На відвантажені, що знаходяться на складі і в дорозі товари складаються різні інвентаризаційні описи. Крім того, товари, що знаходяться на відповідальному зберіганні та прийняті на комісію, також відображаються в окремих описах.
Товари слід заносити в описи за кожним окремим найменуванням із зазначенням виду, групи, кількості та інших необхідних даних (артикулу, сорту та ін.).
Якщо інвентаризація проводиться протягом двох і більше днів, на перелічені товари за місцем їх зберігання відповідальна особа інвентаризаційної комісії заповнює інвентаризаційний ярлик уніфікованої форми N інв-2 в одному екземплярі. Ярлик зберігається разом з переліченим товаром.
Фактична наявність товарно-матеріальних цінностей комісія перевіряє в присутності завідувача складом (комори, секцією, відділом і т.п.) і інших матеріально відповідальних осіб.
Якщо під час проведення інвентаризації на склад надходять товари, матеріально відповідальні особи приймають їх в присутності членів інвентаризаційної комісії і відображають в товарному звіті після проведення інвентаризації.
Зазначені товари заносять до окремого опису "Товарно-матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації". В описі слід вказати:
- дату надходження товару;
- дату і номер прибуткового документа;
- кількість, ціну і суму товару, що надійшов.
На прибутковому документі на товар, що надійшов голова (член) комісії робить запис "Після інвентаризації", ставить дату опису і свій підпис.
Відпуск товарів під час проведення інвентаризації не допускається, крім виняткових випадків за умов:
- тривалого проведення інвентаризації;
- наявності письмового дозволу керівника і головного бухгалтера.
У зазначених випадках відпуск товару проводиться тільки в присутності членів інвентаризаційної комісії. Відпущені товари заносяться до окремого опису "Товарно-матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації". У цій опису треба вказати:
- дату відпустки товару;
- дату і номер витратного документа;
- кількість, ціну і суму відпущеного товару.
На видатковому документі на відпущений товар голова (член) комісії робить запис "Після інвентаризації", ставить дату опису і свій підпис.
Відпустка товару відображається матеріально відповідальною особою в товарному звіті, складеному після інвентаризації.
При інвентаризації товарів складається інвентаризаційний опис уніфікованої форми N інв-3. При наявності на складі тари вона заноситься до опису за видами, цільовим призначенням і якісного стану (нова, що була у використанні, потребує ремонту й т.д.). Для тари, що стала непридатною, треба скласти акт на списання із зазначенням причин псування.
Якщо за результатами інвентаризації виявлено розбіжності між фактичним станом ТМЦ і даних про залишки в бухгалтерському обліку, бухгалтерська служба організації становить слічітельнуювідомість за формою N інв-19.