ЯК РОЗРОБИТИ І ВВЕСТИ В ДІЮ Локальні НОРМАТИВНІ АКТИ
Які локальні нормативні акти (ЛНА) повинні бути прийняті в кожній організації? Як підготувати і погодити проект ЛНА? Як врахувати думку виборного органу первинної профспілкової організації? Як затвердити і ознайомити з ним співробітників? Що робити, якщо окремі працівники відмовляються підтвердити ознайомлення з ЛНА?
Необхідність прийняття локальних нормативних актів (далі - ЛНА) диктується кількома обставинами:
- законом, т. к. по ряду питань трудове законодавство наказує прийняти ЛНА в обов'язковому порядку (див. таблицю 1);
- колективним договором, угодою, якщо, звичайно, такі є і в них встановлено обов'язок прийняття тих чи інших ЛНА з яких-небудь питань;
- листами Мінфіну Росії, які в ряді випадків забороняють відносити ті чи інші витрати організації до витрат для цілей оподаткування, якщо такі витрати не встановлені локальним нормативним актом (наприклад, надбавки за складні умови праці, за роботу у вечірній час, винагороду за вислугу років, оплату квитків при відрядженні працівників, вартість продуктів харчування, використаних для приготування безкоштовних обідів, і ін.);
- прагматичним бажанням роботодавця ознайомити працівника з правилами поведінки в тих чи інших ситуаціях, щоб потім за порушення цих правил з працівника можна було запитати.
Таблиця 1. Локальні нормативні акти, обов'язковість
наявності яких встановлена законодавством
Хочемо особливо підкреслити, що в таблиці 1 нами дається лише список локальних нормативних актів. У ньому немає таких обов'язкових для організації документів, як графік відпусток, всілякі журнали обліку та інструктажу, накази про прийом на роботу і т. П. Т. К. Ці документи не є ЛНА.
Після ознайомлення всіх зацікавлених осіб з початковим проектом готується новий варіант ЛНА з урахуванням зауважень узгоджувальних підрозділів. Разом з тим не завжди буває можливо знайти загальне згоду з тих чи інших питань (особливо часто у різних підрозділів з'являються заперечення щодо того, хто за що відповідає). Щоб не вийшло пробуксовки, від підрозділу, яке відмовляється погоджувати ЛНА, потрібно отримати зауваження в письмовій формі (їх наявність відбивається при узгодженні - див. Приклад 1). А рішення щодо спірних питань все одно приймає керівник організації (або уповноважена ним особа).
Приклад 1. Зразок оформлення узгодження на окремому аркуші.
проекту Положення про систему електронного документообігу
Зауважень немає зауважень немає
Заступник генерального директора Начальник управління справами
Як оформити узгодження? По-перше, це можуть бути візи узгодження, які зазвичай збираються на звороті останнього аркуша проекту документа (див. Приклад 2). По-друге, до проекту може додаватися окремий лист погоджень (див. Приклад 1); і тут важливо, щоб в його заголовку було згадано, узгодження якого саме документа (і версії) в ньому фіксується. У деяких випадках можна навіть зшити його з проектом; тоді вже підмінити або втратити його буде неможливо, так само як і стверджувати, що на узгодження були передані інші листи з текстом, а не ті, до яких в результаті доклали лист погодження.
Приклад 2. Зворотний бік останнього листа проекту внутрішнього документа, на якій оформлені візи узгодження.
Зам. генерального директора Начальник управління справами
Кузнєцова О. О. Кузнєцова Осокін А. В. Осокін
Юрист Завідувач архівом
Міхеєва О. Є. Міхєєв Орлов Е.Н. Орлов
Це породжує питання: чи потрібно враховувати думку представницького органу, який не є профспілкою? На нього експерти в області трудового права відповідають ствердно. Якщо правило про облік думки представницького органу не буде дотримано, подібний ЛНА не підлягатиме застосуванню (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).
