Умій ПРАВИЛЬНО ставити завдання підлеглих
Правильно поставлена мета полегшує шлях до неї, тому керівник повинен вміти правильно визначати цілі і ставити завдання перед підлеглими, розподіляти між ними обов'язки, тоді кожен працівник займає своє місце, не витрачаючи енергію на виконання не своїх обов'язків.
Керівнику компанії або просто людині, яка займає важливу посаду в компанії, у якого є підлеглі, важливо навчитися правильно ставити перед ними завдання. Необхідно навчитися так пояснити підлеглим їх обов'язки, щоб згодом у них навіть не виникало питань з приводу того, що є їх обов'язками. Підлеглі повинні твердо знати, що є їхньою роботою, тобто що повинні робити вони, а що повинен виконувати інший співробітник, що є їх обов'язком, а що вже входить в компетенцію іншого працівника.
Це необхідно, щоб після того, як віддано розпорядження, у співробітників компанії не виникало питань з приводу того, хто з них повинен його виконувати.
Наприклад, якщо керівник, вийшовши з кабінету в офіс, в якому працюють його підлеглі, попросив підготувати бланк договору, то секретар повинен твердо знати, що це звернення до нього, це його робота, його обов'язок, а менеджер не повинен тут же кидатися до комп'ютера, щоб виконати це розпорядження.
Важливо, щоб в компанії був зразковий порядок, і кожен знав свої завдання, щоб у секретаря не виникало навіть думки попросити підготувати цей договір кого-небудь ще, а у інших співробітників, бажання зробити це за секретаря, не з шкідливості, а тому, що це просто не його справа. Кожен повинен точно знати свої завдання, щоб уникнути питань. І ці завдання повинен пояснити їм саме керівник, причому пояснити дохідливо і точно, щоб обов'язки розподілилися чітко, без накладок. Керівник повинен вміти це робити, в іншому випадку потрібно обов'язково навчитися цьому. Буде простіше всім, і механізм роботи буде налагодженим і чітким.
В іншому випадку, тобто якщо керівник не вміє точно ставити завдання підлеглим, якими б професіоналами своєї справи вони не були, робота компанії все одно буде хаотична і іноді навіть безглузда.
Якщо керівник вибере собі підлеглих, з якими йому буде легко працювати, то буде простіше пояснити їм їх обов'язки. Але необхідно вміти пояснювати завдання всім, незалежно від ступеня взаєморозуміння. Звичайно, взаєморозуміння начальника і підлеглого грає величезну роль в роботі, але якщо підлеглий - справжній професіонал, не варто втрачати його тільки через те, що з першого разу не вийшло пояснити йому його завдання. Це помилка керівника, і потрібно пам'ятати, що досвід приходить поступово, а на помилках вчаться.
Конкуренція серед співробітників потрібна для того, щоб в разі, наприклад, хвороби або раптового звільнення цього співробітника його міг замінити інший, взяти на себе його обов'язки або ж частина їх, але тільки в подібних випадках, у всіх інших ситуаціях кожен співробітник повинен займатися тільки своїм справою, вирішувати тільки свої завдання.
У перший час керівнику іноді доведеться по кілька разів пояснювати співробітнику його завдання, і не потрібно цього боятися, з часом прийде мистецтво робити це так, що у підлеглого не виникне питань. Беручи всю інформацію про своїх підлеглих, іноді керівник від інших співробітників може дізнатися про те, що хтось не зрозумів своїх обов'язків. Але ніколи не потрібно ставити це в провину підлеглого, краще ще раз якомога точніше пояснити йому його завдання. Якщо підлеглий не зрозумів своїх обов'язків, значить, йому їх погано пояснили. Але з часом слід навчитися ставити завдання підлеглим точно.
Навчившись чітко ставити завдання підлеглим, керівник швидше досягне своєї мети, так як кожен з його співробітників, твердо знаючи свої обов'язки, буде всі свої сили витрачати на них.
Якщо хто-небудь з підлеглих не буде точно знати свої завдання, у роботі компанії постійно будуть виникати збої. І якщо роботу не налагодити вчасно, ці постійні збої будуть загрожувати правильної організації виробництва або ж, що також неприємно, її репутації.
