Якщо свою постійну роботу співробітник виконує в роз'їздах, компанія повинна відшкодувати йому витрати, пов'язані зі службовими поїздками. Про це сказано в статті 168.1 ТК РФ. Причому відрядженнями такі роз'їзди не є (ст. 166 ТК РФ). А значить, тут будуть діяти особливі правила. Давайте розберемося, якими документами потрібно обґрунтувати таку компенсацію і як правильно врахувати її у витратах.
Яку роботу вважати роз'їзний і як її оформити
Ну, а самі витрати, які компанія відшкодовує працівникові за роз'їзди, перераховані в статті 168.1 ТК РФ. Це витрати на проїзд, наймання житла та добові. А також інші узгоджені з роботодавцем компенсації. Так що перелік роз'їзних виплат відкритий. І компанія цілком може розширити його так, як їй буде потрібно. Звичайно, в рамках обгрунтованих причин.
Тільки в будь-якому випадку роз'їзний характер роботи співробітника обов'язково потрібно підтвердити документами. По-перше, обов'язково пропишіть в трудовому договорі з працівником умова про роз'їзний роботі (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Ну, а по-друге, сам розмір компенсацій і порядок їх виплати відобразіть у внутрішніх документах компанії. Не забудьте про список робіт, професій і посад працівників, які трудяться в роз'їздах. Все це можна прописати прямо в колективному договорі або окремому наказі керівника Або розробіть і затвердите окреме положення. Це зручно для компаній, в яких багато співробітників з роз'їзним характером роботи.
Як врахувати компенсацію у витратах
Чому тут важливо не помилитися і врахувати витрати саме як інші? Справа в тому, що деякі витрати компанії можуть списувати тільки за нормативом, який розраховується як раз від витрат на оплату праці. Наприклад, витрати на добровільне особисте страхування співробітників врахувати вийде тільки в певному розмірі - 6 відсотків від витрат на оплату праці (абз. 9 п. 16 ст. 255 НК РФ). Те ж саме стосується і представницьких витрат. Для них ліміт дорівнює 4 відсоткам (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). Так що, включивши компенсацію в витрати на оплату праці, компанія може списати нормовані витрати в більшому розмірі, ніж повинна була. А значить, організація занизить податок на прибуток з усіма витікаючими наслідками.
Ну і звичайно, не забувайте, що в будь-якому випадку компанії потрібно дотримуватися правила з пункту 1 статті 252 НК РФ. Тобто будь-які витрати повинні бути обгрунтовані і документально підтверджені. Для цього від співробітника знадобляться касові чеки, БСО, проїзні документи та інші папери, які підтвердять, що він дійсно витратився на службові роз'їзди.
Чи потрібно платити ПДФО і страхові внески
Витрати, пов'язані з роз'їздами, виникають у співробітника під час його роботи. А значить, гроші, якими компанія компенсувала витрати співробітника, не можна вважати доходом. Такий висновок випливає з частини 2 статті 164 і статті 168.1 ТК РФ.
А. Крохмальний,
аудитор аудиторсько-консалтингової групи «Уральський союз»