ЕТИКЕТ ділового спілкування
Е тікет ділового спілкування - це цілий світ умовностей, які, щоб не потрапити в незручне становище, найкраще знати досконально.
Як написати діловий лист
Сторінки ділового листа нумеруються, крім першої, арабськими цифрами.
Ширина поля з лівого боку має бути не менше 2 см. Текст друкується через півтора-два інтервали. Абзац починається з нового рядка, з відступом п'яти інтервалів від поля. У діловому листі слід уникати переносу слів.
Для відправлення листа може бути використаний стандартний конверт, але якщо ваша фірма досить велика, то буде розумним випустити конверт з логотипом вашої фірми. Фірмові конверти безумовно піднімуть престиж вашого підприємства в очах будь-якого партнера.
Щоб скласти діловий лист, не обов'язково володіти літературним талантом.
Мета ділового листа роз'яснити або переконати в чому-небудь вашого ділового партнера, тому в даному випадку високий стиль абсолютно недоречний.
При написанні ділового листа використовується офіційна мова. Він відрізняється точністю і ясністю. Існує цілий набір кліше, штампів, стандартів, за допомогою якого складається діловий лист.
У російській практиці після вступного звернення ставиться восклицательной знак, в міжнародній - кома.
Якщо ви пишете не перший лист вашому партнерові, то його слід почати з ввічливою посилання на останнє отримане від нього лист.
Найбільш прийнятна структура ділового листа - це дві частини. У першій частині викладаються мотиви, що послужили приводом для складання листа; у другій частині - пропозиції, рішення, розпорядження і прохання. Текст для кращого сприйняття розбивається на абзаци.
Підпис ставиться на правій стороні аркуша під заключною формою ввічливості. Прізвище відправника друкується на машинці або на комп'ютері під його особистим підписом.
Зустріч з партнером
У призначений час ділових партнерів у вестибюлі установи зустрічає секретар або помічник і проводжає їх до керівника установи. Виняток становлять лише ті випадки, коли потрібно зустріти дуже почесних гостей. У таких випадках керівник повинен сам зустріти і привітати своїх партнерів. За відсутності керівника гостей повинен прийняти його заступник.
Якщо ваших ділових партнерів не зустрінуть, їм доведеться блукати по будинку в пошуках потрібного кабінету, після чого їх думку про вашу фірму зміниться явно не в кращу сторону.
Якщо ви зустрічаєте своїх гостей на вокзалі, то місця в автомобілі слід розподілити таким чином. на задньому сидінні, за водієм сідає найпочесніший гість, поруч з ним - інший гість або гості, а на передньому сидінні, поряд з водієм, що зустрічає.
Коли для зустрічі гостей використовується лімузин. то самі почесні гості сідають на заднє сидіння, навпаки них ще два гостя, поруч з водієм - зустрічає або гість, який займає найнижчу посаду.
При подачі автомобіля гостям він повинен зупинитися з лівого боку вздовж тротуару. Першим в автомобіль сідає найбільш почесний гість, потім наступний за ним по рангу і так далі.
Якщо автомобіль не може під'їхати з лівого боку, то другий гість сідає з лівого боку, щоб не проходити перед пасажиром, що займає перше місце.
Під'їжджаючи до місця доставки гостей, автомобіль повинен зупинитися таким чином, щоб вони змогли вийти через праві дверцята. Першим виходить пасажир, що займає найбільш почесне місце.
Ділова бесіда вимагає ретельної підготовки, тому що найчастіше переговори - єдина можливість переконати співрозмовника співпрацювати з вами.
Будь-якому підприємцю необхідно добре знати правила ведення ділової бесіди і неухильно їх дотримуватися.
Починає розмову гість, але ділову частину бесіди повинен вести той, хто приймає гостей. Ініціатива в бесіді залежить від вашої активності, інтуїції і інформованості. Якщо гість - іноземець, то його потрібно з увагою вислухати, навіть якщо він погано говорить по-російськи.
Не слід саджати гостя за свій письмовий стіл. Розмову прийнято вести за спеціально призначеним для цих цілей столом, при цьому гість повинен розташовуватися праворуч від вас.
Під час ділової бесіди не слід підвищувати голос, гарячкувати і дратуватися, курити сигарети в присутності некурящих, називати по імені людини, який був тільки що представлений. Не слід знімати піджак, якщо інші не роблять цього.
Спиртні напої під час ділової бесіди не подаються.
На стіл можна поставити мінеральну або фруктову воду, покласти сигарети, а хвилин через п'ять-десять запропонувати каву або чай.
Після закінчення бесіди приймає обов'язково повинен проводити гостей до коридору або ліфта.
Однією з форм ділового спілкування між людьми є прийоми. Прийом - це зібрання запрошених осіб (зазвичай офіційних) в честь кого-небудь або чого-небудь. Розрізняють прийоми ділові та урочисті.