Природно, що якщо постійно про компанію буде створюватися така репутація, що її робота не налагоджена і відбуваються збої, і, отже, вона не надійна, то, як наслідок, на такому підприємстві робота за дуже малий відрізок часу припиниться зовсім, так як до неї просто перестануть звертатися клієнти.
Можна навести приклад американської компанії, що займалася будівництвом і виробництвом будівельних матеріалів, «Фелікс». Молодий керівник компанії не вмів, та й не намагався навчитися правильно і чітко пояснити підлеглим їх завдання. В результаті його легковажного ставлення до роботи компанії ніхто з підлеглих толком не знав, що входить в його обов'язки, а що є завданням іншого підлеглого. Тому, коли він віддавав якесь розпорядження, виконувати його починала половина працівників компанії, але, побачивши, що хтось ще виконує це ж розпорядження, припиняли свою роботу. Виходило, що починали виконувати розпорядження майже все, але ніхто не закінчував. В результаті дуже рідко якесь розпорядження в результаті виявлялося виконаним. Дуже швидко компанія «Фелікс» розпалася, не залишивши після себе ніяких ознак існування.
Важливо правильно поставити мету. Причому знати, до чого прагнути, тим більше самому керівникові, а потім вже ставити певні цілі перед підлеглими. Слід точно зрозуміти, що в результаті повинно вийти, так як потім буде легше досягти цього. Іншими словами, правильно поставленої мети буде легше досягти. Для цього керівник повинен мати перед собою чіткий план дій і, сконструювавши стратегію розвитку і організації виробництва, запропонувати його своїм підлеглими, щоб кожен точно знав, чого потрібно домагатися. Необхідно, щоб підлеглий знав, що від нього залежить, тобто що від нього чекають і до чого він повинен прагнути. Якщо він буде мати уявлення про мету, то не стане витрачати свої сили на сторонні речі, а тільки строго на свою роботу, свої обов'язки.
Майбутній власник компанії не стане засновувати її, не знаючи точно, чим вона займатиметься, що буде входити в обов'язки її співробітників. Тому мета потрібно поставити точно і пояснити це співробітникам.
Прикладом розвалу справи через невизначено поставленої мети можна навести історію піратського корабля «Анеон». Капітан корабля - молодий пірат Франческо - не зміг точно поставити завдання перед своїми підлеглими. Тому, коли пролунав його наказ «На абордаж!», Пірати кинулися врозтіч, не знаючи чітко, хто з них повинен стояти біля гармат, а хто битися з моряками іншого судна. Виникло сум'яття, пірати металися з однієї палуби на іншу, але ніхто нічого толком не робив. Пірати зазнали поразки. Більша половина піратів загинула, загинув і сам Франческо, інших взяли в полон і стратили після швидкого суду.
Якщо з самого початку створення компанії у її керівника не виходить будувати думка так, щоб її зрозуміли всі інші, не потрібно впадати у відчай. У цьому випадку допоможуть тренування. Тренуватися потрібно самостійно, представляючи ситуацію, коли йде роз'яснення людині його обов'язків, і зробити це потрібно так, щоб він зрозумів, які до нього пред'являються вимоги. Необхідно продумати, як краще і точніше поставити задачу перед підлеглим.
Потрібно вчитися правильно ставити завдання підлеглим. І якщо у керівника це не виходить відразу, не треба впадати у відчай і перекладати цей обов'язок на кого-то ще, так як не виключений варіант, при якому той, кому доручається пояснювати підлеглим їх обов'язки, буде уявляти собі їх не так, як уявляє собі ці обов'язки їх безпосередній керівник. Необхідно бути наполегливішими, адже одна з найпоширеніших причин розвалу підприємств - відмова від нього при першій же невдачі. Пам'ятайте: на помилках вчаться.
Якщо керівник насправді хоче навчитися правильно ставити завдання перед підлеглими, він обов'язково навчиться цьому. Бажання - це вже дуже багато.
Потрібно правильно поставити завдання підлеглим, щоб робота протікала злагоджено, як хороший механізм. У тому випадку, якщо кожен чітко знає свої завдання і обов'язки, вирішити яку-небудь спільну проблему буде значно простіше. Всі разом чітко визначають характер обговорюваної проблеми, при цьому кожен висловлює думки з приводу тієї чи іншої проблеми зі своєї точки зору, тобто, чітко знаючи свої обов'язки, кожен говорить, як він вирішить якусь частину проблеми, виправивши щось у своїй роботі відповідно до конкретних завдань.