Про які ж випадках врахування думки щодо проекту ЛНА йдеться в законі? Перерахуємо їх:
- введення роботодавцем режиму неповного робочого дня (зміни) і (або) неповного робочого тижня в разі, коли роботодавець змінює умови трудового договору з причин, пов'язаних зі зміною організаційних або технологічних умов праці, і це може спричинити масове звільнення працівників, а також скасування цього режиму раніше терміну, на який він був встановлений (ч. 5 і 7 ст. 74 (тут і далі в списку вказані номери статей ТК РФ));
- порядок проведення атестації працівників на відповідність займаній посаді (виконуваній роботі) (ст. 81);
- прийняття рішення про скорочення чисельності або штату працівників (ст. 82);
- вироблення заходів захисту персональних даних працівників (п. 10 ст. 86);
- залучення працівника до надурочних робіт у випадках, не передбачених ч. 2 ст. 99 ТК РФ (ст. 99);
- встановлення переліку посад працівників з ненормованим робочим днем (ст. 101);
- складання графіків змінності (ст. 103);
- поділ роботодавцем робочого дня на частини (ст. 105);
- прийняття акта про розмір і порядок виплати додаткової винагороди працівникам (крім працівників, які отримують оклад) за неробочі святкові дні, в які вони не залучалися до роботи (ст. 112);
- затвердження порядку та умов надання щорічних додаткових оплачуваних відпусток, які роботодавці самостійно встановлюють з урахуванням його особливостей (ст. 116);
- складання графіка відпусток (ст. 123);
- встановлення системи оплати праці (ст. ст. 135 і 144);
- твердження форми розрахункового листка (ст. 136);
- встановлення конкретних розмірів підвищення оплати праці:
для працівників, зайнятих на важких роботах, роботах зі шкідливими і (або) небезпечними і іншими особливими умовами праці (ст. 147);
за роботу у вихідний або неробочий святковий день (ст. 153);
за роботу в нічний час (ст. 154);
- введення, заміна і перегляд норм праці (ст. ст. 159 і 162);
- затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку (ст. 190);
- визначення форм професійної підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації працівників, перелік необхідних професій та спеціальностей (ст. 196);
- розробка та затвердження правил та інструкцій з охорони праці (ст. 212);
- встановлення норм безплатної видачі працівникам спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту, що поліпшують в порівнянні з типовими нормами захист працівників (ст. 221);
- встановлення порядку застосування вахтового методу (ст. 297), збільшення терміну вахти до 3 місяців (ст. 299), складання графіка роботи на вахті (ст. 301), встановлення розміру та порядку надбавки за вахтовий метод роботи (ст. 302);
- для осіб, що працюють в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, - встановлення розміру, умов та порядку компенсації витрат на оплату вартості проїзду і провезення багажу до місця використання відпустки і назад (ст. 325), розміру, умов та порядку компенсації витрат, пов'язаних з переїздом (ст. 326);
- встановлення особливостей регулювання праці спортсменів та тренерів (ст. 348.1).
ТК РФ передбачає в окремих випадках врахування думки представницького органу працівників не тільки при прийнятті локальних нормативних актів, а й при винесенні рішень.
Приклад 3. Думка представницького органу працівників враховують при залученні працівників до роботи у вихідні, святкові та неробочі дні (ст. 113 ТК РФ).
Однак крім актів законодавства обов'язок враховувати думку представницького органу працівників може міститися також в колективних договорах і угодах.
Порядок врахування думки представницького органу при прийнятті локальних нормативних актів визначається ст. 372 ТК РФ. Тут важливо дотримати процедуру і документально фіксувати кожен крок.
По-перше, повинні залишитися докази направлення проекту ЛНА і обгрунтування по ньому в представницький орган, наприклад відмітка уповноваженої особи на другому екземплярі проекту (або на супровідному листі, з яким прямує проект).
По-друге, якщо представницький орган відхиляє проект або пропонує його доопрацювати, а роботодавець з такою пропозицією не згоден, то повинно залишитися лист роботодавця з пропозицією провести додаткові консультації - знову ж таки з відміткою про отримання.
Нарешті, по-третє, якщо консультації не допомогли прийти до згоди, повинен залишитися протокол розбіжностей сторін. Тільки після цього буде вважатися, що процедура дотримана і роботодавець може підписати ЛНА. При цьому на самому ЛНА, наприклад під реквізитом "ЗАТВЕРДЖУЮ" з підписом керівника організації, можна поставити позначку про облік думки представницького органу.
Необхідно усвідомити, що представницький орган може не погоджуватися з окремими положеннями проекту ЛНА, але трудова інспекція видає роботодавцю припис про скасування ЛНА тільки в разі виявлення порушення. Очевидно, що мова може йти або про порушення актів, що мають велику в порівнянні з ЛНА юридичну силу (законів, інших нормативних правових актів) і містять норми трудового права, колективного договору, угоди, або про порушення самої процедури врахування думки представницького органу за проектом ЛНА .
Рішення представницького органу працівників (яким би воно не було за змістом) оформляється протоколом.
Іноді роботодавцю доводиться не враховувати думку представницького органу працівників, а погоджувати з ним проект ЛНА. Процедуру погодження доведеться пройти в разі, якщо вона передбачена колективним договором або угодами (ч. 3 ст. 8 ТК РФ). У даній ситуації сторонам доведеться прийти до угоди по всіх пунктах проекту ЛНА і поставити в ньому свої підписи. Інакше прийняття такого ЛНА буде незаконним.
На закінчення хочемо нагадати: важливо не тільки забезпечити наявність в організації тих ЛНА, прийняття яких обов'язково відповідно до закону. Потрібно провести юридичну експертизу їх тексту (для цього слід встановити залізне правило - жоден ЛНА в організації не повинен підписуватися без узгодження з юристом), вести облік ЛНА і ініціювати зміну раніше прийнятих документів в зв'язку з нововведеннями законодавства, забезпечити ознайомлення з ЛНА тих, хто влаштовується на роботу осіб.
ТОВ "НТК Форклифт"