Підтвердити витрати на ремонт, вироблений власними силами компанії, можна за допомогою дефектної відомості. Це основний документ, який дозволить обгрунтувати витрати на будь-який ремонт майна - поточний або капітальний. Тому, якщо у відповідній ситуації бухгалтерія не оформляє такий документ, вона припускається серйозної помилки.
Пред'явивши ж відомість податковим інспекторам, бухгалтер продемонструє, що такі роботи дійсно були необхідні і що це був саме ремонт, а не модернізація або реконструкція. І витрачені кошти списані одноразово в повній відповідності з вимогами Податкового кодексу.
Взагалі перелік документів, якими в податковому обліку необхідно підтверджувати витрати на ремонт основних засобів, в кодексі не встановлено. Він лише дозволяє в цих цілях звертатися до паперів, побічно підтверджує витрати (п. 1 ст. 252 Податкового кодексу РФ).
Наприклад, факт ремонту підтвердять наступні документи:
Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення податкових та юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.
- наказ керівника компанії про проведення ремонту;
- графік ремонтних робіт та кошторисно-технічна документація, що відображає етапи ремонтних робіт, витрати праці, перелік та вартість матеріалів і загальну вартість ремонтних робіт;
- інвентарна картка обліку об'єкта основних засобів за формою № ОС-6, (затверджена наказом Мінстату України №7), куди вносяться відомості про проведений ремонт.
Справа в тому, що дану форму застосовують при виявленні дефектів устаткування в процесі монтажу, налагодження або випробування, а також за результатами контролю. До ремонту такий бланк не має ніякого відношення. Тобто в разі виникнення поломок в процесі експлуатації вона не застосовується.
Як варіант, форму № ОЗ-16 можна взяти за основу, виключивши з неї непотрібні графи і додавши свої. Чинне законодавство цього зовсім не забороняє. Головне, в акті необхідно вказати виявлені несправності основного засобу. А також пропозиції, як такі дефекти усунути.
Такий папір буде свідчити про те, що компанія правомірно списала витрати на ремонт.
Кількість примірників дефектної відомості залежить від того, кому належить ремонтується майно і хто буде робити ремонт. Якщо компанія вирішила самотужки відремонтувати власне основний засіб, досить одного примірника.
Якщо ж роботи буде виконувати стороння організація, краще заповнити кілька відомостей - одну собі і одну підряднику. У цьому випадку документи повинні підписати представники всіх задіяних сторін.
Те ж саме стосується і ситуації, коли компанія ремонтує орендоване майно.