Тут ми пропонуємо вашій увазі покрокове керівництво по відновленню або організації роботи архіву підприємства з нуля в тих випадках, якщо дана діяльність здійснювалася неналежним чином або ж не здійснювалася зовсім. Дана інструкція проста і доступна, в ній ми докладно пояснимо, що необхідно зробити, якщо вам доручено вести відомчий архів, а ви не уявляєте, з чого потрібно починати.
Нормативно-методична база щодо організації роботи відомчого архіву
Якщо на вашому підприємстві проводиться комплектування документів для муніципального або державного архіву, тобто здійснюється передача туди паперів на постійне зберігання, то ви зможете контактувати з куратором даного архівної установи, який може проконсультувати вас з багатьох питань, і ви почерпнете у нього масу корисної інформації.
Зазвичай архів організації є частиною служби діловодства, тобто секретаріату, канцелярії, загального відділу та ін. При наявності великого обсягу документації, відомчий архів можна організувати в якості окремого структурного підрозділу.
Посадова інструкція співробітника, відповідального за архів підприємства, повинна містити інформацію про видах здійснюваних ним робіт, а також його права та обов'язки.
Архівні документи організації, як правило, зберігаються в спеціально пристосованих для цього приміщеннях, обладнаних відповідно до нормативних вимог. Невеликі організації, в яких протягом року утворюється лише невелика кількість справ, архівні документи можуть зберігатися в тому ж приміщенні, де розташовується служба діловодства, проте в металевій шафі, який не тільки закривається, а й може бути опечатаний.
Облікові документи архіву підприємства
Якщо ви створюєте архів не з нуля, то необхідно перевірити наявність у вашому архіві вже складених облікових документів. Незалежно від конкретної ситуації вам слід розуміти, які встановлені форми для обліку документів в архіві організації потрібно вести відповідно до актуальних нормативних вимог. На нашому сайті ви знайдете корисну статтю по цій тематиці.
Якщо ви знайшли в архіві справу фонду, а також описи справ, це дуже добре. Їх вивчення допоможе вам розібратися зі складом і кількістю архівної документації. Для ведення відомчого архіву також необхідна наявність номенклатури справ за останні роки.
Склад документів архіву підприємства
На підставі відповідного положення в архів підприємства надходить така документація, завершена відділом діловодства:
- Документи постійного зберігання, які зазвичай формуються тільки у тих організацій, які передають документацію на державне зберігання. Інші ж компанії можуть не мати таких документів, так як право встановлювати десятирічні терміни зберігання і більш. Найчастіше замість постійного зберігання в компаніях застосовують варіант зберігання «до ліквідації організації».
- Документи по особовому складу.
- Документи тимчасового зберігання з терміном більше 10 років, якщо вони є в організації.
- Документи тимчасового зберігання з терміном менше 10 років досить рідко передаються в архів, це може проводитися лише за рішенням керівника фірми, наприклад, через те, що бракує місця для зберігання цих документів у структурних підрозділах компанії.
Перевірка наявності та стану справ в архіві підприємства
Якщо вам необхідно прийняти справи від іншого співробітника, складається акт прийому-передачі справ. Це здійснюється в ситуації зміни відповідального за архів, у якому проводять прийом-передачу архівних документів, а також при зміні довідкового апарату, приміщення або обладнання архіву.
Якщо у вас на руках не той відомчий архів, який створюється з нуля, і в ньому вже перебувають ті чи інші документи, вам знадобиться проведення перевірки наявності і стану наявних в ньому справ. Ця процедура проводиться для того, щоб встановити відповідність їх складу і кількості за фактом і за обліковими формами. Іншими словами, проводиться порівняння опису, що стоїть на обкладинці справи, з описом, наявним в архівних описах. Якщо все збігається - прекрасно, якщо ж будуть виявлені відмінності, їх необхідно буде усунути. У процесі такої перевірки слід оформити акт встановленої форми. Готові акти необхідно буде розмістити в справі фонду.
План роботи архіву організації
Коли настане момент складання плану роботи відомчого архіву, необхідно буде розглянути, що в цей план включається.
Якщо це необхідно, ви можете запланувати відновлення облікових документів. Особливу увагу необхідно приділити описам справ. У разі відсутності цих документів, їх слід завести. Описи справ тих документів, які будуть передаватися на державне зберігання, будуть перебувати в держархіві, а тому ви можете зробити копію і для своєї організації.
Необхідно буде встановити, якими документами необхідна обробка та впорядкування, а які - підлягають знищенню в зв'язку з закінченням терміну їх зберігання. Щоб розібратися з цим, вам слід вивчити номенклатуру справ підприємства.
Існуючі норми передбачають, що документи постійного зберігання, документи з особового складу, а також ті, які мають термін зберігання більше 10 років, не пізніше, ніж через три роки після того як буде завершено діловодство, повинні зазнати повного оформлення, тобто бути підшиті в тверду обкладинку. Обробка документів з науково-технічної точки зору вельми трудомістка, і для неї необхідні спеціальні навички. Саме тому її можуть проводити не тільки співробітники підприємства, але також і сторонні фахівці, з якими укладаються відповідні договори на надання послуг.
Слід скласти графік прийому справ в архів підприємства від кожного структурного підрозділу, який повинен бути узгоджений з керівниками даних структурних підрозділів.
Якщо в організації документи також передаються на державне зберігання, бажано проконсультуватися з питань термінів, порядку передачі і т.д. з куратором держархіву.
Організація використання документів відомчого архіву
Необхідно буде провести організацію використання документів архіву фірми, якщо настане практична необхідність. На підставі своєї заявки співробітник організації може отримати потрібну справу на термін до 30 днів, але при необхідності цей термін можна продовжити ще на 30 днів. В особливій формі під назвою книга видачі справ зі сховища. ставляться відмітки про одержання, а потім про повернення кожної конкретної справи. На місце виданого архівної справи повинна вкладатися карта-заступник. Хоча на практиці в організаціях з невеликим обсягом використання архівних документів останнім вимоги найчастіше не застосовується.
І на останок
У співробітника архіву повинна бути відповідна кваліфікація, щоб проводити такі роботи:
- Перевірка формування та оформлення справ в структурних підрозділах, яка також включає огляд стану зберігання документів, в ході якого складається відповідна довідка або доповідна записка на ім'я керівника.
- Надання допомоги співробітникам структурних підрозділів компанії при роботі з документами.
- Участь у створенні номенклатури справ підприємства, а при необхідності також і в розробці нормативно-методичної бази архівної справи і діловодства фірми.