Щоб не втратити потенційних клієнтів, необхідно, максимально використовувати можливості віртуальної АТС. Не рідкісні випадки, коли клієнти дзвонять в неробочий час, наприклад, ввечері або рано вранці, коли фізично ніхто не може прийняти виклик в силу іншого робочого графіка персоналу. Як бути в такій ситуації?
Два голосових вітання в режимі День / Ніч
Існує можливість прийому і обробки дзвінків без особистої участі операторів. Встановіть додаткове голосове привітання для тих клієнтів, які дзвонять в неробочий час. У денний час всі дзвінки можуть надходити на одну групу співробітників з коротким голосовим вітанням для швидкого контакту з менеджером, а у вечірній, нічний час спрацьовує додаткове вітання з іншою структурою відповідей.
Таке повідомлення повинно бути лаконічним і в той же час максимально зрозумілим.
У разі, якщо потік клієнтів у вечірній або навіть нічний час стабільний, або Ви приймаєте дзвінки від клієнтів по всій Росії або світу, то варто задуматися про створення цілодобового графіка з різними голосовими привітаннями та робочими змінами.
Справитися з ситуацією, що склалася можна, розробивши графік почергового чергування. Це означає, що в обумовлену заздалегідь дату, оператор зобов'язується приймати дзвінки, в тому числі в нічний час. При цьому він може перебувати як в офісі, так і вдома.