєстраційного номера документа і запис відомостей про документ у реєстраційних формах.
Реєстрація документа необхідна для обліку, контролю і пошуку потрібних документів.
Затвердження документів проводиться посадовою особою (керівником) відповідного підрозділу або керівником підприємства або спеціально видаваним документом для надання документу юридичної сили. У затверджених документах присутній гриф обмеження доступу до документа, що містить слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади, підпис ініціали та прізвище особи, що затверджує документ, і дата затвердження.
Перелік документів, що підлягають затвердженню
- Акти (перевірок, ревізій, виконаних робіт, списання, експертизи, прийому-передачі справ і т. Д.)
- Інструкції (посадові, з техніки безпеки і т. Д.)
- Звіти (про виробничу діяльність, про відрядження і т. Д.)
- Переліки (посад, працівників, документів і т. Д.)
- Плани (виробничі, розвитку, впровадження нової техніки і т. Д.)
- Положення (про структурний підрозділ, преміювання та т. Д.)
- Програми (проведення робіт, заходів, відряджень)
- Структура і штатна чисельність
- Кошториси (витрат, використання засобів і т. Д.)
Перелік документів, на яких ставиться печатка
На документах, що засвідчують права посадових осіб, які фіксують факт витрачання грошових коштів і матеріальних цінностей, а також спеціально передбачених правовими актами ставляться печатка і підпис. Підпис має бути завірена печаткою підприємства.
Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину особистого підпису посадової особи, яка підписала документ, і текст був розбірливим.
- Акти (прийому об'єктів, обладнання, виконаних робіт, списання, експертизи, прийому-передачі справ і т. Д.).
- Архівні довідки, а також копії (виписки) архівних документів.
- Довіреності (на отримання товарно-матеріальних цінностей, ведення справ в арбітражі і т. Д.).
- Договори (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, спільної діяльності, оренді приміщень, про виконання робіт і т. Д.).
- Заявки (на обладнання і т. Д.).
- Заява (на акредитив, про відмову від акцепту і т. Д.).
- На відрядження та інші службові посвідчення.
- Ліцензії на право ведення будь-якої діяльності.
- Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснення фінансово-господарських операцій.
- Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг і т. Д.).
- Доручення бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні (зведені в банк, на отримання та переказ валюти, на імпорт і т. Д.).
- Реєстри (чеків, бюджетних доручень, що подаються в банк, на відправку міжнародної кореспонденції).
- Свідоцтва про відкриття представництв.
- Кошторис витрат (на виробництво нових виробів на капбудівництво, калькуляцію до договору і т. Д.).
- Спільні документи, підписані керівниками підприємств.
- Специфікації (виробів, продукції і т. Д.).
- Установчі документи (статут, протокол і т. Д.).
- Характеристики.
- Штатні розписи і зміни до них.
Перелік документів, що не підлягають реєстрації
До цього переліку включені документи, які не підлягають реєстрації. Цей перелік може бути конкретизований з урахуванням роду діяльності підприємства і доведений до секретарів-референтів, або осіб, які ведуть журнали реєстрації.
НАШІ ПРОЕКТИ
- Навігатор в океані ароматів