При відвантаженні товарів або передачі робіт, послуг, майнових прав зовсім не обов'язково оформляти окремо і рахунок-фактуру, і передавальний документ (товарну накладну, акт і т. Д.). В даний час без будь-яких податкових ризиків їх можна об'єднувати в один універсальний передавальний документ (УПД).
Після відвантаження вартість товарів (робіт, послуг, майнових прав) може змінитися. Така зміна може бути викликано збільшенням або зниженням або ціни, або кількості (обсягу) поставлених ресурсів. У цих випадках продавці замість коректування рахунки-фактури можуть становити універсальний коригувальний документ (УКД).
Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення податкових та юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.
Оскільки форма УПД носить рекомендаційний, а не обов'язковий характер, в неї можна вносити додаткову інформацію. Наприклад, в форму можна включати показники, необхідні для відображення спеціальних умов угод. Для цього бланк, запропонований податковою службою, дозволяється доповнювати новими графами або рядками. Але вписувати нові реквізити можна тільки за межами чорної рамки, якої обмежена включена в УПД типова форма рахунки-фактури. Змінювати саму форму рахунки-фактури не можна. Будь-які доповнення всередині чорної рамки приведуть до того, що УПД втратить статус рахунки-фактури і покупець не зможе прийняти до відрахування пред'явлений йому ПДВ.
Аналогічні висновки можна зробити і щодо УКД.
Що замінюють собою універсальні документи
УПД є рахунок-фактуру, в який включені кілька додаткових реквізитів. Поряд з реквізитами рахунку-фактури УПД містить в собі елементи:
Тому, використовуючи УПД, будь-яка організація при реалізації товарів (робіт, послуг, майнових прав) може об'єднати в цьому документі відомості, для відображення яких призначені форми № ТОРГ-12. № М-15. № ОС-1 і № 1-Т. і одночасно пред'явити покупцеві (замовнику) суму ПДВ.
УКД є коригувальний рахунок-фактуру, форма якого доповнена реквізитами кредит-ноти або іншого документа, що підтверджує згоду сторін на зміну вартості поставлених товарів (робіт, послуг, майнових прав).
Відмова від складання рахунків-фактур і перехід на застосування універсальних документів теж доцільно відобразити в обліковій політиці. Якщо організація переходить на оформлення універсальних документів в середині року, доповнення до облікової політики слід внести до початку чергового податкового періоду з ПДВ.
Ситуація: потрібно повідомити покупців про те, що замість рахунків-фактур організація використовує УПД?
Законодавчо такий обов'язок не передбачена.
Однак за погодженням між собою постачальник і покупець можуть включити цю умову в текст договору. В такому випадку в договорі можна вказати, як саме буде використовуватися УПД: тільки в якості первинного документа (наприклад, як накладна на відвантаження товарів) або одночасно і в якості первинного документа, і як рахунок-фактури.
Умова про застосування УПД можна оформити і у вигляді додаткової угоди до договору поставки.
Призначення універсальних документів
Призначення універсальних документів залежить від присвоєних їм статусів: 1 або 2. Документи становить продавець (виконавець), отже, він же вказує і відповідний статус.
Статус 1 означає, що УПД (УКД) можна використовувати і як первинний документ для оформлення господарських операцій, і як підставу для зміни податкової бази або вирахування з ПДВ, тобто як рахунок-фактуру (коригувальний рахунок-фактуру).
Статус 2 означає, що УПД (УКД) застосовується тільки як первинний документ для оформлення господарських операцій. Наприклад, як накладна або як угоду про зміну вартості відвантажених товарів. У цих випадках продавцеві доведеться скласти окремий рахунок-фактуру або коригувальний рахунок-фактуру.
