У цій статті ви прочитаєте:
- Як ефективно управляти часом
- Як визначити тип особистості
- Як визначити тип особистості
Ефективно управляти часом бажає навчитися кожен управлінець, тим більше, якщо він - ірраціонал. Свого часу я відвідував різні тренінги і читав популярні книги по тайм-менеджменту і особистої ефективності. Перевіривши на собі багато рекомендацій, описані в посібниках, я зрозумів, що вони не завжди працюють. Наприклад, в книзі Гліба Архангельського «Тайм-драйв: Як встигати жити і працювати» написано, що якщо з ранку «з'їсти жабу» (вирішити саму неприємну завдання), то з іншими проблемами впоратися буде набагато простіше. Але як я не намагався, у мене нічого не виходило. Чи не підходили мені і інші поради з книг. Щоб зрозуміти, як ефективно управляти чому основи класичного тайм-менеджменту не годяться для всіх людей, я вирішив детально досліджувати питання. У цій статті я хочу поділитися своїми висновками та спостереженнями.
У чому помилка класичного тайм-менеджменту
Прочитавши велику кількість спеціалізованої літератури на дану тему, я зрозумів, що ефективно керувати часом ірраціональний навчитися лсожно, всі роботи по тайм-менеджменту створені для раціональний - добре організованих людей, які внутрішньо і так йдуть або готові слідувати тим радам, які описані в книгах. Більш того, ці методики вчать, що якщо людина хоче все встигати і навести порядок в справах, то він повинен стати раціональний, зламати себе, перебороти свої звички і психоемоційні особливості. Дисципліна повинна бути понад усе, інакше нічого не вийде. Не можеш себе змусити - значить, нехлюй. Однак в цьому і полягає величезна помилка.
Справа в тому, що є ще й Ірраціонали - люди, такі своїм настроєм, чия діяльність погано піддається плануванню і регулюванню. Для них рекомендації класичного тайм-менеджменту шкідливі і нездійсненні. Як би ірраціонал (яким я себе вважаю) не старався, все його спроби слідувати порадам по організації свого часу і ділової активності раз у раз будуть провалюватися (рисунок 1). Як зрозуміти, до якого типу людей ви ставитеся і який тайм-менеджмент ефективний особисто для вас?
Раціонали і Ірраціонали
Раціонали зазвичай обов'язково діятимуть за наміченим планом дій, у них стабільний емоційний фон і висока працездатність. Якщо вони не виконують намічених справ, то відчувають дискомфорт. Саме тому для них актуальні поради щодо розстановки пріоритетів серед завдань, чіткому обліку часу і рівномірному розподілу сил на завдання протягом дня.
- Як керувати часом: 5 головних принципів самоменеджменту
Ірраціонали, як правило, діють по ситуації, їх емоційний фон нестабільний і сильно залежить від змін настрою. Працездатність в зв'язку з цим теж стрибкоподібне. Причому важко передбачити, коли настане пік активності ірраціонал. З ранку у нього може бути настрій зайнятися якимось одним питанням, потім він здатний різко переключитися на інший, більш цікавий в даний момент. Не так суттєво, яка з задач важливіше. Головне для ірраціонал - зловити свій пік працездатності і направити енергію на вирішення завдання, яка захоплює його прямо зараз. Тому немає сенсу змушувати таких людей слідувати заздалегідь складеному плану. Для них план на день - це всього лише список справ, які можна виконати або залишити без уваги в залежності від свого настрою.
Способи боротьби з помилками ірраціонального планування. Дуже важливо враховувати особистісні особливості при реалізації великих проектів, які тривають кілька місяців. Раціонал може скласти для себе поетапний план мало не на рік вперед і чітко його виконувати. Намагаючись слідувати раціональній логіці, описаної в книгах по тайм-менеджменту, і ігноруючи свою природу, ірраціонал цілком здатний написати такий же план і для себе, але може не досягти поставлених цілей через типових помилок планування (таблиця).
