Регулярна інвентаризація дозволить регулювати роботу касира, відстежити зловживання готівковими коштами та запобігти розкрадання. Ми склали інструкцію, як грамотно провести інвентаризацію, в які терміни і коли це потрібно зробити, як правильно заповнити підсумкові документи, і відобразити результати перевірки в бухгалтерському обліку.
Коли проводиться інвентаризація каси
Інвентаризація каси не може проводитися хаотично, вона строго регламентується «Порядком ведення касових операцій в РФ». Розберемося детальніше, як перевірити касу.
Де прописаний порядок інвентаризації каси
Навіщо потрібна інвентаризація
Мета інвентаризації каси - звірка фактичної наявності залишку грошових коштів з даними бухгалтерського обліку. Крім цього перевіряються, правильність обліку грошових коштів та їх зберігання.
Як часто проводити інвентаризацію каси
Інвентаризація каси може проводитися в плановому і позаплановому порядку (раптова ревізія).
Коли проводиться планова перевірка
Зазвичай планова інвентаризація каси проводиться в наступних випадках:
- Перед здачею річної бухгалтерської звітності;
- Якщо змінюється матеріально-відповідальна особа (наприклад, касир);
- Якщо чекає реорганізація, або ліквідація компанії;
- Якщо майно компанії здається в оренду, продається або навпаки купується;
- Сталося розкрадання або псування грошових коштів;
- Мало місце зловживання коштами;
- Компанія виявилася в надзвичайній ситуації (пожежа, повінь, аварія, обвалення і т.д.)
Коли не обійтися без «внезапкі»
Позапланова ревізія каси, звана в народі внезапка, найчастіше здійснюється:
- на вимогу ревізорів;
- для контролю над матеріально-відповідальною особою;
- якщо була виявлена помилка в бухгалтерському обліку.
Як затвердити терміни перевірки
Терміни планової та позапланової перевірки, а також порядок проведення інвентаризації повинні бути закріплені в обліковій політиці компанії спеціальним розпорядженням керівника. Нижче ми наводимо зразок подібного розпорядження.
Це повинен знати кожен бухгалтер!
Порядок проведення інвентаризації каси
Всі учасники комісії повинні безпосередньо бути присутніми при інвентаризації. При відсутності хоча б одного члена, перевірка буде вважатися недійсною.
Для затвердження комісії керівник компанії створює наказ у вільній формі.
Важливо! Якщо з плином часу в компанії не було зміни матеріального особи і кадрових перестановок, то щорічно перевидавати наказ про склад інвентаризаційної комісії не потрібно.
Напередодні інвентаризації, необхідно завершити всі операції по касі, прибутково-видаткові касові документи закриваються і передаються в комісію.
А тепер подивимося, що відбувається під час інвентаризації.
1. Перерахунок грошей
Відбувається підрахунок коштів в касі в присутності всіх членів комісії. Отримана сума порівнюється з даними обліку.
2. Звірка бланків
Фактична наявність бланків цінних паперів, бланків суворої звітності перевіряється за видами бланків (наприклад, з акцій: іменні та на пред'явника, привілейовані і звичайні), а також за кожним місцем зберігання і матеріально відповідальним особам.
3. Ревізія грошей в дорозі
Ревізія грошових коштів у дорозі є звірку сум на рахунках бухгалтерського обліку з даними квитанцій установи банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку і т. Д.
Як оформити результати інвентаризації каси
Результати інвентаризації каси оформляються актом за формою інв-15 в двох примірниках (якщо ревізія проводилася у зв'язку зі зміною касира, то в трьох примірниках), екземпляри підписують всі члени комісії.
Зразок заповнення акту інвентаризації каси інв-15:
Якщо перевірялося ще і наявність цінних паперів, то оформляється також в двох примірниках акт за формою інв-16. Його підписують всі члени комісії.
Якщо проводилася раптова перевірка фактичної наявності грошових коштів в касі, то крім інв-15 складається ще акт про перевірку грошових коштів в касі за формою КМ-9, скачати його можна тут:
Зразок заповнення акту КМ-9 при раптовій перевірці каси:
Якщо під час інвентаризації каси було виявлено невідповідність сум готівки з підсумковими сумами за контрольною стрічкою, то виявлені надлишки або нестачі відображаються у відповідних графах журналу касира, і заповнюється акт за формою КМ-1 «Акт про переведення показникам на лічильниках на нулі і реєстрації контрольних лічильників ККМ ».
При вживанні ККТ складання акту КМ-1 обов'язково.
Як відобразити результати інвентаризації каси в бухгалтерському обліку
Залежно від того, чи були виявлені під час інвентаризації каси надлишки або ж навпаки недостача, а також знайдений винуватець недостачі, бухгалтер зробить такі проводки: