У нас відсутній протокольний відділ, який, наскільки я знаю, зазвичай займається підготовкою зустрічі іноземної делегації. Організацією зустрічей займаюся я, як помічник керівника. Найбільше запитань у мене виникає щодо підготовки приміщення для переговорів. Як це зробити правильно? Як розсадити гостей?
Зараз практично на кожній фірмі існує зал (кімната) для переговорів, іноді її ще називають переговорна. Тому питання, де повинні проходити переговори, як правило, не виникає.
Тільки на молодих фірмах, де поки мало приміщень, зустріч може проходити в кабінеті керівника.
Необхідно ретельно підготувати кімнату для прийому делегації. Не стану зупинятися на гігієну. Краще відразу зосередитися на облаштуванні столу. На стіл ставлять низькі (20-25 см - не вище) букети. Якщо є можливість, можна запросити флориста.
Якщо стіл прямокутний, то в торцях столу - підноси, на яких стоять склянки або фужери, готові для наповнення.
Все про діловому етикеті ви дізнаєтеся, якщо прочитаєте матеріал по посиланню.
На відміну від рекомендацій минулих років, не обов'язково ставити імпортну фірмову воду (наприклад, «Пер'є»), сьогодні навіть на міжнародних і державних зустрічах виставляють воду «Святой источник». Можна пропонувати і іншу воду, краще їдальню. Якщо вода - в скляних пляшках, то поруч кладеться ключ для відкривання. Заздалегідь пляшки ніколи не відкривають. Цілком припустимо поставити воду в пластмасових пляшках.
Виставляються попільнички - по одній на дві особи.
При підготовці столу слід враховувати, що гостей розсаджують обличчям до вікна, господарі сидять обличчям до дверей.
Якщо стіл для переговорів прямокутний. то розсадження проводиться таким чином: перший варіант - керівники сидять в центрі довгої сторони столу один навпроти одного. Якщо присутні перекладачі, то вони сидять біля лівого плеча свого керівника. Увага! Решта учасників переговорів розподіляються так: перший заступник - праворуч від керівника, друга особа - по ліву руку (поруч з перекладачем, якщо він присутній), третя особа - справа, і т. П. Це міжнародне правило: непарні - справа, парні - зліва . Таким чином дотримується субординація.
Другий варіант розсадження за прямокутним столом: перекладачі сидять в одному торці столу поруч один з одним. Поруч з ними за довгою стороною столу сидять керівники. Поруч з керівниками - решта учасників переговорів по низхідній, тобто так: керівник, потім - перший заступник, потім - другий і т.п.
Якщо ж стіл для переговорів круглий. то розсаджують керівників один навпроти одного, а співробітників - непарні - справа, парні - зліва по низхідній.
Так, керівник сидить за столом, праворуч - перший заступник, зліва - другий, поряд з першим - третій, поряд з другим - четвертий і т.д.
Якщо, за домовленістю сторін, передбачається запис переговорів, то особа, яка здійснює запис (секретар, стенографістка), сидить за окремим столиком або ж в самому кінці прямокутного столу.
Коли переговорна повністю готова до прийому делегації, залишається одне - повісити на двері табличку «Йдуть переговори».
Анонси майбутніх номерів