У процесі виробничої діяльності на всіх підприємствах створюється багато документів, які слід обов'язково зберігати протягом деякого часу, а іноді навіть протягом декількох років. Саме тому ставати актуальним питання - як організувати свій архів?
Як організувати архів на підприємстві
Насамперед потрібно створити всі необхідні умови, щоб зберігати документи в архіві. Обраний вами приміщення має бути захищене від сонячного світла, а рівень вологості в приміщенні не повинен перевищувати допустимого рівня. В архівне приміщення повинен бути закритий вхід для всіх сторонніх людей.
Врахуйте, що згідно до існуючих вимог до архівних приміщень, його не можна розміщувати в дерев'яних будівлях, будівлі з сирою підставою, ветхому приміщенні. При цьому приміщення для зберігання документів має бути обов'язково ізольованим від інших приміщень, які знаходяться в цій будівлі. Також не допускається розміщувати архів в приміщеннях з громадським харчуванням, в організаціях, які зберігають пожежонебезпечні або хімічні речовини, біля харчових складів.
необхідно розташувати архів в спеціально пристосованому приміщенні або яке було спеціально побудовано для поранення архівної документації. Приміщення повинно бути розташоване на відстані від інших небезпечних об'єктів. До таких, відносяться стоянки машин, гаражі, бензоколонки. Крім того поблизу архівного приміщення не повинно бути об'єктів, які забруднюють повітря.
При виборі приміщення, в якому ви хочете організувати архів, то для того щоб архів нормально працював, потрібно кілька відокремлених приміщень: архівосховище, приміщення для документів, приміщення для використання документів, які знаходяться на зберіганні, робоча кімната для всіх співробітників архіву.
Архівна приміщення потрібно відокремити від виробничих, побутових, архівних приміщень. Важливо щоб приміщення не мало загальних вентиляційних каналів. Крім того в такому приміщенні виключена прокладка труб водопостачання і каналізації.
Необхідно скласти для організації зберігання документів «Положення про зберігання документів» і після чого затвердити у керівника підприємства. Також потрібно створити спеціальну експертну комісію, яка час від часу буде проводити експертизу документів на загальне відповідності їх термінів зберігання. Щоб правильно організувати архів, слід ретельно вивчити питання - як організувати архів на підприємстві. так як документація підприємства повинна бути в цілості протягом декількох років в цілості й схоронності.
З цією статтею читають: