Порядок формування структури інвентарного номера основного засобу не встановлено. Тому розробіть її самостійно і закріпіть в обліковій політиці бюджетної установи. Розповімо як це зробити.
Порядок присвоєння інвентарних номерів
Записи в обліковій політиці про формування інвентарних номерів основних засобів можуть бути такими:
1) інвентарні номери основних засобів складаються з ____ знаків і формуються за такими правилами:
- в перших п'яти знаках вказується код рахунку обліку;
- в останніх знаках вказується порядковий номер основного засобу в рамках відповідного рахунку;
2) інвентарні номери основних засобів складаються з ____ знаків і формуються за такими правилами:
- в перших п'яти знаках вказується код рахунку обліку;
- в останніх знаках вказується порядковий номер основного засобу в рамках загальної нумерації в установі;
Зразок запису в обліковій політики щодо формування інвентарного номера основних засобів
3) інвентарні номери основних засобів складаються з ____ знаків і формуються за такими правилами:
- інвентарний номер є порядковий номер основного засобу в рамках установи;
- перед порядковим номером проставляється необхідну кількість нулів для отримання встановленого загальної кількості знаків;
4) інвентарні номери об'єкта основних засобів складаються з не більше ніж ____ знаків і формуються за такими правилами:
- інвентарний номер є довільну послідовність цифр і букв;
- довжина інвентарного номера не повинна бути менше трьох знаків і не більше знаків. На початку номера може бути додано необхідну кількість нулів для досягнення граничної довжини номера.
Перелік запропонованих варіантів побудови інвентарних номерів основних засобів не є вичерпним. Не варто покладатися тільки на автоматичну нумерацію основних засобів в застосовуваної комп'ютерній програмі.
Зміни інвентарних номерів основних засобів
Зміна інвентарних номерів здійснюється одним з двох нижчезазначених варіантів:
1) зміна інвентарних номерів не допустимо протягом усього періоду перебування основного засобу в установі;
2) зміна інвентарних номерів проводиться в наступних випадках:
- зміна принципів формування інвентарного номера відповідно до облікової політики;
- зміна рахунку обліку основного засобу;
- усунення виявлених випадків недотримання облікової політики щодо порядку присвоєння інвентарних номерів.
Зміни стверджує комісія
Всі виправлення оформляються актом зміни інвентарних номерів, який затверджується інвентаризаційною комісією (в додатку до облікової політики має бути поданий зразок такого акта). За підсумками зміни інвентарних номерів проводиться виправлення номерів, нанесених на основні засоби, їх складові частини, пристосування і приналежності.
Реєстрація інвентарних номерів основних засобів ведеться в (вказати найменування облікового регістру). Відповідальний за нумерацію інвентарних номерів основних засобів (вказати посаду).
Найменувань основних засобів та індивідуальних характеристик в обліку
Відповідно до вимог пункту 13 Інструкції № 157н найменування основного засобу формулюється російською мовою.
Основні засоби, що підлягають державній реєстрації (об'єкти нерухомості, автотранспорт) відображаються в обліку відповідно до найменувань, зазначеними в реєстраційних документах.
Якщо автомобіль за паспортом технічного засобу (ПТС) називається «ГАЗ-31051», то в обліку він не повинен значитися як «Волга».
Інвентарний номер окремого приміщення
Окремі приміщення будівель, що мають різне функціональне призначення, а також є самостійними об'єктами майнових прав, враховуються як самостійні інвентарні об'єкти основних засобів.
Відповідно до порядку ведення Єдиного державного реєстру прав на нерухоме майно та угод з ним (ЕГРП) облік об'єктів нерухомості проводиться на підставі технічної документації (кадастрового паспорта).
Цей принцип використовується при постановці на бухгалтерський облік будівель і окремих приміщень. У найменуванні об'єкта обліку зазначаються відповідні ідентифікаційні дані, наприклад, літери, поверховість, підземна поверховість.
Інвентарні номери і оргатехникі
Об'єкти обчислювальної техніки. оргтехніки, побутової техніки, прилади, інструменти, виробниче обладнання відображаються в обліку за такими правилами:
- найменування об'єкта складається з найменувань виду об'єкта і марки (моделі);
- найменування виду об'єкта вказується повністю без скорочень російською мовою відповідно до документами виробника (згідно з технічним паспортом), т. е. в обліку не повинні значитися «DVD», «бесперебойники» і т. п .;
- найменування марки (моделі) вказується згідно з документацією виробника (технічного паспорта) на відповідній мові (якщо принтер називається «Canon», неприпустимо в обліку відображати його як «Канон»);
- в картці основного кошти відбивається повний склад об'єкта, серійний (заводський) номер об'єкта і всіх його частин, що мають індивідуальні заводські (серійні) номера.
Нанесення інвентарного номера на основний засіб
Інвентарний номер, який присвоєно об'єкту, матеріально відповідальний співробітник позначає в присутності члена комісії з надходження та вибуття активів. Номер наносите на об'єкт одним із способів:
- фарбою;
- прикріпленням до об'єкта жетона;
- іншим способом, який забезпечує збереження маркування: насічкою, карбуванням на металі.
Якщо інвентарний номер неможливо нанести на основний засіб, відобразіть його тільки у відповідних регістрах бухгалтерського обліку.
Такий порядок встановлений пунктом 46 Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н.
Документи по основних засобів, що підлягають збереженню
Для основних засобів наступних груп підлягають збереженню документи державної реєстрації:
Для основних засобів наступних груп підлягає збереженню технічна документація (технічні паспорти):
- будівлі;
- споруди;
- транспорт;
- оргтехніка;
- обчислювальна техніка;
- промислове обладнання;
- складнопобутових прилади.
Для об'єктів основних засобів, для яких виробником і (або) постачальником передбачено гарантійний термін експлуатації, підлягають збереженню гарантійні талони. В інвентарній картці основного кошти відбивається термін дії гарантії виробника (постачальника). У разі проведення ремонту, в інвентарній картці основного кошти відбивається термін гарантії на ремонт.
Читайте в наступних номерах журналу "Облік в установі"