Втім, сам по собі статус 1 або 2 носить суто інформаційний характер. Насправді ж потрібно дивитися, які реквізити в універсальних документах заповнені. Якщо, наприклад, в них пустує графа «Податкова ставка» (графа 7), то покупець не зможе пред'явити до відрахування ПДВ по такому УПД (УКД). Навіть якщо в документі буде значитися статус 1. Справа в тому, що податкова ставка є обов'язковим реквізитом і первинного, і коректування рахунки-фактури (п. 5, 5.2 ст. 169 НК РФ). Без нього рахунки-фактури вважаються заповненими неправильно, і відшкодовувати ПДВ на підставі таких універсальних документів не можна.
Хто може використовувати універсальні документи
- графу 7 «Податкова ставка»;
- графу 8 «Сума податку, що пред'являється покупцеві».
Для яких операцій можна застосовувати УПД
За допомогою УПД можна оформляти відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг, а також передачу майнових прав.
Крім того, організації можуть використовувати УПД і для посередницьких операцій. Наприклад, коли замовник (комітент, принципал, довіритель) відвантажує товари посереднику (комісіонеру, агентові, повіреному) для продажу. В цьому випадку УПД буде вважатися первинним документом на передачу цінностей без переходу права власності. У рядку 8 «Підстава передачі (здачі) / отримання (приймання)» потрібно вказати реквізити договору на надання посередницьких послуг. При цьому не заповнюйте:
Ситуація: чи можна застосовувати універсальний передавальний документ при відвантаженні товарів на експорт
Сфера застосування універсального передавального документа законодавчо не обмежена. Тому його можна використовувати і для оформлення експортної операції.
Важливо! Іноді податкові органи держав - членів ЄАЕС, куди поставляються товари з Росії, не приймають від імпортерів УПД, виставлені російськими експортерами. Причина - формальне тлумачення положень підпункту 4 пункту 20 додатка 18 до Договору про Євразійський економічний союз, в якому згадуються тільки рахунки-фактури. У таких випадках іноземним контрагентам слід пояснити, що УПД - це той же самий рахунок-фактура, тільки з деякими додатковими реквізитами.
Коли можна застосовувати УКД
УКД можна оформити в двох випадках:
- якщо після відвантаження продавець змінює ціну або кількість відвантажених товарів (робіт, послуг, майнових прав);
- якщо продавець згоден з претензією покупця, який під час приймання (до оприбуткування) виявив розбіжності за кількістю та якістю переданих товарів (робіт, послуг, майнових прав).
УКД не застосовується:
Заповнення універсальних документів
Якщо ж використовуєте форму УПД тільки як первинний документ, тобто помечаете в ньому статус 2, заповнювати всі реквізити не обов'язково. Можна залишити порожніми рядки, які є обов'язковими виключно для рахунку-фактури:
- рядок 7 «До платіжно-розрахунковим документом»;
- графу 6 «В тому числі сума акцизу»;
- графу 7 «Податкова ставка»;
- графу 10 «Цифровий код країни походження товару»;
- графу 10а «Скорочене найменування країни походження товару»;
- графу 11 «Номер митної декларації».
Реквізити УПД, які дублюють реквізити товарною накладною і товарного розділу товарно-транспортної накладної, заповнюйте за правилами, встановленими для оформлення цих документів.
Слід зазначити, що форма УПД на відміну від рахунку-фактури має реквізит «М.П.». Однак він не є обов'язковим. Тому, якщо на документі не буде друку, покупець (замовник) все одно зможе прийняти УПД в якості підстави для відрахування ПДВ та підтвердження витрат з податку на прибуток. У той же час, проставивши друк, продавець (виконавець) зможе не заповнювати рядок 14 «Найменування економічного суб'єкта - укладача документа (в т. Ч. Комісіонера / агента)», а покупець (замовник) - рядок 19 «Найменування економічного суб'єкта - упорядника документа ». Це за тієї умови, що в відбитку є інформація про повне найменування організації, що склала документ.
УПД повинен бути підписаний керівником і головним бухгалтером організації-продавця (виконавця). Замість них УПД можуть підписати інші особи, уповноважені на це розпорядженням керівника або довіреністю від імені організації.
