Інвентаризація - це спосіб перевірки відповідності фактичної наявності коштів в натурі даними бухгалтерського обліку. Інвентаризацію необхідно проводити з метою забезпечення достовірності показників бухгалтерського обліку і збереження власності організації [2].
Інвентаризації бувають планові і раптові.
Організація визначає в обліковій політиці:
- кількість інвентаризацій в звітному році;
- дати їх проведення;
- перелік майна і зобов'язань, що перевіряються при кожній із запланованих інвентаризацій;
- інші питання, пов'язані з порядком проведення інвентаризації.
Раптові інвентаризації проводяться за рішенням керівника організації.
Крім термінів, встановлених керівником організації, Положенням з бухгалтерського обліку та звітності (наказ Мінфіну № 34н) та Методичними вказівками по інвентаризації (наказ Мінфіну РФ №49), передбачені випадки, коли проведення інвентаризації є обов'язковим:
- при передачі майна в оренду, викуп, продажу;
- при перетворенні державного або муніципального унітарного підприємства;
- перед складанням річної бухгалтерської звітності;
- при зміні матеріально відповідальних осіб;
- при колективної відповідальності (при зміні керівника, на вимогу одного або кількох членів бригади і ін.);
- при виявленні фактів розкрадання, зловживання чи псування майна;
- в разі стихійного лиха, пожежі або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;
- при реорганізації або ліквідації організації;
- в інших випадках передбачених законодавством РФ.
Для проведення в організації необхідно створити постійно діючу інвентаризаційну комісію. Її склад затверджується в наказі по обліковій політиці організації.
До складу інвентаризаційної комісії включають:
- працівників бухгалтерської служби;
- інших фахівців (інженерів, економістів і т.д.).
Присутність матеріально відповідальної особи при інвентаризації є обов'язковим.
Інвентаризаційні описи складаються не менше ніж у двох примірниках. Один складає член комісії, інший - матеріально відповідальна особа.
На товари, що знаходяться на складі, в дорозі і відвантажені товари складаються різні інвентаризаційні описи. Крім цього, товари, що знаходяться на відповідальному зберіганні, і товари, прийняті на комісію, також відображаються в окремих описах.
Товари слід заносити в описи за кожним окремим найменуванням із зазначенням виду, групи, кількості та інших необхідних даних (артикулу, сорту та ін.).
Якщо інвентаризація проводиться протягом двох і більше днів, то на перелічені товари за місцем їх зберігання заповнюється інвентаризаційний ярлик. Ярлик заповнює відповідальна особа інвентаризаційної комісії в одному примірнику. Ярлик зберігається разом з переліченим товаром.
Фактична наявність товарно-матеріальних цінностей комісія перевіряє в присутності завідувача складом (комори, відділом і ін.) І інших матеріально відповідальних осіб.
Якщо під час інвентаризації на склад надходять товари, то матеріально відповідальні особи приймають їх в присутності членів інвентаризаційної комісії і відображають їх у товарному звіті після проведення інвентаризації.
Зазначені товари заносять до окремого опису «Товарно-матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації». В описі слід вказати:
- дату надходження товару;
- дату і номер прибуткового документа;
- кількість, ціну і суму товару, що надійшов.
На прибутковому документі на товар, що надійшов голова (член) комісії робить запис «Після інвентаризації», ставить дату опису і свій підпис.
Відпуск товарів під час проведення інвентаризації не допускається, крім виняткових випадків за умов:
- тривалого проведення інвентаризації;
- наявності письмового дозволу керівника і головного бухгалтера.
У зазначених випадках відпуск товару проводиться тільки в присутності членів інвентаризаційної комісії. Відпущені товари заносять до окремого опису «Товарно-матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації». У цій опису треба вказати:
- дату відпустки товару;
- дату і номер витратного документа;
- кількість, ціну і суму відпущеного товару.
На видатковому документі на відпущений товар голова (член) комісії робить запис «Після інвентаризації», ставить дату опису і свій підпис.
Відпустка товару відображається матеріально відповідальною особою в товарному звіті, складеному після інвентаризації.
При інвентаризації товарів складається інвентаризаційний опис уніфікованої форми № інв-3. При наявності на складі тари вона заноситься до опису за видами, цільовим призначенням і якісного стану (нова, що була у використанні, потребує ремонту й т.д.). На тару, що прийшла в непридатність, треба скласти акт на списання із зазначенням причин псування.
Якщо за результатами інвентаризації виявлено розбіжності між фактичною наявністю товарно-матеріальних цінностей і залишками, які числяться в бухгалтерському обліку, то складається порівняльна відомість. Порівняльна відомість складається бухгалтерською службою організації.