Ще одна класифікація типів особистості
Крім раціональний і ірраціональний, існують ще стратеги і тактики. У перших є мета, вони чітко можуть її назвати і, як правило, знають, як її досягти. У друге мета як така розмита, але вони добре знають, як діяти в поточній ситуації, що потрібно робити в певний момент часу, щоб наблизитися до вирішення неясно окресленої завдання. Як же визначити тип особистості? Щоб зрозуміти, який тип тайм-менеджменту підходить для різних типів особистості, складемо схему, яка об'єднує раціональний, ірраціональний, стратегів і тактиків (малюнок 2).
Раціональні стратеги, або «візіонер». У них завжди є одна мета. Вона збудована на довгий період, добре розмірене і зрозуміла, завжди знаходиться у фокусі уваги. «Візіонери» постійно налаштовані на цю мету, бачать її перед собою і весь час повертаються до неї. Кожен етап досягнення цієї мети чітко розпланований, і раціональні стратеги знають, як в будь-який момент часу вони будуть діяти. Якщо «візіонер» не досягають мети, то відчувають, що життя не вдалося. Основи класичного тайм-менеджменту написані людьми цього типу - для своїх же «родичів».
- Самоменеджмент керівника: основні принципи, завдання, функції
Ірраціональні стратеги, або «капітани». У них теж є мета, яку вони можуть описати, до якої вони йдуть і знають, як її досягти. Але так як «капітани» ірраціональні, побачивши нову мету, вони здатні миттєво і безболісно відмовитися від початкового плану, не відчуваючи докорів сумління.
Раціональні тактики, або «сценаристи». Хоча чіткої мети у них немає, план дій на найближчий час розписаний по кроках. Якщо почати питати «сценаристів», в чому полягає мета, до якої вони рухаються, вони не зможуть виразно пояснити. Для цих людей також підходять принципи раціонального планування дій.
Ірраціональні тактики, або «серфери». У них немає ні чіткої мети, ні плану. Їх девіз: «Лови хвилю, йди за настроєм, чекай піку працездатності». Саме цим людям абсолютно марно підганяти себе під лекала раціональності: всі спроби приречені на провал. Проте «серфери» можуть бути досить успішними людьми. Наприклад, в «Дитячому світі» мені вдалося реалізувати кілька вдалих масштабних проектів. Ми консолідували медійні закупівлі разом з «МТС» в рамках АФК «Система», що не вдавалося до цього нікому. Ми перейшли на новий процесинг за програмою лояльності з мільйонами учасників і транзакцій і т. Д. Насправді все люди можуть бути успішними, але у кожного свій тайм-менеджмент. Найскладніше доводиться якраз «серферів», тому я приведу основні прийоми ірраціонального тайм-менеджменту.
Як визначити ваш тип особистості
Ми всі «покалічені» класичним тайм-менеджментом. Визнати, що ви, наприклад, ірраціональний тактик, складно, але необхідно, інакше ви не зможете впоратися з великою кількістю завдань і проблем. Пам'ятайте: ірраціональність, так само як і відсутність чіткої мети в бізнесі або в життя, - це не погано, це не хвороба, а лише особливість вашого типу особистості. Змушувати себе бути іншою людиною - злочин.
Одним з маркерів, який допоможе визначити ваші характерні особливості, є щоденний план справ. Якщо для вас план - це непорушний закон, яким ви чітко прямуєте і який не можете порушити; якщо ви в будь-який момент можете сформулювати для себе і оточуючих мета проекту або всього бізнесу, значить, ви - раціональний стратег.
Якщо план для вас - це всього лише список справ, якими ви займаєтеся по настроению, і ви легко перемикаєтеся між завданнями, то ви - ірраціональний стратег.
Якщо ви неухильно виконуєте намічений план дій, але не можете позначити для самого себе мету, до якої рухаєтеся, то ви - раціональний тактик.
