Провести в кінці року інвентаризацію - святий обов'язок бухгалтера. І яким би нудним не здавався цей процес, нікуди від нього не дінешся. Йтиметься не лише про те, як її провести, але і про можливі інвентаризаційних помилках. У статті ви знайдете їх конкретний перелік. Озброївшись такою корисною інформацією, ви захистите себе від небажаних наслідків помилок.
публікація
В процесі роботи організація набуває різне майно, розраховується з постачальниками і покупцями, видає і отримує кредити і позики. Всі ці відомості відображаються на рахунках бухгалтерського обліку, формуючи фінансово-економічні показники діяльності підприємства.
Достовірність цих показників не викликає сумнів, тільки якщо вони підтверджуються фактичною наявністю майна і зобов'язань. Перевірити, чи відповідають вони даними бухгалтерського обліку, допоможе інвентаризація.
Виявити фактичну наявність майна, зіставити отримані результати з даними бухгалтерського обліку, а в разі недостачі, надлишків або псування матеріальних ресурсів визначити винних осіб - такі цілі інвентаризації. Якщо при перерахунку попадуться браковані матеріальні ресурси, потрібно сформувати обґрунтовані висновки і підготувати документи для їх уцінки і списання.
І це далеко не всі цілі інвентаризації. Вам доведеться також вжити заходів щодо стягнення дебіторської та погашення кредиторської заборгованості, списати в установленому порядку зобов'язання після закінчення термінів давності і ін.
«Звільнитися» інвентаризацією тільки однієї ділянки не вдасться. Перевірити доведеться все майно організації, всі види фінансових зобов'язань. Майно, яке не належить організації, але числиться в бухгалтерському обліку, наприклад на зберіганні, орендоване або отримане на переробку, - не виняток.
Але перш ніж говорити про оформлення результатів інвентаризації, розберемося, коли організація має право, а коли зобов'язана її проводити.
Інвентаризація може проводитися добровільно. Але є випадки, коли провести її просто необхідно. Перерахуємо їх. Отже, інвентаризація є обов'язковою:
при передачі майна організації в оренду, викуп, продажу, при перетворенні державного або муніципального (унітарного) підприємства;
перед складанням річної бухгалтерської звітності;
при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);
якщо встановлено факти розкрадань або зловживань, а також псування цінностей;
в разі стихійних лих, пожежі, аварій чи інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;
при ліквідації (реорганізації) організації.
Як бачите, цей перелік досить великий. Але є організації, які вважають за краще не проводити інвентаризацію, коли це необхідно. Благо, їх число не таке велике (див. Малюнок). Пам'ятайте, що, хоча штраф за непроведення інвентаризації не встановлено, відсутність первинних документів про цей захід все ж утворює склад податкового правопорушення за статтею 120 Податкового кодексу.
Немає документів - плати штраф 5000 рублів. А якщо немає документів по проведеної річної інвентаризації мінімум за два роки, то штраф складе 15 000 рублів.
І все ж переважна більшість учасників опитування висловилися за інвентаризацію в усіх необхідних випадках.
Незважаючи на те що, наприклад, матеріально відповідальні особи в одних організаціях змінюються нечасто, а в інших - щомісяця, інвентаризація в кінці року обов'язкове для всіх. Щоб вам зайвий раз не вивчати методичку, нагадаємо про етапи, за якими вона проводиться.
Перед початком інвентаризації матеріально відповідальна особа повинна розсортувати все матеріальні цінності, оформити всі прибуткові і витратні документи.
Комісія проводить підготовчу роботу, яка передує підрахунку залишків матеріальних цінностей. По-перше, вона пломбує приміщення, в яких знаходяться матеріальні цінності, по-друге, перевіряє ваги і мірну тару. Крім того, матеріально відповідальні особи подають комісії звіти з усіма документами, що підтверджують рух ТМЦ та коштів.
Вони дають також розписки про те, що до початку інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи на майно здано в бухгалтерію або передані комісії і всі цінності, що надійшли на їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули - списані за видатками.
Аналогічні розписки дають і особи, які мають підзвітні суми на придбання (або довіреності на отримання) майна.
Якщо в установі матеріально відповідальної особи немає, то їм вважається керівник.
Потім описується майно і зобов'язання, т. Е. Проводиться їх речова і документальна перевірка.
Далі інвентаризаційні описи передаються в бухгалтерію. Тут порівнюються дані обліку і інвентаризації, а після складається порівняльна відомість. Вона оформляється тільки по тих активів, за якими виявлені відхилення від облікових даних (п. 4.1 Методичних вказівок). Наприклад, якщо виявлено лишки основних фондів, складається порівняльна відомість інв-18, а для товарно-матеріальних цінностей - інв-19.
Коли будете складати порівняльні відомості, враховуйте пересортицу товарно-матеріальних цінностей. Пам'ятайте, що неприпустимо враховувати товари одного сорту в складі іншого. Не забувайте про сумові різниці, що утворилися в результаті пересортиці, і те, що втрати списуються в межах норм природних втрат.
На цінності, які не належать організації, але значаться в бухгалтерському обліку (знаходяться на відповідальному зберіганні, орендовані або отримані для переробки), складаються окремі порівняльні відомості. Власникам цих цінностей подається довідка про результати інвентаризації з додатком копії інвентаризаційного опису.
Підсумкові дані за всіма видами майна і зобов'язань заносяться у відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією (форма інв-26).
Для оформлення результатів інвентаризації можуть застосовуватися єдині регістри, в яких об'єднані показники інвентаризаційних описів і порівнювальних відомостей.
Відомість підписується головним бухгалтером і керівником установи. Одночасно видається наказ (розпорядження) про затвердження результатів інвентаризації. Наказ є підставою для того, щоб внести відповідні записи в регістри бухгалтерського обліку. Матеріали інвентаризації передають в бухгалтерію, де вони зберігаються не менше п'яти років.
А саме каверзне в інвентаризації - помилки. Адже вона може піднести сюрпризи не тільки у вигляді надлишків і недостач майна.
У таблиці наведені можливі помилки і їх наслідки. Сподіваємося, підготовлений матеріал допоможе вам їх не робити. А на майбутнє пам'ятайте - не помиляється той, хто нічого не робить.
Таблиця. Інвентаризаційні помилки і їх наслідки