Якщо УПД становить підприємець, то підписати документ може або він сам, або людина, якій підприємець видав відповідне доручення. Наприклад, бухгалтер, який веде облік діяльності підприємця. В обох випадках в УПД повинні бути вказані реквізити свідоцтва про держреєстрацію підприємця.
Крім того, в УПД ставлять свої підписи:
- співробітники, відповідальні за передачу (приймання) товарів (результатів виконаних робіт, наданих послуг), майнових прав;
- співробітники, відповідальні за правильність оформлення угоди (як з боку продавця, так і з боку покупця).
УПД відокремлених підрозділів
Єдине, що потрібно враховувати, - це особливості заповнення:
Приклад оформлення УПД при реалізації товару відокремленим підрозділом
У відокремленого підрозділу:
В обліковій політиці «Гермеса» закріплено, що при оформленні операцій, пов'язаних з реалізацією товарів (робіт, послуг), організація використовує універсальний передавальний документ (УПД).
Приклад оформлення УПД при реалізації товару відокремленому підрозділу
В обліковій політиці «Альфи» закріплено, що при оформленні операцій, пов'язаних з реалізацією товарів (робіт, послуг), організація використовує універсальний передавальний документ (УПД).
Залежно від мети використання УКД може мати статус 1 або 2. Якщо організація збирається замінити універсальним коректувальних документом і коригувальний рахунок-фактуру, і первинний обліковий документ, то УКД потрібно присвоїти статус 1 і заповнити всі реквізити, обов'язкові для коректування рахунки-фактури.
Крім цього повинні бути заповнені рядки 8 «Пропоную змінити вартість» або 9 «Повідомляю про зміну вартості», а також рядок 12 «Зі зміною вартості згоден».
У УКД зі статусом 2 теж повинні бути заповнені рядки 8 (або 9) і рядок 12. При цьому в тій частині, яка дублює коригувальний рахунок-фактуру, достатньо заповнити тільки ті реквізити, де відображаються зміни вартісних або кількісних показників.
Яку рядок заповнювати - 8 або 9 - залежить від того, як буде складено договір. Якщо з самого початку в ньому не було умови про зміну вартості, продавець заповнює рядок 8 «Пропоную змінити вартість». Якщо ж у договорі вже була умова про можливість змінити вартість поставки, то продавець заповнює рядок 9 «Повідомляю про зміну вартості».
У першому випадку (продавець заповнив рядок 8) свою згоду на зміну вартості покупець відображає в рядку 12 «Зі зміною вартості згоден». Крім того, покупець обов'язково повинен заповнити рядки 14 і 15.
У другому випадку (продавець заповнив рядок 9) рядки 14 і 15 заповнювати не обов'язково. Але якщо покупець їх заповнить, то він зможе розглядати надійшов УКД в якості свого внутрішнього облікового документа (аналога довідки бухгалтера), який підтвердить зміна вартості отриманих раніше товарів (робіт, послуг).
Рядок 13 «Дата» теж варто заповнити - це дозволить виключити суперечки про момент зміни вартості, якщо в своєму екземплярі продавець вкаже довільну дату.
УКД повинен бути підписаний керівником і головним бухгалтером організації-продавця (виконавця). Замість них УКД можуть підписати інші особи, уповноважені на це розпорядженням керівника або довіреністю від імені організації.
Якщо УКД становить підприємець, то підписати документ може або він сам, або людина, якій підприємець видав відповідне доручення. Наприклад, бухгалтер, який веде облік діяльності підприємця. В обох випадках в УКД повинні бути вказані реквізити свідоцтва про держреєстрацію підприємця.
Крім того, в УКД ставлять свої підписи:
- співробітники, відповідальні за прийняття рішення про зменшення вартості товарів (робіт, послуг), майнових прав (як з боку продавця, так і з боку покупця);
- співробітники, відповідальні за правильність оформлення угоди (як з боку продавця, так і з боку покупця).