Найбільш почесними за своїм характером видами урочистих прийомів є сніданок і обід. Існують і інші види прийомів: "келих шампанського" або "келих вина", чай, "фуршет", "коктейль", "обід-фуршет" і вечерю.
Прийом "келих шампанського" або "келих вина" починається опівдні і триває близько години. Цей прийом проходить стоячи. Форма одягу - повсякденний костюм і плаття. На ньому гостям подають шампанське, вино і соки, іноді горілку або віскі; в якості закуски - бутерброди, підсмажені горішки, маленькі тістечка, фрукти.
Сніданок починається о 12.00 і закінчується о 15.00. Форма одягу - повсякденний костюм і плаття. Перед сніданком зазвичай подають аперитив: горілку, джин, віскі, сухе вино, соки. У меню сніданку входять одне-два блюда холодної закуски, одне гаряче рибне блюдо, одне гаряче м'ясне блюдо і десерт. До холодних закусок пропонується горілка, до м'ясних - сухе червоне вино кімнатної температури, до десерту - охолоджене шампанське, до кави і чаю - коньяк і лікер. По завершенні сніданку подають каву або чай.
Чай проводиться між 16.00 і 18.00. Цей прийом організовують зазвичай жінки. Чи продовжуєте він, як правило, 1,5-2 години. Форма одяг - повсякденний костюм і плаття. Під час "чаю" прийнято подавати чай (головний напій), десертні і сухі вина, соки води, різні солодощі до чаю, кондитерські вироби, бутерброди з ікрою, рибою, сиром, а також фрукти.
"Фуршет" проводиться між 17.00 і 20.00. Тривалість "фуршету" близько двох годин. Цей прийом проходить стоячи. Форма одягу - повсякденний костюм і плаття. Для "фуршету" накривається один закусочний стіл, на який ставлять стопкою тарілки, кладуть виделки й серветки. Частування передбачає 12-16 найменувань холодних закусок, кондитерські вироби, фрукти, спиртні напої, соки, мінеральні води. В кінці прийому пропонується морозиво, шампанське або кави.
"Коктейль" проводиться так само, як і "фуршет", між 17.00 і 20.00. Єдина відмінність "коктейлю" від "фуршету" то, що під час першого частування подають офіціанти. Форма одягу - повсякденний костюм і плаття.
Обід як найбільш урочистий вигляд прийому починається в проміжку від 19.00 до 21.00 і триває 2-2,5 години, при цьому весь час гості проводять за столом. Форма одягу для чоловіків - темний костюм, смокінг або фрак; для жінок - вечірнє плаття. Під час цього прийому подають: холодні закуски, суп, одне гаряче рибне блюдо, одне гаряче м'ясне блюдо, десерт. Після обіду нерідко пропонуються коктейлі та різні аперитиви.
"Обід-фуршет" проводиться, як і звичайний обід, між 19.00 і 21.00. Форма одягу для чоловіків - темний костюм, смокінг або фрак; для жінок - вечірнє плаття. Під час цього прийому різні страви сервіруються на одному столі. Гості, поклавши собі на тарілку їжу, розсаджуються за невеликі столики, які можуть перебувати в сусідній кімнаті.
"Вечеря" починається о 21.00 і пізніше. Форма одягу вказується в запрошенні. Зазвичай, для чоловіків - це темний костюм, смокінг або фрак; для жінок - вечірнє плаття. Під час "вечері" подають: холодні закуски, суп, одне гаряче рибне блюдо, одне гаряче м'ясне блюдо, десерт. Після "вечері" пропонують аперитив.
На офіційному прийомі
Прийом вважається офіційним, якщо запрошеними є виключно офіційні посадові особи.
Чоловіки присутні на прийомі без дружин, а запрошені жінки в силу займаного ними офіційного положення - без чоловіків.
Сніданок, на який чоловіки запрошуються з дружинами, вважається неофіційним незалежно від числа запрошених.
Обіди, на які запрошуються дружини глав дипломатичних представництв, розглядаються як офіційні, так як дружини розділяють зі своїми дружинами офіційне становище.
Офіційне запрошення відрізняється за формою від неофіційного. На офіційному запрошенні 'вказується титул (ранг) запрошуваного без згадки його імені та імені його дружини. У тексті запрошення вживається форма "має честь запросити". Якщо в запрошенні на офіційний прийом вказується вечірня форма одягу, то можуть бути надіті ордена.
Присутня на офіційному прийомі. треба дотримуватися таких правил:
Надавати відповідну увагу всім офіційним посадовим особам.
Надавати належну увагу всім знатним особам, що не відносяться до числа офіційних представників.
До кожного присутнього слід звертатися, називаючи його звання або титул.
Офіційні прийоми включають в себе сніданки, денні прийоми, обіди, бали і післяобідні прийоми.
Поведінка на цих заходах визначають жорсткі правила дипломатичного етикету.