Завдання керівника компанії - наблизити мету, до якої він прагне, засновуючи свою справу. Потрібно донести цю думку до співробітників і пояснити кожному з них, який внесок в загальну справу вносить конкретна людина. Тобто необхідно роз'яснити кожному, що є його завданням, а що ні, що повинен виконувати він і ніхто інший, а що - хтось інший, і ні в якому разі не він. Слід відразу сказати про те, що це стосується лише стандартних робочих днів.
Якщо керівник досягне максимально точного розуміння співробітниками його завдань, то буде витрачати свої сили тільки на них і ні на що інше. Він стане працювати в певному, заданому начальником напрямку, наближаючись, таким чином, до мети. Адже сили людини обмежені, і якщо він буде розтрачуватися на щось ще, крім своїх власних завдань, то на власні обов'язки у нього буде залишатися набагато менше сил і, отже, виконає він їх гірше, ніж міг би, і досягнення мети діяльності компанії відійде на другий план.
Говори точно, чітко, правильно, уміючи, інакше люди не повірять тобі і не підуть за тобою.
Зворотний бік закону
Існує велика ймовірність того, що навіть зумівши чітко поставити завдання перед підлеглими і переконавши їх у тому, що це і тільки це входить в їх обов'язки, можна прийти до того, що при раптовому невихід їх на роботу - хвороби або терміновому звільненні - ніхто, крім цього співробітника не зможе вирішити його завдання, тобто терміново знадобиться працівник з такими ж навичками. Решта ж підлеглі будуть в змозі виконувати лише власні обов'язки, перебуваючи в упевненості, що все інше входить в обов'язки інших співробітників і їх це не повинно цікавити.
Тому можна порадити лише заохочувати деяку конкуренцію серед співробітників компанії, щоб в екстреному випадку того чи іншого співробітника змогли замінити. Але не слід надовго перекладати широкий спектр обов'язків на одного підлеглого, так як в цьому випадку ні ті, ні інші завдання не будуть вирішуватися з усією ретельністю, тому що в такому випадку співробітник буде витрачати свої сили на рішення, наприклад не однієї, а двох завдань одночасно. Природно, це не піде на користь компанії.
Є ще ймовірність того, що, намагаючись якомога конкретніше сформулювати свою думку, щоб донести її до співробітників, і намагаючись якомога точніше роз'яснити їм їх завдання, керівник витратить занадто багато часу або піде в сторону від основної думки. Тим самим можна домогтися зовсім не того, чого потрібно, а прямо протилежного. Підлеглий, перед яким керівник постарається точніше поставити його завдання, просто може заплутатися в нетрях його думок і не зрозуміє, що ж все-таки входить в його обов'язки. Внаслідок цього він (наприклад, посоромившись зізнатися в тому, що нічого не зрозумів) почне працювати, покладаючись на інтуїцію, і буде робити все, як то кажуть, навмання.
Бажаючи домогтися кращого, можна досягти якраз зворотного результату. Тому слід пам'ятати про необхідність чіткіше й конкретніше ставити перед підлеглими їх завдання.
Колись давним-давно люди одного дуже нечисленного народу задумали побудувати місто в долині. Місто, в якому жили б люди тільки цього народу. І коли вони зібралися в тому місці долини, де за їхнім задумом повинна була б бути центральна площа міста, то стали вирішувати, хто з них буде каменярем, хто проводити воду в місто, хто з жінок буде готувати для робітників, а хто дивитися за дітьми .
Старійшина цих людей став розподіляти обов'язки серед них, але говорив він так невиразно, як ніби говорив зовсім іншою мовою, що багато хто не зрозумів своїх обов'язків. Коли народ став будувати місто, половина з них займалася не тим, що вміла робити добре, а інші і зовсім тинялися без діла. Ті, хто працювали, стали обурюватися і нарікати, а потім серед них стався розкол, і те, що встигли звести, тут же зруйнували. Місто - мрія цього народу - так і не був побудований.