Просимо роз'яснити як правильно відшкодувати працівникові витрати на проживання в готелі в закордонному відрядженні в Грузії, якщо співробітник здійснив оплату за проживання в готелі своєї банківською картою (банківська карта рублева) .Співробітники надав чек з оплати проживання, в якому списана сума у валюті країни проживання - Грузії , а також надав рахунок за проживання, де сума проживання по датах проживання вказана у валюті країни проживання - Грузії, а в підсумковому рядку рахунка містить суми як у валюті Грузії так і в доларах США. аким чином зробити правильно розрахунок компенсації співробітнику вартості за проживання в закордонному відрядженні в Російські рублі? На дату затвердження авансового звіту курс ЦБ РФ якої валюти застосовувати в даній ситуації, Грузії або Доларів США?
Суму компенсації в рублях потрібно визначити за курсом обміну, який був на момент проведення платежу. Для підтвердження курсу обміну працівникові потрібно взяти в банку довідку про рух грошових коштів на його банківську карту.
В авансовому звіті сума витрат вказується за курсом на момент проведення платежу. Курс якої валюти брати залежить від того, в якій валюті відбулося списання. Це буде видно з банківської довідки.
ПРАЦІВНИК оплату готелів
У відрядження за кордон Рубльова КАРТОЮ, АЛЕ В іноземній валюті
Компанія зобов'язана відшкодувати працівникові оплату житла у відрядженні (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Оплата проведена в валюті. Компенсацію потрібно виплатити в рублях. Як її розрахувати?
Суму компенсації в рублях потрібно визначити за курсом обміну, який був на момент проведення платежу. Для підтвердження курсу обміну працівникові потрібно взяти в банку довідку про рух грошових коштів на його банківську карту.
Витрати на відрядження В ВАЛЮТІ ОПЛАЧЕНІ Рубльова БАНКІВСЬКОЇ КАРТОЮ: ЯК ВРАХУВАТИ ВИТРАТИ
Н.А. Ленська. аудитор
З цієї статті ви дізнаєтеся:
- в який день враховувати витрати на відрядження у валюті;
- який курс використовувати для перерахунку витрат;
- як оформити авансовий звіт.
Працівник отримав аванс на відрядження за кордон в рублях на свою рубльову банківську карту. Цією карткою він оплатив витрати за кордоном у валюті.
Як бухгалтеру перерахувати валютні витрати в рублі, уточнили фахівці Мінфіну Росії.
ДОКУМЕНТИ ДЛЯ ПІДТВЕРДЖЕННЯ ВІДРЯДНИХ ВИТРАТ В ВАЛЮТІ
Курс обміну співробітник може підтвердити завіреної довідкою з банку про рух грошових коштів на його рахунку. Банк вказує в довідці суму платежу і в валюті, і в рублях. У сумі в рублях враховується внутрішній курс банку.
Припустимо, що працівник не представив довідку про рух коштів на своєму рахунку. В цьому випадку можна направити в банк, що випустив карту працівника, запит про курс обміну валюти на певний день. Письмова відповідь банку потрібно додати до авансового звіту. *
ДОДАТКОВІ ДОКУМЕНТИ ПРО ОПЛАТУ
Для підтвердження оплати витрат на відрядження знадобляться також оригінали всіх документів, пов'язаних з платежами по банківській карті: квитанції банкоматів, сліпи (квитанції електронних терміналів). *
РОЗРАХУНКИ З ВІДРЯДЖЕНИМ ПРАЦІВНИКОМ
Роботодавець зобов'язаний відшкодовувати відрядженому працівникові витрати, пов'язані зі службовою поїздкою (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Компанія відшкодовує суму витрат в рублях.
На підставі довідки з банку (листи про курс обміну валюти) бухгалтер вважатиме суму витрат в рублях і з'ясує:
- - або працівникові потрібно відшкодувати перевитрата;
- - або працівник повинен повернути невикористаний залишок.
Довідка банку про рух грошових коштів на рахунку є первинним документом. Працівник повинен згадати її в авансовому звіті.
ОФОРМЛЕННЯ підзвітності АВАНСУ
Коли працівник розплачується у відрядженні особистої банківською картою, є загроза, що податкові інспектори можуть не визнати це витратами підзвітної особи. Щоб уникнути претензій, оформіть кілька документів. *
- - прохання працівника перерахувати підзвітну суму на його особисту банківську карту;
- - реквізити банківської картки працівника.
3.Із рекомендації
Сергія Розгляну. дійсного державного радника РФ 3-го класу
Як відобразити в бухобліку витрати на відрядження, оплачені за допомогою банківських карт
Бухоблік операцій у валюті
Дебет 91-2 Кредит 55 субрахунок «Спеціальний картковий рахунок у валюті»
- відображена негативна різниця між офіційним і комерційним курсами валюти;
Дебет 55 субрахунок «Спеціальний картковий рахунок у валюті» Кредит 91-1
- відображена позитивна різниця між офіційним і комерційним курсами валюти.
Сергія Розгляну. дійсного державного радника РФ 3-го класу
Як відобразити в бухобліку і при оподаткуванні видачу співробітникові коштів на покупку валюти для закордонного відрядження в банку
Один із способів забезпечення відрядженого співробітника валютою - її покупка в банку. Без обмежень придбати готівкову валюту можуть тільки громадяни. У організацій такого права немає - все валютні операції вони повинні проводити через свої рахунки в банках.
Головбух радить: Щоб забезпечити грошима співробітника, що виїжджає за кордон, відійти йому під звіт рублі і доручіть купити валюту самостійно. Після повернення із закордонного відрядження він повинен буде продати невикористану валюту (якщо вона залишиться) і здати виручені рублі в касу.
Крім оперативності такої спосіб видачі авансу на відрядження за кордон зручний тим, що в обліку не буде курсової різниці. Разом з тим, через коливання комерційного курсу валюти на дату її купівлі та продажу у організації можуть виникнути додаткові витрати.
Комерційний курс валюти на дату продажу її залишку може бути менше комерційного курсу на дату її купівлі співробітником. У цьому випадку загальна сума витрат на відрядження може перевищити суму виданого авансу.
У колективному договорі або в наказі про направлення у відрядження за кордон потрібно визначити умови виплати компенсації. Наприклад, можна вказати, що при зниженні офіційного курсу іноземної валюти розрахунки з відрядженим проводяться за комерційним курсом на дату видачі авансу і на дату затвердження авансового звіту. Подібна обмовка позбавить співробітника від необхідності погасити перевитрата за рахунок особистих грошей.
При видачі авансу і при поверненні невикористаної суми зробіть проводки:
Дебет 71 Кредит 50
- видано аванс на відрядження;
Дебет 50 Кредит 71
- повернуто залишок невитраченої підзвітної суми.
При видачі авансу в російській валюті усі витрати на відрядження співробітника будуть гривневими витратами організації. Однак визнати суму цих витрат в бухобліку можна лише в момент затвердження авансового звіту. *
Андрія Кизимова. заступника директора департаменту податкової і митно-тарифної політики Мінфіну Росії
Які документи потрібно оформити при поверненні співробітника з відрядження
Крім того, всі документи (чеки, квитанції, квитки і т. П.), Що підтверджують витрати працівника за кордоном, повинні бути через підрядник переведені на російську мову. Це необхідно як для цілей бухобліку, так і для цілей оподаткування. *