Відремонтувати вийшов з ладу автомобіль, екскаватор, грейдер і т. # 8197; д. можна, звернувшись до спеціалізованої фірми, або власними силами будівельної організації. Якими документами необхідно обгрунтувати зроблені витрати в кожному з цих варіантів? Які претензії найчастіше висувають інспектори, які проводять податкову перевірку?
Відповіді на ці питання - у даній статті.
Ремонт виконує стороння компанія
Законодавством не визначено перелік документів, які потрібно скласти в цьому випадку, тому є деякі відмінності в складі документів, що застосовуються фірмами, які виконують роботи з ремонту та обслуговування автомобілів та спецтехніки. Як правило, сторони укладають договір, наприклад на рік, і в міру необхідності відправляють техніку в ремонт. Попередня вартість робіт по ремонту і необхідних запасних частин фіксується в заявці на ремонт. Факт здачі машини в ремонт підтверджується актом прийому-передачі транспортного засобу виконавцю (в ньому вказуються комплектність автотранспортного засобу, видимі зовнішні пошкодження та дефекти і т. # 8197; д.). Остаточна вартість фактично виконаних робіт та використаних запасних частин та матеріалів зазначається в замовленні-наряді, на підставі якого складаються акти прийому-передачі виконаних робіт та рахунок-фактура. Повернення автомобіля будфірмі засвідчується актом прийому-передачі транспортного засобу замовнику.
Для наочності наведемо вищесказане у вигляді блок-схеми.
Однак це не єдиний можливий спосіб оформлення взаємовідносин із спеціалізованою компанією. Іноді сторони не укладають договір. Буває, що замовлення-наряд одночасно є актом приймання-передачі виконаних робіт. Трапляється, що окремо оформлюються придбання запчастин та замовлення-наряд на виконання робіт по ремонту. Словом, варіанти допустимі, що не повинно негативно впливати на можливість визнання витрат на ремонт і технічне обслуговування автомобілів та спецтехніки для цілей як бухгалтерського, так і податкового обліку.
Нагадаємо, Вказівками щодо застосування і заповнення форм первинної облікової документації з обліку основних засобів передбачено, що форма ОС-3 застосовується для оформлення та обліку прийому-здачі об'єктів основних засобів з ремонту, реконструкції, модернізації. Її підписують члени приймальної комісії або особа, уповноважена на приймання об'єктів основних засобів, а також представник організації (структурного підрозділу), що проводила ремонт, реконструкцію, модернізацію, стверджує керівник організації або уповноважена ним особа, потім документ здається в бухгалтерію. Якщо ремонт, реконструкцію і модернізацію виконує стороння організація, акт складається у двох примірниках. Перший примірник залишається в організації, другий передається фірмі, яка проводила ремонт, реконструкцію, модернізацію. Дані про ремонт, реконструкції, модернізації вносяться в Інвентарну картку обліку об'єкта основних засобів (форма № # 8197; ОС-6).
Виходячи з положень гл. 37 «Підряд» ГК РФ законодавством не встановлена форма документа, що підтверджує роботи по ремонту та техобслуговування, а також в ньому немає вимоги про підтвердження таких витрат актом за формою ОЗ-3. Таким чином, в разі коли на підставі документів, що оформляються сторонами договору на підтвердження виконуваних виконавцем робіт (в тому числі актів прийняття результату робіт, замовлень-нарядів, заявок на здійснення робіт, інших документів, передбачених договором), можливо встановити об'єкт майна, щодо якого здійснювалися ремонтні роботи, а також обсяг робіт, дані документи є достатньою підставою відображення витрат по ремонту основного засобу.
Примітно, що в розглянутому ФАС ВСО випадку порушником було Управління ФНС, а претензії йому пред'явив Росфіннагляд, який наполягав на тому, що податківці неналежним чином витратили бюджетні кошти. Як бачимо, суд не погодився з думкою контролюючого відомства і вказав, що доказом належного витрачання бюджетних коштів можуть бути будь-які первинні бухгалтерські документи, що дозволяють достовірно встановити їх відношення до ремонту конкретних транспортних засобів і його оплаті.
Відповідно до Вказівок щодо застосування і заповнення форм первинної облікової документації з обліку основних засобів прийом, переміщення об'єктів основних засобів всередині організації, включаючи проведення реконструкції, модернізації, капітального ремонту, а також їх вибуття або списання відображаються в інвентарній картці форми ОС-6 на підставі відповідних документів. В даному випадку був проведений поточний ремонт двигунів, при якому не потрібно внесення записів в інвентарну картку.
