Багато роботодавців проводять аудит кадрового обліку організації, тільки якщо виникають певні обставини: звільняється головбух або кадровик, гряде перевірка Державної інспекції праці. Набагато ефективніше проводити самостійну ревізію оформлення документів і відповідності їх чинному законодавству регулярно (не рідше одного разу на рік). Адже незалежно від обставин в документах повинен бути порядок. Розповімо про те, які типові помилки роблять роботодавці і як їх виправити до приходу інспектора.
Як правило, підставою для позапланової перевірки є скарга працівника, що надійшла або безпосередньо в ГИТ, або з інших державних органів. В цьому випадку інспектор зобов'язаний перевірити всі доводи заявника, провести перевірку, а при виявленні порушень - видати припис про їх усунення та залучити порушника до адміністративної відповідальності за наявності підстав.
Позапланові перевірки проводяться в документарній або виїзній формі. Наприклад, коли необхідно на місці подивитися і зробити висновки про те, що відбувається в компанії (як правило, для оцінки дотримання вимог охорони праці), перевірка буде виїзний. Якщо такої необхідності немає - представника організації запросять з документами в інспекцію на документарну перевірку.
Які документи зажадає інспекція
Для початку - установчі документи та накази, що підтверджують повноваження посадових осіб організації. А також наказ про призначення працівника, персонально відповідального за облік, ведення і зберігання трудових книжок, інші документи.
При необхідності перелік документів може бути розширений. Наприклад, не зайвими будуть номенклатура справ кадрової служби і внутрішній локальний нормативний акт (ЛНА), наприклад положення про кадрову службу, що регламентує ведення кадрового обліку й розподілу зон відповідальності між працівниками кадрової служби, їх посадових обов'язків. Хоча такий ЛНА не є обов'язковим, він лише визначає порядок ведення кадрового обліку і встановлює відповідальних осіб.
ГИТ обов'язково запросить при перевірці довідку про діючі в організації локальних нормативних актах, їх оригінали, а також документи, що підтверджують факт ознайомлення працівників з названими актами.
ЛНА затверджуються наказом керівника організації. Роботодавець зобов'язаний ознайомити кожного працівника під особистий розпис з тими ЛНА, які безпосередньо пов'язані з його трудовою діяльністю. Як правило, роботодавець сам вибирає, який документ буде підтверджувати, що працівник ознайомився з такими актами під розпис (їх приблизний перелік наведено в таблиці). Зазвичай це журнал реєстрації ознайомлення з ЛНА. Вести його можна в довільній формі. Головні вимоги: такий журнал повинен бути в твердій палітурці, прошитий і пронумерований, завірений підписом керівника та печаткою організації.
Крім того, в трудовий договір, укладений з працівником, вноситься запис про те, що до надходження на роботу працівник ознайомлений з діючими в організації ЛНА (строго до підписання трудового договору, ст. 68 ТК РФ).
Приблизний перелік обов'язкових документів
Інструкція з охорони праці та техніки безпеки
Відсутність документів, що підтверджують ознайомлення працівника під розпис з ЛНА, безпосередньо пов'язаними з його трудовою діяльністю, вважається серйозним порушенням ТК РФ. Зверніть увагу, що знайомити працівника з названими актами необхідно не тільки при прийомі на роботу, а й в процесі його трудової діяльності, а також у разі внесення в ЛНА будь-яких змін.
Два погляди на графік відпусток і штатний розклад
Серед працівників кадрових служб існує дві протилежні думки з приводу того, чи вважаються ЛНА графік відпусток і штатний розклад організації. Одні експерти вважають, що ці документи є ЛНА, тому з ними потрібно знайомити всіх без винятку працівників. Інші не вважають названі документи ЛНА з усіма витікаючими наслідками.
Як оформлені трудові відносини
Перше, що перевірить інспектор після ЛНА, - це документи, що підтверджують наявність трудових відносин. Зокрема, трудові договори, трудові книжки, штатний розклад, особисті картки.
Обов'язково буде перевірено наявність трудових книжок на всіх співробітників, для яких робота в організації є основною, а також порядок заповнення таких книжок.
У трудову книжку вносяться відомості не тільки про прийом працівника до даної організації і його звільнення, але і також про переведення на іншу постійну роботу і про нагородження за успіхи в роботі.
Здавалося б, навіщо роботодавцю трудова книжка працівника, який вже в організації не числиться? Але, як показує практика, це одне з найпоширеніших порушень трудового законодавства - затримка видачі трудової книжки при звільненні.
У такому випадку роботодавець покарає тільки самого себе. Нагадаємо, що при затримці видачі працівнику трудової книжки з вини роботодавця або внесення в трудову книжку неправильної або не відповідає чинному законодавству формулювання причини звільнення роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівнику не отриманий їм за весь час затримки заробіток (ст. 234 ТК РФ). Днем звільнення (припинення трудового договору) в цьому випадку вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення працівника (припинення трудового договору) видається наказ (розпорядження) роботодавця, а також вноситься запис до трудової книжки. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним (п. 35 Правил).
Також роботодавцю необхідно вести дві обов'язкові книги:
- Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (заповнює кадрова служба або працівник, уповноважений на ведення кадрового обліку організації). Книга призначена для внесення записів про трудові книжки. Її необхідно прошити, пронумерувати, опечатати сургучем на пошті або опломбувати;
- Прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладишів до неї (заповнює бухгалтерія).
