Відмінна добірка квітів для розробки схем вVisio (і не тільки)
Безліч прикладів схем в Visio!
Як підготувати презентацію в PowerPoint
Терміново потрібна презентація РowerPoint? Через 2 дні виступ на семінарі з доповіддю, а Ви не знаєте з чого починати? Заспокойтеся, вдихніть глибше, адже, насправді не так це і страшно. У цьому я переконалася на власному досвіді. За свою багаторічну роботу (більше 8 років) я підготувала безліч презентацій саме для виступів на різних семінарах, курсах, демо-днях і т.д. Прочитавши цю статтю ви не станете «гуру» РР, не пізнаєте всі тонкощі роботи в даній програмі. Моя мета - допомогти новачкові в найкоротші терміни підготувати якісну презентацію. використовуючи основні методи і прийоми роботи, поради, які є результатом саме практичної роботи.
1. Підготовчий етап, збір інформації
- Перед початком роботи необхідно визначити тему вашої доповіді, тобто про що розповідати і визначити аудиторію - для кого призначена презентація, хто Ваш потенційний слухач.
- Написати план мови й основні тези.
- Розбити тези на окремі параграфи, за якими можна зробити розкадрування.
- Заздалегідь дізнатися, як буде транслюватися презентація: чи буде це комп'ютер або проектор, і який монітор.
- Скільки відводиться час для доповіді Коли мова написана, розбита на кадри можна приступати до створення самої презентації. Якщо щось забули - не страшно, завжди можна додати / прибрати кадр.
2. На що варто звернути увагу перед початком роботи
При розробці презентації треба мати на увазі наступне:
- Визначити, для чого потрібна презентація: для надсилання поштою або для виступу на семінарах, доповідях. У першому випадку наповнення (як текстове, так і ілюстративне) має бути найбільш повним, тому що презентація повинна «говорити сама за себе». У другому випадку кількість тексту повинно бути мінімальним, тому що подробиці Ви розкажете усно.
- У кожної компанії є логотип, корпоративні кольори, шрифт і т.д. тому Презентація повинна відповідати корпоративному стилю компанії.
- Якщо вміємо користуватися програмою Photoshop- чудово, отже, Ваша презентація точно не буде схожа ні на яку іншу. Раніше, коли монітори були невеликі, з роздільною здатністю 1024х768 я робила фон розміром 800х600 з дозволом 72 dpi, але зараз розміри і параметри моніторів змінилися, тому я намагаюся заздалегідь дізнатися, на якому моніторі буде йти презентація. Роботу над фоном я починаю з начерку олівцем на папері. У більшості випадків, для презентації треба 2 фону - для головної сторінки і для всіх інших.
- Якщо не вміємо користуватися Photoshop - не біда. PowerPoint надає достатню кількість готових шаблонів. Вибираємо вподобаний, але пам'ятаємо, що для серйозних презентацій потрібні шаблони виконані в діловому стилі, для якихось вітальних, розважальних - веселіші. Так само не забуваємо про корпоративному стилі компанії. Адже навіть в готовий шаблон необхідно вставити логотип компанії і по максимуму використовувати елементи корпоративного стилю.
3. Створення презентації
Програма запропонує вам вибрати структуру сторінок, як буде розміщений текст, ілюстрації, графіки тощо бажано скористатися цією допомогою, щоб згодом заощадити масу часу. А для цього треба «7 разів подумати - 1 раз вибрати».
Приклад оформлення презентації
Приклад тематично-асоціативного презентації. Для кожного слайда підбирався індивідуальний фон.
Завантажити презентацію в форматі pps
Так як же вставити файл фону? У «Зразку слайдів» натискаємо праву кнопку миші і вибираємо «фон - вставити - малюнок». Завантажуємо його і натискаємо «Застосувати для всіх». Якщо для якогось окремого слайда потрібно застосувати інший фон, то чи тут створити окремий макет або в самій презентації на потрібному кадрі повторити послідовність дій, але в кінці натиснути «Застосувати для цього».
4. Наповнення презентації
Основне завдання презентації - перевести Ваш доповідь в візуальні образи. які сприймаються і запам'ятовуються набагато краще, ніж звичайний текст.
Таблиці, діаграми можна готувати як в інших програмах (наприклад, Visio), так і в PowerPoint. Але пам'ятайте, що всі складові елементи повинні відповідати загальному стилю презентації. У Рowerpoint є достатня кількість інструментів, щоб зробити дійсно гарну презентацію: це і різноманітні фігури, лінії, кольору, можна задавати прозорість об'єктів, товщину ліній, тінь, обсяг. Є багато готових форм. Пробуйте, експериментуйте! Але не захоплюйтеся, не забувайте про правила цілісності композиції. У всьому має бути відчуття міри.