Акт про виявлені дефекти устаткування за формою ОС-16 складається на дефекти обладнання, виявлені в процесі монтажу, налагодження або випробування, а також за результатами контролю. Зазначений документ не був представлений платником податків, оскільки необхідність ремонту викликана іншими причинами, а саме великим ступенем зносу двигуна і перевитратою палива, і підтверджена документами, включеними в матеріали справи.
Акт форми ОС-3 застосовується для оформлення та обліку прийому-здачі об'єктів основних засобів з ремонту, реконструкції, модернізації. Однак в даному випадку проводився ремонт частини основного засобу - двигуна, при цьому вибуття самих основних засобів для ремонту не відбувалося, тому складати зазначений акт не було потрібно.
Підведемо підсумок. Відсутність будь-яких документів ще не привід для виключення витрат зі складу витрат, що враховуються з метою оподаткування прибутку, і не підстава для відмови у відрахуванні «вхідного» ПДВ. Витрати на ремонт можна підтвердити різними документами.
Ремонт власними силами будфірми
При такому способі проведення ремонту претензій до документального підтвердження витрат ще більше. Звернемося до конкретних прикладів, щоб з'ясувати точку зору податкових інспекторів і позицію судів.
У міру виникнення необхідності проведення ремонту видавалися накази на списання запчастин на поточний ремонт автомашин. Відповідно до таких наказами і на підставі вимог-накладних зі складу водіям вдавалося запчастини.
При цьому платник податків вів журнал обліку використаних запчастин для ремонту автомобілів, в ньому вказувалися відомості про марку та номер автомобіля, на який була встановлена запасна частина, про найменування запчастини, її кількість і ціну, а також ПІБ водія і його підпис.
Суд вирішив, що такий порядок оформлення документів дозволяє визначити, які саме запчастини і на який автомобіль були встановлені. Тому арбітри відхилили довід податкового органу про необхідність складання дефектних відомостей та актів на списання запасних частин.
Арбітри виходили з того, що гл. 25 НК РФ не встановлені форми документів, які є первинними в цілях нарахування податку на прибуток. Чи не визначені такі форми для цілей визнання витрат на ремонт і правилами бухгалтерського обліку.
На підставі облікової політики організації ремонт об'єктів основних засобів проводиться відповідно до плану і оформляється відповідними документами (дефектна відомість, затверджений кошторис, замовлення, акт виконаних робіт).
У зв'язку з відсутністю уніфікованої форми для визначення статей витрат і планованої вартості ремонту використовувалася калькуляційна відомість, в якій підсумовувалися витрати на ремонт конкретного об'єкта основних засобів.
Необхідність проведення ремонтних робіт підтверджена дефектною відомістю, яка складається на кожен об'єкт основних засобів, що підлягає ремонту.
Фактичні витрати на ремонт об'єкта основних засобів підтверджуються актом прийому-здачі відремонтованих об'єктів основних засобів (уніфікована форма).
На підставі перерахованих обставин суд встав на бік платника податків.
Даний аргумент судді відхилили, звернувши увагу на наступне. Матеріалами справи встановлено, що для здійснення діяльності з надання автотранспортних послуг у організації є значаться на балансі основні засоби, в тому числі автомашини.
Для проведення поточного ремонту автомобілів підприємство має в своєму розпорядженні ремонтним боксом, місцем зберігання запасних частин, має штат відповідних працівників, що підтверджується матеріалами податкової перевірки.
Необхідність проведення поточного ремонту встановлюється на підставі щоденного огляду автомобілів і скарг водіїв. Проведення поточного ремонту підтверджує механік.
Зазначені обставини підтверджені включеними в матеріали справи прибутковими ордерами, товарними накладними, вимогами-накладними, актами технічного огляду автомобіля, заявками, відомостями на установку запасних частин, сертифікатом відповідності запчастин.
Списання використаних запасних частин для поточного ремонту вироблялося за уніфікованою формою М-11, що інспекцією не було оскаржено.
Необхідність і обсяг вироблених поточних ремонтів інспекцією також не поставлена під сумнів.
Дефектна відомість, на яку послався податковий орган, не передбачена в альбомах уніфікованих форм. Відображення поточного ремонту в картках форми ОС-6 не передбачено законодавством про бухгалтерський облік.