Одночасно з трудовими книжками логічно провести звірку по наявності трудових договорів (угод до трудових договорів) всіх працюючих співробітників, а також особистої розпису працівників про видачу примірника трудового договору на руки. Крім того, необхідно перевірити відповідність найменування посади в наступних документах: трудовому договорі, трудовій книжці, штатному розкладі та особовій картці працівника.
Однак не всі роботодавці дотримуються дану вимогу. Буває, що наказ видається раніше, ніж укладається трудовий договір. Або в трудовому договорі вказується термін випробування працівника, а в наказі такої умови немає.
Трапляється, що помилки допускають співробітники кадрової служби: в трудовому договорі з працівником вказана одна посада, в штатному розкладі - інша, в наказі і особистій картці - третя. Або в названих документах не співпадають розміри встановленого працівникові окладу. Подібні розбіжності обов'язково привернуть увагу інспектора ГИТ.
Кадрові накази: тільки за формою!
Таке формулювання невірна. По-перше, неправильно вказано підставу звільнення, немає посилання на статтю Трудового кодексу, що унеможливлює використання наказу в якості документа, необхідного для внесення запису про звільнення в трудову книжку. Тому такий наказ може бути визнаний порушенням прав працівника.
Порушенням буде вважатися відсутність в наказі особистої розпису працівника про ознайомлення з наказом, а також дати ознайомлення.
Перевіряємо оплату праці працівників
Перш за все варто перевірити обов'язкові документи кадрового обліку, а також документообіг із зарплати: платіжні відомості (реєстри до них - в разі перерахування зарплати на картку працівника), розрахункові листки, особові рахунки працівників та інші документи (приблизний перелік див. У таблиці).
Виходячи з перевірки цих документів можна зробити висновок про наявність або відсутність у роботодавця перед працівниками заборгованості з виплати зарплати, розрахункових сум при звільненні та відпускних.
Заборгованістю по зарплаті буде в тому числі невиплата відпускних в строк не пізніше ніж за три дні до настання відпустки, невиплата розрахункових сум в день звільнення працівника, несвоєчасна виплата зарплати. В цьому випадку роботодавцю доведеться виплатити не тільки зарплату, але і передбачену законом компенсацію в розмірі не нижче 1/300 ставки рефінансування на день виплати (ст. 236 ТК РФ).
У процесі перевірки можуть бути затребувані документи і по звільнилися працівникам. Інспектор проаналізує, чи всі покладені виплати їм були зроблені при звільненні (зарплата, компенсація за невикористану відпустку і т.п.).
Оформляємо результати внутрішнього аудиту
Для усунення виявлених порушень необхідно оформити результати аудиту документально: скласти акт про виявлені порушення (зразок див. На с. 119), видати наказ про їх усунення (зразок див. На с. 120) і негайно його реалізувати. Адже до числа обставин, що пом'якшують адміністративну відповідальність, зокрема, відноситься запобігання шкідливих наслідків адміністративного правопорушення, добровільне відшкодування заподіяної шкоди або усунення заподіяної шкоди (с. 4.2 КоАП РФ).
Закрите акціонерне товариство «Омега»
Про перевірку ведення документообігу
кадрової служби
Мною, __________________ начальником відділу внутрішнього контролю Марченкової Аллою Сергіївною
(Найменування посади, ПІБ)
в присутності __________________ юрисконсульта
Ареф'єва Олексія Романовича
(Найменування посади, ПІБ)
і начальника відділу кадрів Семиной Лариси Леонідівни
(Найменування посади, ПІБ)
№ п / п Перелік порушень трудового законодавства та інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права
1 У трудових договорах, укладених з працівниками, не встановлені дні виплати заробітної плати відповідно до ч. 6 ст. 136 Трудового кодексу РФ
2 В Правилах внутрішнього трудового розпорядку порушення ч. 9 ст. 136 Трудового кодексу РФ, що виразилося в тому, що при подачі працівником заяви про надання щорічної оплачуваної відпустки поза графіком відпусток менш ніж за два тижні до настання передбачуваного відпустки, оплата відпустки буде проведена в дні виплати заробітної плати
3 В Правилах внутрішнього трудового розпорядку встановити порядок обчислення середньої заробітної плати для розрахунку оплати відпустки і компенсації за невикористану відпустку відповідно до ст. 139 Трудового кодексу РФ
4 Виплатити грошову компенсацію, передбачену ст. 236 Трудового кодексу РФ, за кожен день затримки виплати належних сум на день звільнення стосовно працівників Іванова І.І. Селіна Л.М.
Цей акт склали:
начальник відділу Марченкова Марченкова А.С.
внутрішнього
контролю
(Посада) (підпис) (ініціали та прізвище)
юрисконсульт Ареф'єв Ареф'єв А.Р.
(Посада) (підпис) (ініціали та прізвище)
начальник ОК Сьоміна Сьоміна Л.Л.
(Посада) (підпис) (ініціали та прізвище)
Закрите акціонерне товариство «Омега»
Про усунення порушень трудового законодавства
та інших нормативних актів, що містять норми
трудового права
У зв'язку з виявленими випадками порушень трудового законодавства та інших нормативних актів, що містять норми трудового права
3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Генеральний директор Львів А.В. Львів
Юрисконсульт Ареф'єв А.Р. Ареф'єв
З наказом ознайомлена:
Марченкова А.С. Марченкова