Формулювання масштабу проекту є першим документом, який нам належить створити в процесі планування. На рис. 1 представлений той фрагмент загального огляду процесів проекту, який називається плануванням. Огляд процесів проекту був приведений в розділі «Ініціалізація проекту».
Мал. 1. Завдання планування
Призначення формулювання масштабу проекту полягає в тому, щоб задокументувати цілі і кінцеві результати проекту, а також обмеження, припущення, критерії прийнятності та інші ключові елементи. Затверджена формулювання повинна стати відправною точкою для виконання проекту і давати вичерпні відповіді на всі питання, які покликаний вирішити даний проект. У формулюванні масштабу мета відповідного проекту деталізується до рівня окремих кінцевих результатів, після чого можна буде перейти до більш докладного планування проекту.
Формулювання масштабу проекту є основою для інших документів планування і стає свого роду «дорожньою картою» вашого успіху. Вона формує серед усіх зацікавлених сторін і безпосередніх виконавців проекту єдине розуміння щодо призначення виконуваного проекту. Вона деталізує критерії, які ви (а також всі зацікавлені сторони) будете використовувати для визначення, чи досяг даний проект своєї мети і чи можна вважати його успішним. Дуже важливо не пошкодувати часу на те, щоб виявити і задокументувати всі кінцеві результати проекту. Згодом, в процесі планування, вони допоможуть вам отримати оцінки необхідних ресурсів, часу і витрат, визначити необхідні дії і розробити календарний план проекту.
Формулювання масштабу проекту, календарний план і бюджет - це три найважливіших документа, які вам належить створити для свого проекту. Не пошкодуйте часу на те, щоб зробити ці документи як можна більш повними і точними. Питання, що стосуються календарного плану проекту та його бюджету, ми розглянемо в розділі «Складання бюджету і календарного плану проекту».
Після того як масштаб проекту буде визначено і остаточно узгоджений, під відповідним документом повинні поставити підписи всі ключові особи, зацікавлені у виконанні цього проекту. І коли настане час вносити ті чи інші зміни (а такий момент рано чи пізно настане), затверджена формулювання масштабу проекту може бути використана в якості відправної точки для прийняття відповідних рішень.
Зрозуміло, навряд чи вам сподобається, якщо та чи інша з зацікавлених сторін стане вносити на власний розсуд зміни в проект в ході його виконання. Якщо таке дійсно буде відбуватися, масштаб проекту почне змінюватися непередбачуваним чином і швидко вийде з під вашого контролю. В результаті вся ваша копітка робота по організації виконання проекту (і в першу чергу - зі створення документа, що відображає масштаб вашого проекту) виявиться марною. Після затвердження масштабу проекту ніякі зміни не повинні вноситися без проходження через процес контролю змін. Належні процедури контролю змін ми розглянемо в розділі «Розробка процесів контролю змін».
Формулювання масштабу проекту також стає способом управління очікуваннями зацікавлених у виконанні проекту сторін. Оскільки в цьому документі чітко визначаються кінцеві цілі проекту, ні в однієї з зацікавлених сторін практично не залишається шансів на неприйняття або оспорювання його кінцевих результатів. Це, звичайно ж, не означає, що нічого подібного статися не може, але, посилаючись в ході виконання проекту на формулювання його масштабу, ви можете допомогти всім зацікавленим сторонам і безпосереднім виконавцям зосередитися на цілі даного проекту і його кінцевих результатах.
Що стосується нашого проекту, то в міру створення документів по його планування ми будемо час від часу повертатися до формулювання масштабу (і документу, в якому викладаються вимоги до проекту), щоб ще і ще раз нагадати собі, якої мети ми намагаємося досягти.
Формулювання майбутньої роботи (Statement of Work - SOW) також може виконувати роль формулювання масштабу проекту. SOW часто використовується при укладанні договорів зі сторонніми організаціями на виконання проектних робіт. SOW зазвичай містить інформацію того ж типу, що і формулювання масштабу проекту. Далі ми розглянемо найважливіші елементи документа, що містить належним чином сформульований масштаб проекту.