Якщо ж ви можете проігнорувати справи зі списку, тому що настав спад активності і немає настрою займатися чим-небудь важливим; якщо ви через силу змушуєте себе вирішувати поставлені завдання і не можете зосередитися на них, то ви - типовий ірраціональний тактик.
Для «візіонерів» і «сценаристів» підходить звичайний тайм-менеджмент, який диктує чіткі і раціональні правила гри. «Капітанам» і «серферів» потрібен інший підхід.
Основні прийоми ірраціонального тайм-менеджменту
«Метод Гоголя». Микола Гоголь на скарги Володимира Сологуба про те, що він ніяк не може писати, відповідав так: «А ви все-таки пишіть». Тобто якщо потроху почати виконувати якусь справу, яке не виходить, то результат прийде. Я, наприклад, при створенні презентації спочатку займаюся рутиною: підшукую зображення, звертаюсь дані і т. Д. Знаючи свої особливості, я розумію, що працювати «через не можу» не вийде і не варто вимагати від себе сплеску працездатності, коли його немає. Тому я не поспішаючи занурююся в робочий процес, втягуюся в нього, роблю кілька підходів до вирішення завдання і в результаті до потрібного моменту досягаю необхідного результату.
Планування з урахуванням піків і провалів працездатності. Щоб зрозуміти, коли настане сплеск працездатності і як розподілити свій час в зв'язку з цим, необхідно дізнатися тривалість піків вашої активності та бездіяльності. Ви можете зробити це самостійно, вимірюючи, скільки особисто у вас триває та чи інша фаза. Пам'ятайте, що об'ємні справи краще виконувати за кілька підходів. Тому важливо знати, скільки таких підходів вам слід зробити, щоб досягти мети.
- Начальник відділу продажів: як стати відмінним управлінцем
Контроль перепадів настрою. Як тільки ви помітили, що настрій змінився, поміняйте заняття, інакше у вас не вийде добре виконати свою роботу. Доведеться все робити заново, і ви втратите час.
«Звільнення» голови. Важливо зрозуміти, що голова - це погане сховище даних, яке поглинає вашу енергію. Пам'ятати про сотні справ, зберігати великі обсяги інформації - це додаткове навантаження на організм. Те ж саме відбувається, наприклад, з комп'ютером: чим більше додатків відкрито, тим гірше працює система. Тому не тримайте в голові все, що вам належить виконати.
Сортування справ. Справи бувають простими і складними. Хвилинна справа краще виконати відразу - тоді його не потрібно буде запам'ятовувати і пам'ятати. Якщо справа складна, необхідно зрозуміти, які кроки варто зробити для вирішення завдання, і розписати їх на тривалий час вперед, щоб досягати мети поетапно. Наприклад, зв'язатися з людиною, яка знаходиться у відпустці; заздалегідь зробити запит, які будуть готуватися протягом тижня, почати підбирати важливу інформацію для презентації і т. д. Тоді, поступово зібравши необхідні відомості, можна вийти на пік своєї працездатності з усіма даними, які потрібні для роботи.
- Як домогтися успіху в житті: способи керувати емоціями
В окремий файл під назвою «Коли-небудь» я записую справи без конкретного терміну виконання: наприклад, сходити в ресторан, прочитати книгу, подивитися кіно, зустрітися з партнерами або друзями. Таке ранжирування добре звільняє голову від усього зайвого.
Ревізія і «нагадування». Не забувайте про нагадуваннях і регулярному повному обліку всіх справ. Раціонали можуть робити це щотижня, Ірраціонали - за настроєм. З власного досвіду можу сказати, що цей спосіб дійсно допомагає розібратися зі справами, сильно знижує напругу і тривожність.
екс-директор з маркетингу компанії «Дитячий світ»; бізнес-тренер, консультант по ефективних рішень в маркетингу і продажах
Читайте в найближчих номерах журналу "Комерційний директор"