Практично кожній людині в самих різних ситуаціях може знадобитися написання пояснювальної записки з того чи іншого приводу. В цілому, це нескладна процедура, доступна більшості з вас.
Тому кожній людині бажано знати, як правильно написати пояснювальну записку. і які реквізити обов'язково повинні бути присутніми в ній.
Пояснювальна записка як документ письмового пояснення
Пояснювальна записка - це одна з форм ділових документів, яка необхідна для всебічної оцінки певної ситуації. Як правило, письмове пояснення беруть у учасників якогось інциденту.
Наприклад, такий документ необхідно подавати при порушенні трудової дисципліни, у разі прогулу робочого дня або занять, запізнення на роботу, невиконання плану, здійснення іншого проступку.
Також пояснювальна записка може знадобитися при невідвідування уроків в школі або занять в інституті. У деяких випадках пояснювальну слід подати до податкової служби та інші інстанції.
Загальні правила при написанні записки наступні:
- Документ повинен бути написаний в діловому стилі, без присутності побутової або неформальній лексики.
- Інформація повинна викладатися коротко і логічно.
- Пояснювальна записка пишеться від першої особи.
- В кінці документа обов'язково ставиться підпис і дата.
Офіційною форми або бланка пояснювальній не затверджене, тому вона пишеться в довільній формі. Однак на деяких підприємствах існує свій бланк пояснювальної записки, який затверджується локальним документом.
Як оформляти пояснювальну записку
При написанні пояснювальної записки (на роботі, інституті, школі і т.д.), необхідно дотримуватися такої структури документа:
Обсяг документа повинен бути, як правило, не більше половини листа. Можна оформляти пояснювальну на комп'ютері або ж написати від руки.
При правильному написанні пояснювальної записки головне - послідовно викладайте свої думки, не потрібно сильно вдаватися в зайві деталі.
Коротко викладіть опис ситуації, вкажіть важливі обставини, час і дату подій, що відбуваються, а також склад учасників.
В кінці документа вкажіть про причини, які призвели до того чи іншого порушення. Якщо в даній ситуації є ваша вина, згадайте про це, однак свої дії потрібно аргументувати.
Реєстрація пояснювальних записок
За правилами діловодства даний вид документа повинен бути зареєстрований на підприємстві. Форми реєстрації в організації можуть бути трьох видів:
- Журнальна - найпоширеніша форма. Однак її не можна назвати зручною, адже всі записи йдуть в хронологічному порядку. При пошуку необхідного документа часто доводиться переглядати багато листів журналу.
- Карткова реєстрація - створюються спеціальні контрольно-реєстраційні картки. Вести карткову реєстрацію можуть одночасно кілька співробітників.
- Електронна (автоматизована) форма. Дані про документ заносяться в комп'ютер в реєстраційно-контрольні картки. Вся інформація про вхідних і вихідних документах зберігається в спеціальній базі даних. Після реєстрації документа в базі даних додатково роздруковується реєстраційна картка.
При подачі пояснювальної записки їй присвоюється індекс вихідного документа. Такий індекс включає в себе індекс справи згідно з номенклатурою справ, індекс структурного підрозділу і порядкових номер документа в поточному році.
Особливості подачі пояснювальних записок також можуть бути відображені в інструкції з діловодства на підприємстві, яка затверджується наказом директора.
Терміни зберігання пояснювальних записок
Терміни зберігання пояснювальних записок позначені в Переліку типових архівних управлінських документів, які утворюються в процесі роботи організацій (як державних, так і приватних), даний список затверджений Наказом Мінкультури № 558 від 25.08.10. У наказі зазначено, що пояснювальні записки повинні зберігатися на підприємстві постійно. А доповідні записки можуть зберігатися від 1 до 75 років або постійно.
Особливості оформлення пояснювальних записок
У ст.193 ТК РФ зазначено, що роботодавець має повноваження вимагати письмові пояснення від працівника в разі вчинення дисциплінарного проступку.
Дане пояснення співробітник може подати протягом 2 днів. Якщо він не виконає вимогу начальника, складається акт про те, що пояснювальна записка відсутня.
Співробітник не зобов'язаний писати пояснювальну записку, однак рекомендується все-таки не ігнорувати вимоги начальника, адже винести догану він має право і без отримання пояснень. До того ж, якщо вашої провини в ситуації, що виникла немає або ж порушення допущено в зв'язку з форс-мажорними обставинами, краще детально викласти ситуацію в письмовому вигляді.
Дисциплінарне порушення може виражатися у вигляді:
- Запізнення на роботу.
- Прогулу.
- Невиконання або недбалого виконання функціональних обов'язків.
- Порушення санітарних. пожежних норм або правил техніки безпеки.
- Розкрадання матеріальних цінностей.
- Порушення правил етики і т.д.
Зазвичай роботодавець наполягає саме на тому, щоб записка від працівника була написана від руки, а не надрукована на комп'ютері. Таким чином, директор сам намагається себе убезпечити, адже якщо співробітник вирішить оскаржити накладення дисциплінарного стягнення в суді, він може посилатися на те, що він не подавав пояснювальну, і вона була сфальсифікована.
Якщо ж на фірмі є свій шаблон для написання пояснювальній, набрати такий документ дозволяється на комп'ютері, проте потрібно зробити таку позначку: Пояснення складено особисто і П. І. Б. працівника. Дата. Підпис.