Тим часом, правила ділового етикету при обміні ними поки залишаються для багатьох "терра інкогніта". Спробуємо розібратися в умовності.
Як правило, візитними картками обмінюються особисто, дотримуючись принципу взаємності. Особа, яка завдала діловий візит, обов'язково залишає свою візитку. Діють прості, але обов'язкові правила вручення: її потрібно було передавати партнеру так, щоб він міг відразу прочитати текст, тобто догори ногами для себе. Вручаючи картку, слід вголос вимовити своє прізвище та ім'я. Відповідно до етикету, першими повинні вручати свої візитні картки господарі.
Особливо сувора регламентація використання візитних карток стосується ведення переговорів з партнерами з інших країн. З'явитися на зустріч з іноземним партнером без візитки - верх непристойності. Якщо зустріч колективна, слід пам'ятати, що обмін візитними картками починається з самих високопоставлених членів делегації і йде строго по субординації. При цьому як вручає, так і приймає обмінюються легкими поклонами. Особливо суворо цього правила дотримуються японці і корейці, для яких порушення ієрархії рівносильно образи. Американці і європейці більш демократичні в цьому питанні. У країнах Азії візитки належить вручати обома руками, приймати візитні картки рекомендується теж обома руками або тільки правою рукою.
Прийнявши візитну картку, потрібно в присутності партнера прочитати вголос ім'я її власника і усвідомити його посаду та положення. Під час переговорів отриману картку потрібно покласти перед собою, в цьому випадку ховати її буде неввічливо. Ніколи не пишіть на чужій візитці, не робіть на ній ніяких позначок. Не можна м'яти чужу візитну картку, вертіти в задумі на очах у господаря - це сприймається як неповага. Краще не класти ні власні, ні чужі візитні картки в кишені одягу, для цього існують спеціальні візитниці, папки і блокноти зі спеціальними куточками.
Візитними картками прийнято не тільки обмінюватися при знайомстві, але і використовувати для заочного уявлення кого-небудь. Їх використовують для вираження подяки або співчуття, з ними посилають квіти і подарунки. У ряді випадків візитні картки можна надіслати поштою або з кур'єром. Посилаючи візитні картки (вважається, що це замінює особистий візит), в лівому нижньому кутку в залежності від приводу роблять такі скорочені написи:
p.r. (Pour remercier) - при вираженні подяки;
p.f. (Pour feliciter) - при привітанні з нагоди свята;
p.f.c. (Pour faire connaissance) - при вираженні задоволеннязнайомством;
p.f.N.a. (Pour feliciter Nouvel an) - при привітанні з нагоди Нового року;
p.p.c. (Pour prendre conge) - при прощанні, коли прощальний візит не наносився;
p.c. (Pour condoler) - при вираженні співчуття;
p.p. (Pour presenter) - при поданні або рекомендації іншої особи по приїзду, в порядку заочного знайомства.
При заочному знайомстві візитну картку особи, яку представляють посилають разом з карткою рекомендує, на якій роблять напис "p.p.". Можна зробити і інший напис, але вона повинна бути написана від третьої особи, наприклад: "Дякує за прийом", "Вітає зі святом." І т.п.