Про законних і незаконних методах скорочення чисельності або штату працівників організації, а також про наслідки незаконних рішень ви можете дізнатися, відвідавши наш семінар «Трудові відносини в умовах скорочення витрат: актуальні проблеми та законні рішення».
Пояснювальна записка як різновид інформаційно-довідкового документа добре знайома не тільки співробітникам кадрової служби, а й іншим працівникам організації. У більшості випадків вона складається при порушенні трудової дисципліни, хоча може створюватися і з питань основної діяльності. Пояснювальна записка - це документ, який складається з метою пояснити окремі положення основного документа (плану, проекту, звіту, завдання, розробки) або пояснити причини якої-небудь події, події, факту, вчинку або поведінки окремих осіб (наприклад, при виникненні нештатних ситуацій, порушеннях дисципліни праці, заподіянні матеріальних збитків роботодавцю). У ОКУД ОК 011-93 цей документ згадується тільки один раз - як пояснювальна записка про порушення трудової дисципліни (код ОКУД 0286091), яка відноситься до класу 0286000 «Документація з оформлення дисциплінарних стягнень». У Переліку документів із зазначенням термінів зберігання пояснювальна записка теж згадується лише один раз (табл. 2). Згідно ст. 193 ТК РФ письмові пояснення працівника обов'язково супроводжують документування залучення його до дисциплінарної відповідальності. На практиці працівник повідомляє причини та обставини вчинення дисциплінарного проступку саме в пояснювальній записці. Цей документ служить роботодавцю однією з підстав для оцінки тяжкості вчиненого проступку і обставин, при яких він був здійснений.
Пояснювальна записка, як правило, складається з двох розділів:
- перший називає факти, що послужили приводом до її написання;
- другий викладає причини, що пояснюють ситуацію, що склалася.
Текст записки повинен бути переконливим і містити неспростовні докази.
За структурою тексту пояснювальні записки відрізняються від доповідних тим, що не містять висновків і пропозицій (додаток 3). Пояснювальна записка може складатися структурним підрозділом або конкретною посадовою особою.
оформлення
Пояснювальні записки працівник найчастіше пише у вільній текстовій формі від руки. Допускається оформлення цих документів машинописним способом. Нерідко в організаціях використовуються і типові бланки, які можуть затверджуватися в т. Ч. І в якості додатків до Інструкції по кадровому діловодству, наприклад, включатися в Табель і Альбом форм документів відділу кадрів.
У разі, коли в організації діють локальні нормативні акти, якими затверджено типові форми документів, що створюються в різних ситуаціях, працівники, звичайно, повинні дотримуватись рекомендацій і оформляти звернення за затвердженими формами. Однак це не означає, що якщо працівник принесе заяву або пояснювальну записку, складену не за затвердженою роботодавцем формі, то цей документ буде недійсним.
Реєстрація
Часто в організаціях виникає питання, чи потрібно реєструвати пояснювальну записку?
На нашу думку, якщо викладений в записці питання вимагає письмового рішення, що оформляється резолюцією керівника організації або іншого уповноваженого посадовця, то цей документ необхідно реєструвати, оскільки він вимагає виконання і використання в інформаційно-довідкових цілях.
При реєстрації пояснювальних записок, а також інших документів, слід дотримуватися правила: вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо.
Зазвичай пояснювальні записки мають складний реєстраційний індекс, подібний до того, який використовується для реєстрації вихідних документів. Так, він може складатися з індексу справи за номенклатурою (включає індекс структурного підрозділу і номер справи за номенклатурою справ цього підрозділу) і порядкового номера документа в межах календарного року.
Для реєстрації пояснювальних записок можуть використовуватися спеціальні реєстраційні форми, наприклад Журнал реєстрації доповідних і пояснювальних записок.
Орлова Олена Василівна, директор департаменту внутрішнього аудиту ТОВ "Комо"