Простий розбір листів не виправить ситуацію, якщо поштова скринька схожий на переповнений комору, дверцята якого відкриваєш з заплющеними очима - аби нічого не посипалося. Потрібно міняти свій підхід до роботи з поштою. Тоді той час, який зазвичай йде на нескінченний потік нових повідомлень, ви зможете витратити ефективніше - на виконання більш важливих завдань.
Щоб зрушити з мертвої точки, спочатку задайте собі два питання:
- Чому вам приходить багато листів?
- Що заважає вам швидко їх розбирати?
Грунтуючись на своїх відповідях, приступайте до вирішення проблеми і попутно користуйтеся декількома корисними порадами.
Завал в поштовій скриньці може вказувати на проблеми з прийняттям рішень. Багато людей просто не бажають брати на себе відповідальність. Відкладають потребують відповіді питання на потім, щоб вирішити все в більш спокійній обстановці. Або знаходять собі інші виправдання, аби не відправляти у відповідь лист зараз.
Візьміть за правило, відкривши лист, відразу ж виконувати те, що воно від вас вимагає, і відразу ж писати відповідь. І не натискати на хрестик, поки мейл переклад не буде.
Позбавляйтеся від зайвого
Від отримання деяких листів можна запросто себе позбавити:
Налаштуйте фільтри
Якщо розсилки потрібні, щоб дізнаватися про кращих матеріалах улюблених ЗМІ або знижки в інтернет-магазинах, їх можна залишити. Але прибрати з папки з живими входять за допомогою фільтрів. Поштовий сервіс, використовуючи їх, буде сам направлятиме листи до потрібні папки.
Знайдіть інший менеджер завдань
Поштова скринька не повинен заміняти вам класичний список завдань в записнику або додаток-планувальник. Як тільки ви отримуєте лист, а разом з ним ще й нову справу, перенесіть його з пошти в свій to do list.
диктуйте відповіді
Відкривайте пошту за графіком
Рада актуальний не для всіх, адже часто на зв'язку потрібно бути в режимі 24/7. Однак деяким він все ж може стати в нагоді.
Відведіть для роботи з поштою певні проміжки часу протягом дня. Тоді і відповідайте разом на все прийшли за час вашої відсутності листи.
Не перетворюйте пошту в записну книжку
В результаті подібних листів стає так багато, що вони втрачають свій сенс. До них потім так і не повертаються, тому що вони зсуваються вниз по списку - і скоро забуваються.
Для зберігання красивих фотографій використовуйте Tumblr або Pinterest, а замітки пишіть в спеціальних додатках.
Дотримуючись цих правил, ви зможете підтримувати порядок в своїй поштовій скриньці і оптимізувати витрати часу на роботу з поштою.