Документи, складені в електронній формі, потребують підпису. Тільки після цього вони наберуть юридичної чинності і зможуть застосовуватися в проведенні запланованих операцій. З введенням електронно-цифрового підпису (ЕЦП) користувачі отримали масу переваг. Однак не всі можуть розібратися з цим нововведенням, і причина тому - різні формати бланків та документів, з якими доводиться стикатися. У нашому матеріалі ми розглянемо, як підписати документ ЕЦП і як працювати з підписом.
підписуємо правильно
Якщо у вас Microsoft Office
Щоб запевнити цілий файл, дотримуємося такого алгоритму дій:
- У листі вибираємо місце, де необхідна ЕЦП, і переносимо туди курсор.
- У меню програми відображаємо операції «Вставка» - «Текст» - «Рядок підпису» - «Рядок підпису MSOffice».
- На екрані з'явиться вікно, в якому потрібно налаштувати ваш електронний підпис. Тут вказуємо дані особи підписувача електронного документа.
- У користувача є можливість використовувати підписи кількох осіб. Для цього потрібно сформувати окремий рядок для кожної ЕЦП, дотримуючись даного алгоритму.
Для підпису окремого рядка її потрібно виділити, відкрити діалогове вікно з позначкою «Підпис» і слідувати пунктам, наведеними нижче:
- Вибираємо зображення підпису в відсканованому вигляді.
- Поруч із позначкою Х вводимо власне ім'я, після чого друкований варіант ЕЦП буде видно.
- При роботі з планшета можна поставити рукописну підпис.
- Натиснути кнопку «Підписати».
З планшета в документі можна поставити рукописну підпис.
В інших програмах
Що можна підписати ЕЦП? В такому порядку оформляються і підписуються будь-які документи, складені в електронному форматі. За допомогою цифрового підпису можна також запевнити електронного листа, відкоригувавши Outlook. У меню програми необхідно змінити налаштування безпеки, прикріпивши в імені конфігурації сертифікат, дані підпису та вибрати «Передати сертифікати повідомленням». При створенні листа необхідно ввести одержувача, а потім в головному меню знайти «Параметри» - «Підписати».
Якщо користувачеві необхідно використовувати ЕЦП для того, щоб запевнити сканований документ, на допомогу прийде програмне забезпечення «КріптоАРМ», яке встановлюється на комп'ютер. Для підпису потрібно виділити файл і через праву кнопку миші вибрати опції «КріптоАРМ» - «Підписати».
Для запевнення файлів у форматі Word, архівних документів RAR на комп'ютер встановлюються забезпечення «КріптоПро 3.6», Crypto Pro Office Signature. У програмах додаються власні сертифікати, і по стандартному алгоритму підписуємо файли.
Розроблені програми криптограми дозволяють підписувати з допомогою ЕЦП практично всі файлові документи. Вони мають юридичну силу і застосовуються в будь-яких правовідносинах та операціях, не заборонених законодавством РФ.