Ви постійно доробляти роботу за співробітниками і виходьте із офісу найпізніше? Можливо, причиною тому є невміння правильно ставити завдання перед підлеглими. Але ж при грамотному вираженні своїх вимог у вас вистачило б часу на те, щоб відстежити зміни законодавства або освоїти нову методологію.
Уміння керувати - це мистецтво, яким, як показує практика, володіють далеко не всі. З цієї причини управління бухгалтерією в більшості випадків здійснюється на підставі життєвого досвіду - що називається, з натхнення. Однак навчитися управляти командою необхідно - адже відповідальність за бізнес-результат, на який працює колектив (навіть якщо це маленький відділ з 2-3 чоловік), лежить, перш за все, на керівника відділу, тобто на головного бухгалтера. І чим краще він пояснить працівникові поставлені перед ним цілі, тим з більшою ймовірністю ці цілі і загальний успіх (в тому числі, і особистий) будуть досягнуті.
Ще одне типове оману, яким страждають багато бухгалтерів-керівники, - це впевненість в тому, що факти говорять самі за себе і несуть одну і ту ж інформацію для кожного. Переконатися в тому, що це не зовсім так, можна в такий спосіб. Надайте вашим підлеглим всю інформацію, яка відноситься до їх діяльності, і запитайте: «Як ти можеш оцінити свою роботу?».
Поцікавтеся, наприклад, у касира про його особисте оцінці роботи на основі декількох показників, наприклад: кількості документів, які він встигає обробити в день, кількості операцій, проведених по касі, ступеня оперативності занесення платежів до реєстрів і відсотка помилки. З вашої точки зору, робота виконується посередньо. Але один з касирів оцінить її на «відмінно», інший - «вище середнього», третій- «дуже погано», використовуючи одні й ті ж дані.
Два управлінських кита
Перш ніж поставити завдання, бухгалтерам-керівникам необхідно навчитися кільком ключовим правилам. По-перше, вона повинна бути конкретною. Як часто чують підлеглі від обуреного начальника: «Що за пені з ПДВ? Розберися! ». Замість конструктивного: «Податкова нарахувала нам пені з ПДВ, тоді як ми оплачували податок вчасно. Проведи звірку і підготуй документи на перерахунок пені. Тримай контакт з податкової до анулювання нарахованих сум ».
По-друге, завдання повинна бути позитивною. Іншими словами, вимагайте від підлеглого то, що хочете, а не те, чого не хочете. Приклад неправильної постановки завдання можна проілюструвати наступним чином: «Я не повинен бачити тебе в офісі, поки не обробиш всю документацію за минулий тиждень». При невиконанні завдання підлеглий, швидше за все, буде «ховатися» від вас, оскільки отримав установку: «Додому не підеш, поки не обробиш всю первинку за минулий тиждень. ». Отримавши негативний посил, працівник навряд чи з захопленням візьметься за справу. Правильною постановкою завдання в даному випадку буде - «Обробимо документацію і підемо додому!».
Позитивне властивість, крім того, може бути виражено в мотивації підлеглого. Звертаючись до бухгалтеру за основними засобами, начальник дає йому вказівку: «Ти зараз проведи роботу щодо з'ясування місця розташування всіх ОС і в програмі їх заведи з урахуванням оновлених даних. Тобі потім легше буде проводити інвентаризації ». Тобто головний бухгалтер мотивує свого працівника, пояснюючи йому, яку користь отримає особисто підлеглий при виконанні завдання саме таким способом.
Деякі експерти в галузі управління персоналом радять керівникам, видаючи завдання, вимовляти слова чітко і з наголосом, висловлюючи готовність отримати те, що їм потрібно. Тобто коли ви дієте, впевнено формулюючи свої думки і висловлюючи намір постояти за свої вимоги, ви демонструєте вимогливість, яка надає вам владний вигляд.
Хто має вуха, нехай почує
Наступний крок, який необхідно зробити, - обов'язково перевірити розуміння підлеглим поставлених перед ним завдань. Часто, видаючи завдання, керівники не проводять зворотний зв'язок.
У той же час після постановки мети потрібно поцікавитися у працівника, як він зрозумів, що йому потрібно зробити. Вислухавши його уважно, ви відразу дізнаєтеся, чи зрозумів він, чого конкретно від нього хочуть.
Якщо бухгалтер прийшов до свого керівника з питанням, нехай навіть і не дуже розумним, але по роботі, а начальник на нього накричав, то наступного разу він з питаннями не піде і в результаті наламає дров. Щоб уникнути цього, спокійно роз'ясніть завдання і нормативи з законами - це скоротить час на виправлення помилок і запобіжить накладення штрафних санкцій.
Вперед з піснею!
Як тільки ви визначили, що підлеглий правильно зрозумів те, що йому треба зробити завдання, спонукаєте його до негайної дії: встаньте енергійно і вкажіть жестом руки по напрямку до дверей. Часто людям не вистачає поштовху. Керівник - це каталізатор для своїх підлеглих. Останнє, що вам потрібно буде зробити, - проконтролювати виконання завдання.
Підлеглий з повною відповідальністю поставиться до нього, тільки в тому випадку, якщо ви його дочекаєтеся і з'ясуйте, чи виконав він все в той же день. За такою схемою треба діяти щоразу. Якщо ви одного разу продемонструєте зневага до роботи своєму співробітникові, то забудьте про оперативне виконання завдання наступного разу, оскільки підлеглий сприйме його як побажання.
При зустрічі з підлеглим для перевірки виконання завдань почніть енергійно: «Ну що, розповідай про свої досягнення за сьогоднішній день». Дайте співробітнику зрозуміти, що ви чекали від нього виконання наміченого. Знову ж за фізіологічною поведінки підлеглого ви зрозумієте його внутрішній стан: «Виконав», «Виконав, але не всі», «Не виконав», «Мені однаково». Ця інформація буде вам корисна для подальших дій у зворотному зв'язку.
Для зручності дублюйте завдання по електронній пошті або просто на папері. У письмовому вигляді воно буде сформульовано конкретніше
Практична енциклопедія бухгалтера