Не захоплюйтеся клипартами, які входять в Office. Вони дуже сильно «заїжджені». Краще витратити час і підшукати в фотобанках дійсно цікаві зображення, які відповідають Вашій тематиці. Те ж саме відноситься до фото зображень. Використовуйте їх обдумано, щоб вони несли якусь смислове навантаження і відповідали тез слайда і Вашій доповіді. Ілюстрації, як і все інше, повинні вписуватися в загальну композицію (так-так, саме композицію) слайда.
Для тексту також необхідно задати стиль. Це робиться в «Зразку слайдів». Саме тут можна визначити шрифт (бажано вибрати Aril, Verdana, Times, Tahoma) щоб не було проблем з показом презентації на інших носіях, задати розмір, відступ абзацу (якщо є), інтервал. Визначити стилі для заголовків. Необхідно також задати розміщення тексту на слайді. Текстову інформацію краще представляти у вигляді списку 2-3 рівнів. Кожен кадр повинен бути закінчений за змістом.
Порада: не перевантажуйте слайд інформацією, якщо вже так вийшло, що все, що хотіли не вдається розмістити на одному кадрі - розділіть на 2 і більше кадрів, але пропозиції і сенс повинні бути закінченим на кожному слайді.
5. Анімація
Коли всі елементи розміщені по своїх місцях, створені всі слайди, приступаємо до одного з найцікавіших дій - «пожвавленню» презентації. Створюємо анімацію. Її можна використовувати як для окремих елементів слайда, так і застосувати до зміни слайдів. Анімація дозволяє акцентувати увагу на головному, привертає увагу аудиторії, порушує монотонність мови т.д.
Для зміни слайдів я зазвичай використовую анімацію «шашки», «розчинення». Чому саме ці - тому що в основному я робила презентації для серйозних виступів на семінарах. Анімацію для тексту підбираю в залежності від того, яку смислове навантаження він несе. Наприклад, для однієї заставки клієнт хотів зробити акцент на логотипі оператора зв'язку.
Налаштувань анімації також безліч: для зміни слайдів, для окремих елементів: автоматична і по щічку миші, налаштовується дію «приховати після анімації», коли об'єкт після анімації пропадає і на його місці з'являється інший. В цьому випадку текст, ілюстрації на кадрі розташовуються один над одним, як би в окремих шарах. Показавши один шар і сховавши його після анімації з'являється наступний.
Обов'язково визначтеся, яким способом буде проходити анімація - автоматично або по клацанню миші. При автоматичної необхідно задати час, через яке буде здійснено нову дію. Як правило, в презентації, яка готується до виступу, 80% анімації відбувається при натисканні миші, тобто управляється доповідачем і 20% відбувається автоматично.
6. Обов'язково переглядаємо кінцевий результат!
7. Зберігайте готову презентацію в форматі демонстрації.
8. Найголовніше - Ваш виступ
Після того, як презентація готова, обов'язково репетируємо свій виступ, дивимося, вкладаємося-ли за часом, інтересен- чи матеріал слухачам чи ні, а для цього бажано продемонструвати свою роботу колегам. Адже, як би не була хороша презентація по дизайну, підбору ілюстрацій і т.д, загальне враження у слухача складеться саме від того, як і що Ви їм розповіли.
9. Підготовка апаратури і аудиторії.
Як я вже говорила, обов'язково дізнайтеся, на якій апаратурі і в якій аудиторії буде проходити Ваш виступ. Інакше може статися наступне: я готувала презентації на семінар, який проходив у великому залі для глядачів. Презентації показувалися на великому екрані за допомогою т.зв. «Гармати». Так ось, вся «краса» - градієнти, тіні і півтіні, півтони, різні відтінки одного кольору ідеально виглядали на моніторі комп'ютера і зовсім не було видно на екрані. Розмір і накреслення шрифту також відмінно виглядало на моніторі і було занадто дрібним на екрані. Наступного разу я врахувала ці особливості і використовувала «чисті» кольори - синій, червоний, чорний, жовтий для тексту і для дизайну фону. А так же максимально великий шрифт.
Заздалегідь підготуйте аудиторію, щоб потім в поспіху не довелося шукати столи, стільці і т.д.
10. Роздатковий матеріал
Підготуйте роздатковий матеріал. Добре, якщо це буде CD-диск і роздрук вашої доповіді в наступному вигляді. Роздруковану презентацію (на сторінці зліва розміщується кадр презентації, а праворуч місце для нотаток) треба роздати спочатку семінару, щоб слухачі могли робити нотатки по ходу вашої доповіді.
11. Після виступу
Чи не тікайте відразу після виступу, обов'язково поспілкуйтеся з аудиторією, відповіді на всі виниклі питання)
