Як передати бухгалтерію новому фахівцеві, який приходить працювати на місце головного бухгалтера? Точний порядок дій не вказано в нормативних документах.
У Федеральному законі «Про бухгалтерський облік», Положення по веденню бухгалтерського обліку прописані обов'язки фахівця. Так, головний бухгалтер відповідає за:
- підготовку облікової політики,
- ведення обліку,
- здачу звітності.
Тому перед тим як передати бухгалтерію, потрібно:
- оформити журнали і бухгалтерські книги,
- встановити стан бухгалтерії і податкових звітів (перевірка фінансової звітності може зажадати додаткової допомоги фахівців сторонніх організацій),
- оформити акт прийому-передачі справ.
Робота з бухгалтерськими документами
У 87 статті Податкового кодексу також зазначено, що перевірка може торкнутися господарських операцій за 3 роки. Якщо діяльність компанії вже перевірили в ИФНС, то необхідно підготувати документи, оформлені пізніше. Новий співробітник повинен отримати акт для перевірки.
Далі бухгалтер встановлює дату, до якої підготує первинні документи, оборотний баланс, звітність, книги і журнали реєстрації. Як передавати бухгалтерію, якщо виявляється відсутність регістра? У приймально-здавальному акті зазначають відсутній і заводять новий.
Перевірка ведення обліку і звітності
Як готують до передачі бухгалтерію, яка велася протягом кількох років? Охопити великий обсяг даних дуже важко, якщо перевірка фінансово-господарської діяльності виконується без сторонньої допомоги. У таких випадках фахівець працює з останнім балансом.
Його можна перевірити двома способами:
- вибірково,
- повністю, тобто всі угоди за певний проміжок часу, наприклад, квартал.
- відповідність правилам ведення обліку,
- оформлення документів, необхідних для заповнення регістрів,
- звіти по податках, які повинна нараховувати організація; якщо їх багато, перед тим як передавати бухгалтерію, в першу чергу перевіряють декларації з ПДВ та податку на прибуток.
Неточності потрібно вказати в акті. Виправлення помилок може виконувати як бухгалтер, який йде з посади, так і новий співробітник, після офіційного оформлення.
Підготовка акта прийому-передачі справ
Форма акту не є строго визначеною. Краще вказати більш детальну інформацію, перш ніж передати справи новому бухгалтеру. В такому випадку він швидше зорієнтується з особливостями ведення бухгалтерії фірми.
Потрібно відобразити залишки по рахунках з розшифровкою, а також відомості по розділах:
- загальна інформація про організацію бухгалтерії,
- облік грошових коштів,
- розрахунки з працівниками.
Розділи строго не закріплені і в залежності від специфіки діяльності фірми можуть бути змінені. Крім цієї інформації, можливо вказівку результатів інвентаризації та інших даних.