Щоб зрозуміти, як позбутися від неліквідів, проаналізуйте фактичні запаси на кінець року і планові на наступний рік, звірте фактичні дані з урахуванням і знайдіть надлишки матеріалів, які можна реалізувати.
Використовуйте покрокові керівництва:
Наша компанія управляє декількома бізнес-центрами класу «А». Ми підтримуємо в робочому стані інженерні системи будівель, модернізуємо їх, надаємо клінінгові та телекомунікаційні послуги. Щоб все обслуговувати, використовуємо велику кількість матеріалів і запасних частин.
Крок 1. Проаналізували витрати
Щоб розібратися, чому дані бухгалтерії і комірників не збігаються, мені потрібно було проаналізувати бухгалтерські рахунки і кількість товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), яке надходить на склад і вибуває.
Бухгалтерія вивантажила оборотно-сальдову відомість за рахунком 10 «Матеріали», а я склала звіт «Рух матеріалів по складах» (див. Табл. 1) за три останні роки. Так і дізналася, що кожен рік постачальники закуповують ТМЦ майже на 30 млн рублів, а комірники видають не всі, тільки на 26 млн рублів. Кількість старих запасів на складі постійно збільшується.
Стало ясно, що для того, щоб відповісти на питання, як позбутися від неліквідів. потрібно переглянути роботу складу та облік запасів. До цього ми намагалися, щоб матеріалів завжди вистачало, але не враховували, скільки ТМЦ зберігається на складі. Бухгалтерія орієнтувалася на заявки в обліковій системі від персоналу, а комірники могли видавати запчастини за особистим запитом співробітника. Виходило, що за програмою ТМЦ в роботу списали, а за фактом матеріал залишався на складі. Якщо потрібно терміново усунути аварійну ситуацію, запаси видавали, але співробітники могли забути сформувати заявку на отримання. Так, в обліковій базі актив був, а насправді на складі - немає.
Інженери і диспетчери іноді помилялися і замовляли невідповідні деталі. Коли постачальники з'ясовували, що вона не підходить, замовляли потрібну, а стару постачальнику не повертали. Через це витрачали зайві гроші і незатребувані запаси на складі.
З'їхав орендар - залишилося багато невикористаних ТМЦ. Наприклад, кабелі та свердла, які можна використовувати в подальшому. Співробітники відносили їх на склад, але не проводили ні за якими документами.
Щоб вирішити проблему неврахованих матеріалів, ми провели повну інвентаризацію складів.
Крок 2. Щоб зрозуміти, як позбутися від неліквідів, ми інвентаризували склад
Щоб налагодити роботу бухгалтерії і комірників, ми придбали сканер штрихового кодування і програму «1С: Підприємство 8. МТО Матеріально-технічне забезпечення».
Вирішили інвентаризувати ТМЦ, які зберігаються в усіх складських приміщеннях (див. Табл. 2). Через те що обсяг запасів великий, комісія витратила на інвентаризацію п'ять тижнів. Попередня була три роки тому і зайняла три тижні.
До складу інвентаризаційної комісії увійшли:
- голова - технічний директор;
- головний інженер;
- інженер-диспетчер;
- комірник;
- бухгалтер;
- економіст.
Таблиця 2. Інвентаризаційний опис (фрагмент)
У порівнювальної відомості відобразили, на скільки розходяться дані бухгалтерського обліку і інвентаризаційного опису (див. Табл. 3). В результаті з'ясували, що всього на складах матеріалів на 14 млн рублів, з них надлишок становить 4 млн рублів, шлюб - 700 тис. Рублів. Шлюб списали, надлишки оприбутковували на баланс.
Коли складська програма запрацювала, стало простіше працювати. Співробітники бачать заявки на матеріал в режимі реального часу і завжди знають, скільки залишилося, і де знаходиться потрібна одиниця.
Для всіх співробітників розробили алгоритм, яким вони повинні керуватися, перш ніж отримати ТМЦ (скачати блок-схему з відпуску запасів). Якщо порушується будь-якої етап, співробітник несе персональну відповідальність. Інженери тепер зобов'язані оформляти заявку в базі, тільки потім вони можуть отримати у комірника расходник на руки. Якщо ситуація термінова - працівник складу сам формує запит і відпускає матеріал.
Матеріали зберігаємо по осередках і партіям, на кожну одиницю наклеїли штрих-код. Це зменшило ризик пересортиці.
Таблиця 3. Порівняльна відомість
Кабель волоконно-оптичний, м
Пристрій віддаленого управління розетками, шт.
Ізолента 15 * 10, шт.
Кабель вита пара, м
Крок 3. Продали непотрібні матеріали
На наступний рік в бюджет по закупкам включили ті матеріали, які виявили неоприбуткованими на складі. На цьому заощадили 4 млн рублів.
Деякі виявлені запаси виявилися не потрібні. Устаткування в будівлі змінили, а запчастини до нового не підійшли. Постачальники обдзвонили продавців і запропонували викупити ці матеріали. Щоб визначити продажну вартість, порівняли стару ціну, по якій купували, і нову на сьогоднішній день. Свіжий прайс виявився в півтора рази вище, ніж раніше. Вирішили продати з націнкою в 3 відсотки від старої ціни закупівлі. Нам ці ТМЦ не потрібні, а постачальники охочіше куплять.
Компанія реалізувала непотрібні матеріали і змогла на цьому заробити 4 млн рублів.
Я зрозуміла, щоб правильно спланувати бюджет. потрібно спочатку зайнятися не фінансовою роботою, а господарської. І тоді, питання, як позбутися від неліквідів, не виникне. В результаті тепер працюємо з великою економією: не купуємо зайві активи і не зберігаємо на складі неліквідні залишки. Комірники стежать за залежаний запасами, а служба постачання налагодила повернення матеріалів, якщо ми їх довго не використовуємо або вони нам не підходять.
Щоб не повторювати помилок, проводимо щоквартально інвентаризацію складу.
Методичні рекомендації з управління фінансами компанії
Читайте у другому півріччі
Популярне за темою
Ваша персональна добірка
Статті по темі в електронному журналі
Новини по темі
Сайт використовує файли cookie. Вони дозволяють дізнаватися вас і отримувати інформацію про вашому призначеному для користувача досвід. Це потрібно, щоб покращувати сайт. Відвідуючи сторінки сайту і надаючи свої дані, ви дозволяєте нам надавати їх стороннім партнерам.Еслі згодні, продовжуйте користуватися сайтом. Якщо немає - встановіть спеціальні настройки в браузері або зверніться в техпідтримку.