При таких обставинах сукупність представлених організацією документів підтверджує обґрунтованість списання до витрат вартості використаних запасних частин.
Наведені судові акти наочно свідчать про те, що інспектори при бажанні завжди знайдуть привід для виключення витрат на ремонт зі складу витрат, що зменшують податкову базу по податку на прибуток, і відмови в застосуванні вирахування «вхідного» ПДВ. Однак, оскільки суди стають на бік сумлінних платників податків, є сенс звертатися до суду і відстоювати право на податкову економію.
- план ремонтних робіт;
- дефектні відомості;
- документи, що свідчать про наявність в штаті організації головного інженера і механіків;
- заявки головного інженера на придбання запчастин, накладні, рахунки-фактури, платіжні документи, що підтверджують в сукупності факт закупівлі запасних частин у спеціалізованих фірм;
- вимоги-накладні на запасні частини;
- акти про списання матеріальних витрат із зазначенням найменувань запасних частин, витрачених при ремонті, їх кількості, вартості, норм витрати, напрями витрачання, рахунків бухгалтерського обліку, за якими відображені дані операції;
- інвентарні картки основних засобів за формою ОЗ-6, в яких зроблені відмітки про дати проведення ремонту, вказані номери документа і суми витрат.
Як ви думаєте, на що послалися податківці, нарахувавши недоїмку з податку на прибуток і ПДВ (при наявності у фірми такого об'ємного пакета підтверджуючих документів)? Інспектори вирішили, що, по-перше, ремонт слід проводити в сервісному центрі, по-друге, при відсутності актів за формою КС-3 витрати є непідтвердженими.
Платник податків звернув увагу арбітрів на те, що податковий орган у ході перевірки не зажадав акти за формою КС-3, тому вони були представлені безпосередньо в суд.
І, звичайно, дуже передбачуваною є скасування судом рішення ИФНС про донарахування.
Про дефектної відомості особливо
На конкретних прикладах ми показали, що дефектна відомість, на думку податківців, є обов'язковим документом, причому незалежно від способу, яким проводився ремонт: силами організації або спеціалізованої фірми (наприклад, автосервісу). Проте обов'язок її складання законодавством не встановлена, що дозволяє судам визнавати вимоги інспекцій необгрунтованими. Отже, вибір залишається за організацією: оформляти дефектні відомості або захищатися від пред'явлених інспекторами претензій в арбітражному суді.
Для переважної більшості випадків форма дефектної відомості не затверджена. тому платник податків має право розробити її самостійно і передбачити обов'язок її застосування в наказі про облікову політику.
Про визначеннях і поясненнях
Деякі бухгалтери зазнають труднощів у розумінні окремих термінів. Розібратися допоможе ГОСТ 18322-78 «Система технічного обслуговування і ремонту техніки. Терміни та визначення »(затверджений Постановою Держстандарту СРСР від 15.11.1978 № # 8197; 2986). Відповідно до цього документа:
- капітальним визнається ремонт, що виконується для відновлення справності та повного або близького до повного відновлення ресурсу виробу (автомобіля, спецтехніки) із заміною або відновленням будь-яких його частин, включаючи базові. При цьому значення близького до повного ресурсу встановлюється в нормативно-технічної документації;
- поточним є ремонт, що виконується для забезпечення або відновлення працездатності виробу і полягає в заміні і (або) відновленні окремих частин;
- технічне обслуговування включає регламентовані в конструкторської документації операції для підтримки працездатності або справності виробу протягом його терміну служби. В технічне обслуговування можуть входити мийка вироби, контроль його технічного стану, очищення, змазування, кріплення болтових з'єднань, заміна деяких складових частин вироби (наприклад, фільтруючих елементів), регулювання і т. # 8197; д.
Нагадаємо, Вказівками щодо застосування і заповнення форм первинної облікової документації з обліку основних засобів передбачено, що відомості про проведений капітальний ремонт повинні відображатися в уніфікованій формі ОС-6 "Інвентарна картка обліку об'єкта основних засобів».
Передбачається, що поломки усуваються не по гарантії.
Під базовою частиною розуміють основну частину виробу, призначену для його компонування і встановлення інших складових частин. Стосовно до автомобіля капітальним ремонтом визнається, наприклад, заміна двигуна, рами.